Munkaügyi asszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a munkaügyi papírok káoszt okoznak

Egy kisvállalkozás tulajdonosa egyszer azzal szembesült, hogy munkaügyi ellenőrzés során 450 000 forint bírságot kapott. Az ok egyszerű volt, néhány szerződés hiányzott, a jelenléti ívek nem voltak rendesen vezetve, a szabadságok nyilvántartása hiányos. Semmi nagy dolog, csak senki nem foglalkozott vele rendesen.

Ez klasszikus eset. A cégek addig halogatják a munkaügyi adminisztrációt, amíg valami probléma nem lesz. Aztán jön a meglepetés, hogy mennyi minden nincs rendben. A munkaügyi asszisztens pontosan ezt előzi meg. Gondoskodik róla, hogy minden papír a helyén legyen, minden határidő teljesüljön.

Sok helyen a könyvelő vagy a titkárnő csinálja mellékesen a munkaügyi feladatokat. Ez addig jó, amíg 5-8 fő a létszám. Utána már túl sok a feladat, és könnyű hibázni. Egy munkaügyi asszisztens csak ezzel foglalkozik, ismeri a szabályokat, tudja mit kell csinálni.

A munkaügyi jog folyamatosan változik. Amit tavaly még jól csináltál, az idén már lehet, hogy másképp kell. Egy szakember követi ezeket a változásokat, tudja mi az aktuális előírás. Egy átlagos alkalmazott, aki mellékesen csinálja, ezt nem képes.

Mit csinál naponta egy munkaügyi asszisztens

A napi munka nagy része adminisztráció, de ez nem egyszerű papírtologatás. Minden dokumentumnak megvan a jelentősége, és ha valami hiányzik vagy rosszul van kitöltve, az problémákat okozhat.

Szerződések készítése az egyik alapfeladat. Nem elég lemásolni egy sablont, tudni kell mi a kötelező elem, milyen záradékokat kell beletenni, hogyan kell megfogalmazni a munkakört. Egy rossz szerződés később komoly vitákhoz vezethet.

Szabadságok nyilvántartása szintén fontos. Tudni kell, hogy kinek mennyi szabadság jár, hogyan kell kiadni, mi van akkor, ha valaki nem veszi ki időben. Ezek apró részletek, de ha rosszul csinálja valaki, munkaügyi per lehet belőle.

Jelenléti ív vezetése sem csak annyi, hogy beírja ki hány órát dolgozott. Túlórákat figyelni kell, hétvégi munkát, éjszakai pótlékot. Ha ezek nem stimmelnek, az a bérszámfejtésben is hibához vezet.

Dokumentumok archiválása is feladat. Vannak olyan papírok, amiket öt évig kell megőrizni, vannak amiket nyolc évig. Egy munkaügyi asszisztens tudja a szabályokat, rendszerezi az iratokat úgy, hogy bármikor előkerülhessenek.

A Qjob.hu-n található munkaügyi asszisztensek között van, aki csak alapszintű feladatokat vállal, és van, aki bonyolultabb ügyekben is segít. Fontos tisztázni, hogy pontosan mire van szükséged.

Hogyan válassz munkaügyi asszisztenst

Legelőször kérdezz rá a munkaügyi jog ismeretére. Ne csak azt kérdezd, hogy ismeri-e, hanem tesztelj konkrét kérdésekkel. Például mi a különbség a felmondás és a felmentés között, vagy mikor jár végkielégítés. Ha habozik a válasszal, az rossz jel.

Fontos az is, hogy milyen rendszereket ismer. Ma már a legtöbb cég valamilyen HR szoftvert használ a nyilvántartásokhoz. Ha valaki még mindig csak Excelben dolgozik, az elmaradott. A modern eszközök sokkal hatékonyabbak és kevesebb hibalehetőséget adnak.

• Munkaügyi jog naprakész ismerete
• HR szoftverek használati készsége
• Referenciák valódiságának ellenőrzése
• Pontosság és megbízhatóság tesztelése
• Kommunikációs gyorsaság felmérése
• Diszkréció és adatkezelés fontossága

Referenciák ellenőrzése kritikus. Hívd fel a korábbi munkaadókat, kérdezd meg őket konkrétan. Voltak-e hibák? Teljesültek-e a határidők? Megbízható volt-e? Ha kitérő választ kapsz, az gyanús.

A kommunikáció is számít. Egy munkaügyi asszisztens gyakran beszél a munkavállalókkal, válaszol kérdésekre. Ha nem tud érthetően fogalmazni vagy türelmetlen, az problémákat okoz.

Budapest környékén sok szakember van, de vidéken is találni jó munkaügyi asszisztenseket. Ha minden digitalizálva van, akkor távolról is lehet dolgozni, fizikai jelenlét ritkán szükséges.

Tipikus buktatók amiket sokan elkövetnek

Az első és legnagyobb hiba, hogy csak az árat nézik. Találnak valakit, aki fél annyiért vállalja a munkát, mint mások. De gyakran kiderül, hogy az illető nem ismeri rendesen a munkaügyi jogot, hibázik, és a hibák sokkal többe kerülnek, mint amennyit spóroltak.

Másik probléma, hogy nem ellenőrzik a munkát. Feltételezik, hogy minden rendben van, mert van valaki, aki csinálja. De ha senki nem nézi át, akkor hónapokig maradhatnak rejtve a hibák. Amikor kiderülnek, már késő.

Van, aki azt várja, hogy a munkaügyi asszisztens stratégiai döntéseket is hozzon. De ez nem az ő feladata. Ő végrehajtó, nem döntéshozó. Ha azt akarod, hogy valaki a HR stratégiát is csinálja, akkor nem asszisztens kell, hanem HR-szakember.

Sokan azt is elrontják, hogy túl sok helyen dolgoztat egy embert. Ha valaki nyolc cégnél is segít egyszerre, akkor nem tud mindenkinek megfelelő figyelmet szentelni. Jobb, ha maximum négy-öt ügyfele van, különben túlterhelt lesz és hibázik.

Volt olyan eset, amikor egy cég nem mondta el az új munkaügyi asszisztensnek, hogy milyen rendszert használnak. Az illető két hétig próbálta kitalálni, aztán kiderült, hogy van egy speciális szoftver, amiről nem tudott. Időpocsékolás volt az egész.

Munkaügyi asszisztens szolgáltatások és díjak

Az árak nagyban függenek a cég méretétől és a feladatok mennyiségétől. Egy 12 fős vállalkozásnál elég lehet részmunkaidős segítség, míg 40 fő felett már teljes állás indokolt. Tapasztalatom szerint 150 000 forint alatt nehéz olyan munkaügyi asszisztenst találni, aki megbízhatóan dolgozik és naprakész a jogszabályokban.

Sok szakember projektalapú árazást is kínál. Például ha csak rendbe kell tenni az iratokat egyszeri alkalommal, vagy ha új rendszert kell bevezetni. Ez átláthatóbb, mert pontosan tudod mibe kerül.

Mikor tényleg szükséges munkaügyi asszisztens

Ha a cégnél 10-12 fő felett vagy, akkor már érdemes gondolkodni rajta. Ennél a méretnél kezdenek komolyabb munkaügyi feladatok felmerülni. Szerződések, szabadságok, jelenléti ívek, ezeket már nem lehet fejből vagy egyszerű táblázatban vezetni.

Amikor gyakran változik a létszám, az is jel. Ha folyamatosan jönnek-mennek az emberek, akkor állandóan készíteni kell szerződéseket, lezárni munkaügyileg a távozókat, beilleszteni az újakat. Ezt nem lehet mellékesen csinálni.

• Létszám 10 fő felett
• Gyakori fluktuáció kezelése
• Munkaügyi ellenőrzés előtt
• Bírságok elkerülése érdekében

Munkaügyi ellenőrzés előtt mindenképpen érdemes átnézetni mindent egy szakemberrel. Ha vannak hiányosságok, azokat még időben lehet pótolni. Utólag sokkal drágább a bírság, mint amennyibe egy munkaügyi asszisztens kerül.

Volt olyan cég, ahol csak azért vettek fel munkaügyi asszisztenst, mert bírságot kaptak. De ha korábban lett volna szakember, elkerülhették volna az egészet. A megelőzés mindig olcsóbb, mint a javítás.

Ne feledd, hogy a munkaügyi adminisztráció nem opcionális. Kötelező és ha nincs rendben, komoly következményei vannak. Egy munkaügyi asszisztens nem luxus, hanem szükséglet egy bizonyos méret felett. Aki ezt nem érti meg, az előbb-utóbb megtanulja, de drágán.