Ki készíti Budapesten a kulcskezelési szabályzatot?

Mit jelent igazán a kulcskezelési szabályzatkészítés

Tizenöt éve foglalkozom vállalati biztonsági rendszerekkel. És azt látom hogy a kulcskezelés az a terület amit mindenki elhanyagol. Aztán amikor baj van, akkor jönnek rá milyen fontos lett volna.

A kulcskezelési szabályzatkészítés nem arról szól hogy lefotózod ki melyik kulcsot kapta. Arról szól hogy van rendszer. Ki felelős, hogyan történik az átadás, mi van elvesztés esetén, hogyan nyilvántartjuk. És főleg az, hogy mindenki tudja a szabályt és betartja.

Budapesten rengeteg cégnél jártam ahol nem volt ilyen. Kulcsok lógtak a falon, senki nem tudta melyik mire való. Dolgozók otthon felejtették a kulcsot, aztán nem lehetett bejutni reggel. Vagy ellenkezőleg, már rég elbocsátott embernek volt még kulcsa.

Ez kockázat. És könnyen elkerülhető, ha van szabályzat.

Miért nem működik kulcskezelés szabályzat nélkül

A legnagyobb probléma a felelősség hiánya. Senki nem felel azért hogy a kulcsok megvannak-e. Valaki elviszi, elveszti, nem mondja el. Hónapokig senki nem tudja.

Másik gond az átadás rendezetlensége. Új munkatárs jön, kap egy kulcsot. Nincs aláírás, nincs nyilvántartás. Elmegy a cégből, nem adja vissza. Senki nem kéri vissza tőle.

Harmadik a másolatok kontrollálatlan terjesztése. Valaki lemásoltat egy kulcsot. Senki nem tudja róla. Aztán csoda hogy bejutnak illetéktelenek.

Negyedik amikor nincs tartalék kulcs protokoll. Elvész egy kulcs, nincs tartalék. Lakatost kell hívni, az drága. Vagy van tartalék, de senki nem tudja hol van.

Ötödik a dokumentáció teljesen hiánya. Nem írják le sehova ki mikor kapta a kulcsot. Papír sincs, Excel sincs. Egy év múlva senki nem emlékszik.

Árak és mit tartalmaz a szolgáltatás

A szabályzatkészítés ára attól függ, mekkora a szervezet és mennyire bonyolult a kulcsrendszer. Van ahol tíz kulcs van, van ahol háromszáz.

Saját tapasztalat hogy 35000 forint alatti ajánlat gyanús. Valószínűleg sablonszöveget kapsz amit nem igazítanak a te helyzetedhez. Az meg nem ér semmit a gyakorlatban.

Mit tartalmaz egy jó szabályzat

Első rész a felelősségi körök meghatározása. Ki a kulcsfelelős, ki helyettesíti távolléte esetén. Név, beosztás, elérhetőség.

Második a kulcsok nyilvántartási rendszere. Táblázat vagy szoftver ahol minden kulcs szerepel. Azonosító, mire való, ki kapta, mikor.

Harmadik az átadás-átvételi eljárás. Milyen dokumentumot kell kitölteni, ki írja alá, hova kerül az eredeti.

Negyedik az elvesztés protokollja. Mit kell tenni azonnal, kit kell értesíteni, milyen határidőn belül. Cserélni kell-e a zárat.

Ötödik a másolatkészítés szabályai. Ki engedélyezheti, hol készülhet, hogyan kerül nyilvántartásba.

Hatodik a munkaviszony megszűnésekor követendő lépések. Vissza kell adni minden kulcsot, ellenőrizni kell, aláírással igazolni.

Hetedik a tartalékkulcsok tárolása. Hol van, ki férhet hozzá, milyen esetben.

Nyolcadik az ellenőrzési rendszer. Milyen rendszerességgel ellenőrizzük hogy minden kulcs megvan-e.

Történetek a gyakorlatból

Dolgoztam egy budapesti ügyvédi irodánál. Tizenkét ügyvéd, huszonnyolc kulcs. Semmi nyilvántartás. Egyik ügyvéd elment a cégtől, magával vitte az iratszoba kulcsát. Senki nem vette észre. Két hónap múlva kellett bejutni, nem ment. Kiderült az előző kolléga vitte. Meg kellett keresni, vissza kellett kérni. Kellemetlen volt.

Készítettem nekik szabályzatot. Azóta minden kulcs nyilvántartva van. Távozáskor kötelező leadni mindent, aláírni a visszaadást. Nincs több probléma.

Másik eset egy kisebb gyártó cégnél volt. Ott az volt a gond hogy a műszakvezetők maguk másoltattak kulcsokat. Egy idő után tizenhét embernek volt kulcsa a raktárhoz. Senki nem tudta pontosan kinek. Amikor leltáreltérés derült ki, nem lehetett beazonosítani ki jutott be.

Szabályzat után minden másolat engedélyköteles lett. Csak az ügyvezető írhatja alá. És minden másolat nyilvántartásba kerül. Eltérés azóta nincs.

Gyakorlati tanács befejezésként

Ne halaszd a kulcskezelési szabályzatkészítést. Minél nagyobb a cég, annál inkább kell. De már tíz embernél érdemes.

Ha van szabályzat, az még nem elég. Rendszeresen ellenőrizni kell hogy betartják-e. Havonta egyszer végignézni a nyilvántartást.

Vonjd be a munkavállalókat. Magyarázd el miért fontos. Ha megértik az okot, könnyebben együttműködnek.

Frissítsd évente a szabályzatot. Változnak az emberek, változnak a helyiségek. A szabályzatnak követnie kell.

Ha segítség kell, itt az oldalon találsz szakembert. Keress olyat aki értett már hasonló szervezetnél. Budapesten sok a cég, sokféle probléma van. Válassz valakit aki ismeri a területet és tud praktikus megoldásokat adni, nem csak elméletet.