Vállalkozási ügyviteli ügyintézők Kecskeméten: Vélemények és kedvező árak

Vállalkozási ügyviteli ügyintéző

A vállalkozási ügyviteli ügyintéző akkor hasznos, amikor a napi adminisztráció már lassítja a munkát, a számlák csúsznak, az iratok szétszóródnak, és valakinek rendet kell tartania a háttérben. Kecskemét környékén sok egyéni vállalkozó és kis szolgáltató pont ezért keres ilyen segítséget, nem állandó alkalmazottat, hanem rugalmas szakembert. A magyar találatokban gyakran visszatér a számlázás, az iratkezelés, a nyilvántartás, a kapcsolattartás és a könyvelés előkészítése mint alapfeladat, míg az angol nyelvű oldalak főleg a megbízhatóságot, a folyamatok rendjét és az időmegtakarítást emelik ki. Ez a kettő együtt jól mutatja, mit vár egy ügyfél ettől a munkától. Nem díszes prezentációt, hanem rendet, követhetőséget és nyugodtabb napokat.

Szerintem ez a feladatkör akkor működik jól, ha a szakember nem csak adatot rögzít, hanem észreveszi az ismétlődő hibákat is. Sok ügyfél azt hiszi, elég valaki, aki gyorsan gépel és kezeli a táblázatot. De a jó ügyviteli asszisztens annál több. Figyel a határidőre, visszakérdez, rendszert tart fenn, és nem hagyja, hogy a kisebb adminisztrációs gondból később pénzügyi vita legyen. Aki Kecskemét városában vagy a környező településeken dolgozik, annak külön előny lehet a helyismeret, mert más a ritmusa a személyes ügyintézésnek a belvárosban, mint Kadafalván vagy Hetényegyházán.

Ügyviteli feladatok a mindennapokban

A vállalkozási adminisztrátor munkája többnyire azzal indul, hogy felméri, hol akad el a napi menet. Ide tartozhat a bejövő számlák rendezése, a kimenő számlák kiállítása, a szerződések nyilvántartása, az ajánlatok rendszerezése, az ügyfélkapcsolati levelezés, valamint a könyvelőnek átadandó anyag előkészítése. A hazai találatok szerint is gyakori elem a dokumentumok iktatása, a kimutatások készítése és a pénzügyi folyamatok támogatása. Az angol minták ehhez hozzáteszik a folyamatleírások rendbetételét és az ismétlődő teendők egységesítését. Ezt itthon is egyre több megbízó várja el.

Saját tapasztalatom szerint a legtöbb hiba nem bonyolult helyen keletkezik. Hanem ott, ahol valaki fejben tartja a teendőket. Egy ideig működik. Aztán eltűnik egy teljesítésigazolás, kimarad egy emlékeztető, vagy egy régi árajánlat alapján megy ki a számla. Volt olyan eset, amikor egy ügyfél hónapokig azt hitte, a könyvelőnél van a gond, közben a baj az volt, hogy a bizonylatok három külön mappában és két e mail fiókban hevertek. Miután egy ügyviteli szakember rendbe tette a folyamatot, egy hét alatt látható lett, hol csúszott el minden. Ezért mondom, hogy a munka lényege nem a látvány, hanem az áttekinthetőség.

Megfelelő ügyintéző kiválasztása

A megfelelő ügyintéző kiválasztása nem csak arról szól, tud e számlázóprogramot használni. Fontosabb, hogy mennyire pontos, mennyire következetes, és hogyan kommunikál. Aki vállalkozási ügyviteli ügyintézőként dolgozik, annak sokszor több ember között kell közvetítenie. Ügyfél, könyvelő, beszállító, futár, bank, határidőnapló. Ha itt kapkodás van, abból könnyen zavar lesz. Én személy szerint jobban bízom abban, aki világosan beszél arról, mit vállal és mit nem. A túl szépen hangzó ígéretek helyett többet ér egy részletes feladatlista és egy próbahónap.

Sokan hibáznak akkor, amikor kizárólag az óradíjat nézik. Pedig legalább ennyire fontos, hogy a szakember tud e önállóan priorizálni, kezeli e a bizalmas adatokat, és van e gyakorlata kisvállalkozói környezetben. Egy adminisztratív munkatárs lehet precíz nagy céges rutinban, de ettől még nem biztos, hogy jól viszi egy helyi vállalkozás vegyes ügyeit. Kecskeméten érdemes rákérdezni arra is, vállal e személyes iratátrendezést, postai ügyintézést vagy időszakos helyszíni jelenlétet. Ez különösen hasznos akkor, ha a cég telephelye nem a központban van.

Árak és tipikus díjak

Az ár általában attól függ, hogy egyszeri rendrakásról, heti néhány órás támogatásról vagy folyamatos ügyviteli segítségről van szó. A piacon gyakran külön díj van az iratrendezésre, a számlázásra, a könyvelési előkészítésre és a személyes ügyintézésre. A külföldi minták is azt mutatják, hogy az ügyfelek a rugalmas, csomag helyett feladatalapú megoldást kedvelik, főleg kisebb vállalkozásoknál. Az alábbi összegek irányadóak lehetnek.

Az én véleményem az, hogy 12.000 alatt ritkán lesz valóban alapos munka, főleg ha a feladat nem egyetlen fájl javítása, hanem több mappa, több hónap és többféle irat átnézése. Az olcsóbb ajánlat elsőre csábító lehet, de sokszor éppen ott hiányzik a gondos ellenőrzés. És ez később többe kerül. Nem azért, mert a drágább mindig jobb. Hanem mert a pontos ügyviteli munka időigényes. Aki túl kevésért vállalja, gyakran sietni fog, vagy csak a felszínt rendezi el.

Kecskemét és a környező városrészek

Kecskemét esetében a helyszín nem mellékes. Más szervezést igényel a belvárosi iroda, más a külsőbb részeken működő műhely vagy raktár. A megbízók gyakran kérnek helyszíni jelenlétet a Széchenyiváros, Petőfiváros, Kadafalva, Hetényegyháza és Méntelek környékén is. A közeli települések, például Ballószög és Nagykőrös irányából érkező partnereknél is fontos lehet, hogy a szakember ismerje az utazási időt és a személyes átadás realitását. Ez nem hangzik nagy ügynek, de a gyakorlatban sok csúszást megelőz.

Én jobban szeretem azt a megoldást, amikor előre eldől, melyik feladat marad online és melyik igényel személyes jelenlétet. Egy ügyintéző lehet kiváló távoli munkában, de ha rendszeresen eredeti iratot kell mozgatni, aláíratni, lefűzni vagy átadni, akkor jobb, ha a helyi közlekedést és a város ritmusát is ismeri. Kecskemét környékén ez főleg a kisebb családi vállalkozásoknál számít, ahol nincs külön iroda, csak egy hátsó helyiség, egy pult és néhány dosszié. Ott gyorsan kiderül, mennyire gyakorlatias a szakember.

Gyakori hibák ügyviteli segítség nélkül

A leggyakoribb hiba az, hogy a tulajdonos halogat. Azt mondja, majd hétvégén rendbe teszi. Aztán nem teszi. Utána jön a keresgélés, a dupla rögzítés, az elfelejtett határidő és az ideges telefon. Sok vállalkozó csak akkor keres vállalkozási ügyviteli ügyintézőt, amikor már sürget a helyzet. Pedig ilyenkor a munka drágább és nehezebb. Rendet tenni mindig könnyebb időben, mint káoszból visszaépíteni a rendszert.

Másik hiba, hogy a megbízó nem írja le pontosan a feladatot. Azt mondja, kellene egy kis adminisztrációs segítség. Ez túl tág. A jó indulás inkább az, hogy listába kerül a számlázás, a szerződéskezelés, a nyilvántartás, az ügyfél levelezés, a könyvelőnek menő anyag és a határidős feladatok. Így rögtön látszik, kell e inkább adminisztratív munkatárs, ügyviteli asszisztens vagy összetettebb vállalkozási adminisztrációt vállaló szakember. A Qjob.hu felületén is ezt érdemes tisztán leírni, mert így pontosabb ajánlatok érkeznek.

Együttműködés menete és elvárások

Jó együttműködésnél az első lépés az állapotfelmérés. Mi hol van, kihez megy a számla, milyen programot használnak, milyen gyakran kell egyeztetni, és mik a kritikus határidők. Ezután jön a sorrend felállítása. Én azt tartom ésszerűnek, ha előbb a visszakereshetőség áll helyre, csak utána jönnek az új sablonok és a kényelmi megoldások. Ha nincs rend, a plusz eszköz csak újabb réteg lesz a zűrzavar tetején.

Fontos az is, hogy a szakember milyen rendszerességgel jelez vissza. Egy rövid heti összefoglaló sokat ér. Nem kell hosszú beszámoló. Elég annyi, hogy mi készült el, mi hiányzik még, hol vár döntésre az ügy. Így a megbízó nem érzi úgy, hogy eltűntek az iratok valaki más kezében. A vállalkozási ügyviteli ügyintéző szerepe itt válik igazán láthatóvá. Nem főszereplő, hanem stabil háttér. De ez a háttér sokszor többet számít, mint egy új hirdetés vagy egy szebb iroda.

Végül érdemes próbamunkában gondolkodni. Egy kisebb, jól mérhető feladattal hamar kiderül, mennyire pontos, mennyire önálló és mennyire terhelhető a kiválasztott szakember. Szerintem ez jobb, mint rögtön hosszú megállapodásba ugrani. És igen, volt már olyan, hogy az első beszélgetés alapján valaki meggyőzőnek tűnt, a gyakorlatban mégis lassú volt és pontatlan. De az ellenkezőjére is láttam példát. Csendes, visszafogott ügyviteli asszisztens jött, és három nap alatt átláthatóbb lett a működés, mint előtte fél évig bármikor.