Személyes ügyfélszolgálati asszisztensek Győrben: Vélemények és kedvező árak

Személyes ügyfélszolgálati asszisztens magánügyekhez

A Személyes ügyfélszolgálati asszisztens akkor segít, amikor egy magánügyfél nem szeretne mindent telefonon, űrlapon vagy hosszú levelezésben intézni. A munka lényege egyszerű. Valaki átlátja a kérést, összegyűjti az adatokat, egyeztet az érintettekkel, és emberi módon képviseli az ügyfél érdekeit. Ez lehet időpontfoglalás, dokumentumok leadása, reklamáció követése, szolgáltatóval való egyeztetés, személyes jelenlét egy pultnál vagy recepciós helyzetben. Győr területén sok ilyen feladat nem nagy, de kényelmetlen. Egy elfoglalt embernek viszont pont ezek viszik el a délutánt.

Qjob.hu oldalán több külön dolgozó szakember közül lehet választani, nem egyetlen cég csomagját kell elfogadni. Ez fontos, mert a személyes ügyintézés bizalmi munka. Más ember kell egy hivatalosabb helyzethez, és más akkor, ha egy idős hozzátartozó ügyét kell finoman kezelni. Személyes ügyfélszolgálati asszisztens keresésekor én először nem a legolcsóbb ajánlatot nézem. Inkább azt, hogy a szakember hogyan kérdez vissza. Aki már az elején pontosítja a címet, a határidőt, a szükséges papírokat és a meghatalmazás kérdését, annál kisebb a félreértés esélye.

Ez a szolgáltatás nem ugyanaz, mint egy call centeres segítség. Itt a személyes jelenlét, a nyugodt kommunikáció és a helyzetkezelés számít. Egy jó ügyfélszolgálati asszisztens nem csak üzeneteket továbbít. Megérti, hogy mi a cél, és nem hagyja elveszni az ügyet két pult vagy két e-mail között.

Mikor hasznos az ügyfélszolgálati segítő

Ügyfélszolgálati segítő akkor hasznos, amikor az ügy egyszerűnek tűnik, de több lépésből áll. Ilyen lehet egy közműszolgáltatóval kapcsolatos egyeztetés, garanciális ügy, egészségügyi időpont rendezése, oktatási vagy lakhatási adminisztráció, csomagátvétel, visszáru, panaszbejelentés, vagy egy szolgáltatás lemondása. Sok magánügyfél nem azért kér segítséget, mert nem tudná megoldani. Hanem azért, mert nincs ideje sorban állni, utánatelefonálni, vagy újra elmondani ugyanazt egy másik ügyintézőnek.

Po mojemu tapasztalatom szerint a legtöbb gond ott kezdődik, amikor az ügyfél azt mondja, hogy csak gyorsan el kell intézni valamit. A gyors ügy gyakran nem gyors. Hiányzik egy azonosító, nem jó a nyitvatartás, másik osztályhoz tartozik a kérés, vagy a helyszínen derül ki, hogy írásos engedély kell. Sok ember hibát követ el, amikor csak a feladat címét adja meg, de nem mondja el az előzményt. Egy ügyfélkapcsolati asszisztens ilyenkor nem tud jól dönteni.

Volt eset, amikor egy kliens csak annyit kért, hogy valaki kérdezzen rá egy szolgáltatói díjra. A helyszínen kiderült, hogy a számlán régi ügyfélszám szerepelt, az új szerződés pedig más néven futott. Ha az asszisztens nem vitte volna magával a korábbi levelezést és a személyi adatokat tartalmazó meghatalmazást, az út teljesen felesleges lett volna. A végén nem csak a díjat tisztázták, hanem egy hibás adatot is javítottak. Ez nem látványos eredmény, de pont ezért van értelme a segítségnek.

Személyes ügyintézés árai

A személyes ügyintéző díja általában az időtől, az utazástól, a felelősségtől és a sürgősségtől függ. Győr belső részein egy rövid feladat olcsóbb lehet, mint egy több állomásos ügyintézés a város szélén vagy környékén. A túl alacsony árnál érdemes óvatosnak lenni. Szerintem 8.000 forint alatt ritkán lesz igazán gondos egy olyan munka, amelyben időpont, dokumentum, várakozás és visszajelzés is van. Nem lehetetlen, de akkor valami nagyon egyszerű feladatról beszélünk.

Az áraknál nem csak az óradíj számít. Egy tapasztalt ügyfélszolgálati asszisztens kevesebb felesleges kört fut. Ez végül olcsóbb lehet, mint egy bizonytalan, de olcsónak látszó ajánlat. A magánügyfélnek azt is tisztáznia kell, hogy a díj tartalmazza-e az utazást, a várakozási időt és az írásos beszámolót. Ezek apró részleteknek tűnnek, mégis gyakran ezekből lesz vita.

Jó ügyfélszolgálati asszisztens kiválasztása

Jó ügyfélszolgálati asszisztens választásánál a nyugodt beszéd, a pontosság és az adatkezelési fegyelem fontosabb, mint a hosszú bemutatkozás. A szakembernek tudnia kell röviden összefoglalni, hogy mit vállal és mit nem. Egy magánügyfélnek ez biztonságot ad. Ha valaki mindenre azonnal igent mond, az nálam inkább figyelmeztető jel. A személyes ügyekben vannak határok. Meghatalmazás nélkül nem lehet bármit elintézni, és bizonyos információkat nem adnak ki harmadik félnek.

Érdemes megnézni, hogyan kér ajánlatot a szakember. Kér-e pontos címet, ügytípust, határidőt, nyitvatartást, ügyiratszámot, korábbi levelet. Rákérdez-e arra, hogy kell-e személyes azonosítás. Egy személyes ügyfélszolgálati asszisztens munkája akkor tiszta, ha a megbízás elején látszik a folyamat. Nem kell túl bonyolítani, de a keretek legyenek egyértelműek.

Лично én azt preferálom, ha az asszisztens nem ígér biztos eredményt. Inkább azt mondja meg, hogy milyen lépéseket tud megtenni. Egy szolgáltató döntését nem mindig lehet befolyásolni. De azt lehet biztosítani, hogy a kérés jó helyre kerüljön, a válasz ne vesszen el, és az ügyfél érthető összefoglalót kapjon. Ez sokszor többet ér, mint egy hangzatos ígéret.

Helyi ügyintézés Győr városrészeiben

Győr sajátossága, hogy sok ügy nem egyetlen belvárosi ponton dől el. A megbízás érintheti Nádorvárost, Révfalut, Marcalvárost, Gyárvárost, Szigetet, Adyvárost vagy akár Ménfőcsanak környékét. Egy helyismerettel rendelkező adminisztratív segítő jobban számol az utazással, a parkolással és azzal, hogy egyes irodák csak bizonyos napokon fogadnak ügyfeleket. Ez nem nagy tudomány, de a napi ügyintézésben sokat számít.

A városon kívüli feladatoknál más a helyzet. Abda, Nyúl, Győrújbarát vagy Pannonhalma felé már külön egyeztetni kell az utazási díjat. Sok félreértés abból jön, hogy az ügyfél helyi munkának gondolja a feladatot, a szakember viszont külön kiszállásként számolja. Ezt a legelején tisztázni kell. Nem kellemetlenség, hanem korrekt megállapodás.

Helyi ügyeknél az is előny, ha az ügyfélszolgálati segítő tudja, melyik helyzetben jobb személyesen menni, és mikor elég egy előzetes telefon. Nem minden feladat igényel sorban állást. De vannak ügyek, ahol a személyes jelenlét gyorsabban hoz választ, mert az ügyintéző látja a papírokat, és azonnal jelzi a hiányt. Ilyenkor egy jó asszisztens nem csak ott van, hanem figyel és kérdez.

Egyeztetés és átadás a munka előtt

Az egyeztetés legyen rövid, de pontos. A megbízó adja meg az ügy célját, a szükséges neveket, azonosítókat, határidőket, címeket és azt, hogy milyen eredményt vár. Nem kell hosszú történetet írni, de az előzmények fontosak. Ha volt már telefonhívás vagy levélváltás, azt érdemes átadni. Egy személyes ügyfélszolgálati asszisztens így nem nulláról indul.

Az adatvédelem külön figyelmet igényel. Személyes iratot, szerződést, számlát és egészségügyi adatot csak annyiban érdemes megosztani, amennyiben a feladat megoldásához szükséges. A meghatalmazás legyen egyértelmű. Legyen rajta a feladat köre, a dátum, a felek adatai és az aláírás. Ez védi a megbízót és a szakembert is.

A munka végén jó, ha az ügyfél kap egy egyszerű összefoglalót. Mi történt, kivel beszélt az asszisztens, milyen választ kapott, mi a következő lépés. Nem kell hivatalos jegyzőkönyv minden esetben. De egy rövid írásos visszajelzés később sokat segít. Főleg akkor, ha az ügy folytatódik, vagy másik szakembernek kell átadni. És itt derül ki igazán, hogy az ügyfélszolgálati segítő csak elment valahová, vagy tényleg kézben tartotta a feladatot.