Beszerzési menedzserek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a beszerzés stratégiai kérdéssé válik

Sok vállalkozás eléri azt a pontot, amikor a beszerzés már nem egyszerű anyagrendelés. Több szállító van, nagyobb volumenek, bonyolultabb szerződések. Nem elég valaki, aki megrendel. Kell valaki, aki stratégiailag gondolkodik. Ki tervezi a beszerzést, ki tárgyal, ki optimalizál.

Van olyan pillanat, amikor rájössz, hogy túl sok pénz megy el feleslegesen. A szállítók drágák, a készletek magasak, az anyagok gyakran hiányoznak. Mindenki tűzoltásban van. Mai napra kell megoldani, holnapra meg újra kezdődik elölről. Nincs rendszer, nincs terv.

Egy beszerzési menedzser pontosan ezt oldja meg. Ő nem csak megrendel, hanem tervez. Elemzi, honnan érdemes vásárolni, milyen mennyiségben, mikor. Tárgyal a szállítókkal, jobb árakat alkuszik ki. Optimalizálja a készleteket, hogy ne legyen sem túl sok, sem túl kevés. Stratégiailag gondolkodik, nem csak operatívan.

Tipikus hibák beszerzésvezetés nélkül

Sokan azt hiszik, elég egy jó asszisztens, aki rendelget. De amikor nő a cég, ez nem elég. Az asszisztens teljesít, amiket mondasz neki, de nem gondolkodik előre. Nem elemzi, hogy lesz-e drágább az anyag jövő hónapban. Nem tárgyal másik szállítóval, hogy olcsóbb legyen.

Másik hiba, hogy mindenki a saját szakterületét nézi. A gyártásvezető azt mondja, kell anyag, gyorsan. A pénzügyes azt mondja, drága, csökkentsd. A raktáros azt mondja, nincs hely. Közben senki nem látja át az egészet. Nincs aki összefogja.

Ismerek egy esetet, amikor egy gyár évekig ugyanazoktól a szállítóktól vett. Kényelmes volt, megszokott kapcsolatok. Aztán egy új munkatárs ránézett az árakra. Kiderült, hogy van másik szállító, ahol ugyanaz az anyag 25 százalékkal olcsóbb. Évekig milliókat túlfizettek, mert senki nem hasonlított össze.

Van olyan történet is, amikor egy cég hatalmas készleteket tartott. Gondolták, biztos ami biztos, legyen mindig elég. De a készletben sok pénz állt, ami nem dolgozott. Kamatok, raktárköltség, lekötött tőke. Egy beszerzési menedzser kiszámolta, és 40 százalékkal csökkentették a készletet anélkül, hogy bármi hiányzott volna.

Budapest környékén gyakori, hogy a cégek csak helyi szállítókkal dolgoznak. Kényelmes, gyors szállítás. De vannak esetben vidéki vagy külföldi szállítók, akik sokkal olcsóbbak. Ha van valaki, aki átlátja az egész piacot, nem csak a környéket, jobb ajánlatokat talál.

Mit csinál pontosan egy beszerzési menedzser

A munka stratégiai tervezéssel kezdődik. Megnézi, mire van szükség a következő hónapokban, évben. Milyen anyagok, milyen mennyiségek. Elemzi a piacot, kik a szállítók, mik az árak, milyen trendek vannak. Előre látja, ha valami drágulni fog, akkor időben vásárol.

Aztán jön a szállítókezelés. Ez nem csak rendelés. Kapcsolatokat épít, tárgyal, szerződéseket köt. Keresi az új szállítókat, teszteli őket. Ha egy szállító rossz minőséget ad vagy késik, gyorsan cserél. Nem érzelmekből dolgozik, hanem adatokból.

• Beszerzési stratégia kidolgozása évente
• Szállítók kiválasztása és értékelése
• Szerződések tárgyalása kedvezményekkel
• Készletoptimalizálás folyamatos
• Költségek elemzése és csökkentése
• Csapat koordinálása és irányítása

Optimalizálja a folyamatokat is. Hogyan megy a rendelés, mennyi idő alatt érkezik, hogyan történik az ellenőrzés. Ha valami nem hatékony, megváltoztatja. Digitalizál, automatizál, gyorsít. Minden perccel, amit spórol, pénzt spórol.

És ami nagyon fontos, elemzi a költségeket. Havonta, negyedévente ránéz, mennyit költöttek, mire, miért. Keresi a megtakarítási lehetőségeket. Van-e olyan anyag, amit lehetne olcsóbban venni. Van-e olyan folyamat, ami pazarló. Folyamatosan javít.

Hogyan válassz beszerzési menedzsert

A tapasztalat fontos, de nem minden. Inkább az, hogy milyen iparágban szerzett tapasztalatot. Van, aki gyártásban dolgozott, van, aki kereskedelemben. Mindkettő más. Ha te gyárban dolgozol, akkor olyan embert keress, aki ismeri a gyártói beszerzést. Tudja, mi a fontos.

Fontos az analitikus gondolkodás. Kérdezd meg, hogyan elemzi a költségeket. Milyen rendszereket használ. Van módszere adatokat gyűjteni, kiértékelni, következtetéseket levonni. Ha csak érzésből dolgozik, az nem elég. Kell neki adatalapú megközelítés.

• Ellenőrizd a tapasztalatot iparágadban
• Nézd az analitikus képességet
• Kérdezz tárgyalási tapasztalatról
• Tisztázd a vezetői stílust
• Kérj referenciát előző helyekről

A tárgyalási készség is kulcsfontosságú. Tud-e alkudozni, tud-e kemény lenni, ha kell. Van, aki túl barátságos, nem mer rámenős lenni. Van, aki túl agresszív, elrontja a kapcsolatokat. Kell valaki, aki középen van. Határozott, de nem kellemetlen.

Ne feledd a referenciákat. Ha dolgozott már más cégnél, beszélj azzal a vezetővel. Kérdezd meg, mennyit spórolt, hogyan szervezte meg a beszerzést, milyen eredményeket ért el. Egy beszerzési menedzser hatását számokban kell látni. Ha nincs mérhető eredmény, akkor nem csinálta jól. A Qjob.hu platformon több tapasztalt beszerzési menedzser is elérhető, akik különböző iparágakban dolgoztak.

Mennyibe kerül egy beszerzési menedzser

Az árak széles skálán mozognak. Függ a tapasztalattól, a cég méretétől, a beszerzési volumentől. Van, aki fix bérrel dolgozik, van, aki bónuszt kap a megtakarításból. Mindkettő működhet, csak előre tisztázni kell.

Tapasztalatom szerint havi 20-30 millió forint beszerzési értéknél már megéri teljes munkaidőben foglalkoztatni. Alatta részmunkaidő vagy tanácsadó is működhet. A lényeg, hogy kiszámolod, mennyit tud spórolni. Ha 10 százalékot spórol 30 millióból, az 3 millió forint havonta. Egy menedzser bére ennek töredéke.

Fontos tudni, hogy egy jó beszerzési menedzser megtérül. Nemcsak a költségeket csökkenti, hanem a kockázatokat is kezeli. Kevesebb a hiány, jobb a minőség, gördülékenyebb a termelés. Ezek mind pénzben kifejezhetők.

Gyakorlati tanácsok az együttműködéshez

Az első hetekben adj hozzáférést mindenhez. Múltbeli rendelések, szerződések, szállítói kapcsolatok. Minél több adatot kap, annál gyorsabban átlátja a helyzetet. Ne rejtegess semmit, mert akkor nem tud rendesen dolgozni.

Állítsatok fel rendszeres megbeszélést. Hetente egyszer minimum. Átbeszélitek, mit talált, hol vannak problémák, mit javasol. Így mindig képben vagy, nem ér meglepetésként, ha változtat valamit.

Fontos, hogy bízz a döntéseiben. Ha azt javasolja, hogy válts szállítót, hallgasd meg miért. Van oka, adatokkal támasztja alá. Persze a végső döntés a tiéd, de ne utasítsd el automatikusan, mert megszokott a régi.

Adj időt az eredményekre. Az első hónapokban még elemez, tervez, tárgyal. Az igazi megtakarítás 3-6 hónap múlva jön. Ne várd, hogy az első héten milliókat spóroljon. A jó munka időt igényel. Budapest területén sok cég azért adja fel gyorsan, mert türelmetlen. Aztán soha nem látják, milyen eredményeket ért volna el.

És ami talán a legfontosabb, támogasd a változásokban. Ha új folyamatot akar bevezetni, ne blokkold. Ha új rendszert javasol, próbáljátok ki. A beszerzési menedzser azért van, hogy jobbá tegye a dolgokat. De csak akkor tud, ha hagyod dolgozni. Ha minden ötletét leállítod, mert így szoktuk meg, akkor felesleges volt felvenni.