Belső auditorok Kecskeméten: Vélemények és kedvező árak

Belső auditor Kecskeméten

A belső auditor akkor hasznos, ha valaki tiszta képet akar a folyamatairól, a hibáiról és a kockázatairól. Kecskeméten sok magánmegbízó nem nagy céges vizsgálatot keres, hanem olyan független szakembert, aki átnézi a működést, feltárja a gyenge pontokat, és érthetően elmondja, min kell változtatni. Ilyen megbízás lehet egy családi vállalkozás adminisztrációja, egy egyesület pénzkezelése, egy kisebb bolt belső szabályozása vagy egy szolgáltató napi rendje. A belső auditor nem hatóság, nem büntet, és nem dísznek ír jelentést. Az a dolga, hogy észrevegye azt is, amit a tulajdonos vagy az ügyintéző már megszokott. Szerintem ez az egyik olyan terület, ahol a külső szem többet ér, mint a túlzott magabiztosság.

Sokan azt hiszik, hogy belső ellenőrzés csak nagyvállalatnál indokolt. Ez tévedés. Egy kisebb szervezetnél vagy magánkézben lévő vállalkozásnál gyakran nagyobb a kár egy rossz folyamatból, mert nincs mögötte külön pénzügyi osztály, jogász és több szintű kontroll. A belső ellenőr ilyenkor abban segít, hogy a megbízó időben lássa a hiányzó dokumentumokat, a pontatlan nyilvántartást, a túl széles jogosultságokat vagy a lazán kezelt pénzügyi rendet. A Qjob.hu oldalon ezért is érdemes olyan szakembert keresni, aki nem sablonos ellenőrzést végez, hanem a valós helyzethez igazodik.

Mikor kell auditáló szakértő

Auditáló szakértőre általában akkor van szükség, amikor valami nem áll össze. Például fogy a készlet, de papíron minden rendben van. Vagy a pénztár egyezik, mégis rendre akad utólag javított bizonylat. De az is intő jel, ha egy családi cégben minden tudás egy ember fejében van, és senki nem látja át teljesen a folyamatot. Ilyenkor a belső audit nem luxus, hanem megelőzés.

Saját tapasztalatom szerint sokan túl későn kérnek segítséget. Megvárják a vitát a könyvelővel, a reklamációt a partner részéről, vagy egy támogatási ellenőrzést. Pedig egy belső auditor ennél korábban is hasznos. Látja, hogyan készülnek a jóváhagyások, ki fér hozzá az adatokhoz, ki rendel, ki számláz, ki ellenőriz. Ha ezek a körök összemosódnak, abból hiba lesz. És nem mindig csalás formájában. Sokszor egyszerű figyelmetlenségből indul minden.

Volt olyan eset, amikor egy kecskeméti megbízó csak azért kért fel audit szakembert, mert idegesítette a folyamatos kapkodás. Nem hiányzott pénz, nem volt botrány. Mégis kiderült, hogy ugyanazt az adatot három helyre vezették, és egyik sem volt teljesen azonos. A javítás végül nem került sokba, de ha ez így marad még fél évig, komoly vita lett volna belőle egy partneri elszámolásnál.

Belső audit ára

A belső audit ára attól függ, mennyi anyagot kell átnézni, hány folyamatot vizsgál a szakember, kell-e helyszíni jelenlét, és készül-e írásos intézkedési javaslat. Kecskeméten és környékén az egyszerűbb ellenőrzés még elfogadható összegből megoldható, de a túl olcsó ajánlat gyanús. Szerintem 20.000 forint alatt ritkán kap az ember valódi, használható munkát. Olcsóbban sokszor csak egy gyors átfutás történik, amelyből nem lesz egyértelmű, mi a gond és mi a következő lépés.

Az áraknál nem csak az összeg számít. Fontos, hogy a megbízó kapjon világos listát a hibákról, a kockázatok sorrendjéről és a javítás módjáról. Egy jó belső ellenőr nem terheli fölösleges szakzsargonnal az ügyfelet. Inkább rangsorolja a feladatokat. Mi sürgős. Mi ráér. Mi az, amit azonnal abba kell hagyni. Nekem az a benyomásom, hogy ez többet ér, mint egy hosszú, nehezen olvasható jelentés.

Megbízható auditor kiválasztása

Megbízható audit szakember választásánál elsőre nem a bemutatkozó szöveget nézném, hanem azt, hogyan kérdez. A jó szakember pontosan tisztázza, mi a cél, milyen dokumentumok vannak, kik vesznek részt a folyamatban, és milyen kimenetet vár a megbízó. Ha valaki már az elején kész válaszokkal érkezik, az nekem gyanús. A belső auditor munkája nem előre gyártott minta, hanem helyzetértés.

Sokan hibát követnek el, amikor kizárólag a legalacsonyabb díjat nézik. Ez érthető, de veszélyes. A rosszul végzett audit után ugyanúgy megmarad a bizonytalanság, csak közben elmegy idő és pénz. Én személy szerint azt preferálom, ha az auditor szakember külön jelzi, milyen iratokra lesz szüksége, mennyi idővel dolgozik, és mit ad át a végén. Az is jó jel, ha nem ígér lehetetlent. Nem mondja azt, hogy két óra alatt mindent látni fog.

Érdemes figyelni a kommunikációra is. Egy belső ellenőr feladata kényes. Olyan hibákra mutat rá, amelyeket valaki addig jónak hitt. Ez könnyen feszültséget okoz. A jó szakember ezért tárgyszerű, nem személyeskedik, és nem ijesztget. De nem is puhítja el a problémát. Kimondja, ha a szabályozás hiányos, ha a felelősségi kör rendezetlen, vagy ha az adatkezelés túl laza.

Mit néz a belső ellenőr

A belső ellenőr nem csak papírokat számol össze. Átnézi a működés logikáját. Ki indít el egy folyamatot. Ki hagyja jóvá. Hol készül nyom a döntésről. Van-e ellenőrzési pont. Van-e utólagos visszanézés. És mi történik, ha valaki hibázik vagy szabadságra megy. Ezek egyszerű kérdéseknek tűnnek, de gyakran itt bukik meg a rend.

Egy magánmegbízó esetén a vizsgálat tárgya lehet a pénzkezelés, a szerződések nyoma, a számlázási lánc, a megrendelések útja, az adatok hozzáférése vagy a belső szabályok tényleges betartása. Nem ritka, hogy minden le van írva valahol, csak éppen senki nem úgy dolgozik. A belső audit ebben segít rendet tenni. Nem elméletet gyárt, hanem összeveti a leírt szabályt a napi gyakorlattal.

És itt jön a nehezebb rész. Sok megbízó azt várja, hogy az auditor majd megerősíti, amit eddig is gondolt. De egy jó vizsgálat nem ezért van. Néha épp az a haszna, hogy kiderül, a megszokott rutin rossz. Volt olyan ügyfél, akinél az egyik családtag három szerepet vitt egyszerre. Rendelt, átvett és ellenőrzött. Gyorsnak tűnt, csak épp semmi nem védte ki a tévedést. Amikor ezt szétválasztották, a munka eleinte lassabb lett, utána viszont kiszámíthatóbb.

Helyszínek Kecskemét körül

Belső auditor nem csak a belvárosi irodákban jöhet szóba. Kecskeméten gyakori, hogy a megbízás Bethlenvárosban, Széchenyivárosban vagy Kadafalván indul, de ugyanúgy előfordul Hetényegyházán, Ménteleken vagy a város peremén működő kisebb telephelyeken is. A helyszín azért számít, mert más a dokumentumrend egy otthoni irodában, más egy műhelyben, és megint más egy üzlethelyiségben.

A környező településeken is hasonló a helyzet. Ballószög, Helvécia vagy Városföld felől sok megbízó azért keres szakembert, mert helyben nincs olyan ember, aki független szemmel át tudná nézni a rendszert. Ilyenkor jó, ha az auditor vállal helyszíni munkát is, mert a valós környezet sokszor többet mond, mint a beküldött iratok. Egy rendezetlen irattartó, egy közös jelszóval használt gép vagy egy aláírás nélkül hagyott átadás rögtön más megvilágításba helyezi az egészet.

Kecskemét nagy előnye, hogy a belső ellenőrzés személyes egyeztetéssel is gyorsan megszervezhető. De szerintem nem kell minden részlet miatt találkozni. Jó megoldás lehet, ha az első áttekintés online történik, a részletesebb vizsgálat pedig már a helyszínen. Így a megbízó sem veszít feleslegesen egy egész napot.

Gyakori hibák és javításuk

A leggyakoribb hiba az, hogy mindenki feltételezi, a másik tudja a szabályt. A második az, hogy nincs világos sorrend a feladatok között. A harmadik pedig az, hogy utólag próbálják meg összerakni, mi történt. A belső audit akkor működik jól, ha ezekből rögtön konkrét teendő lesz. Például új jóváhagyási rend, rövidebb ellenőrző lista, külön hozzáférések, rendezett bizonylatkezelés.

Szerintem a javításnak kicsiben kell indulnia. Sok megbízó ott rontja el, hogy egyszerre mindent akar újraszervezni. Ebből csak újabb zavar lesz. Jobb előbb a legsúlyosabb hibákat lezárni. Mi okozhat azonnali pénzügyi vagy jogi gondot. Mi torzítja a nyilvántartást. Mi függ egyetlen embertől. Ha ezek rendbe kerülnek, utána jöhetnek a kényelmi javítások.

És még valami. A belső auditor akkor ad valódi értéket, ha a jelentése után is érthető marad a kép. Nem csak hibalistát tesz le az asztalra, hanem használható rendet. Ezért egy jó auditor szakember munkája nem látványos, viszont nyugodtabb működést eredményez. Sokszor ez a legfontosabb. Nem a papír, hanem az, hogy utána kevesebb legyen a bizonytalanság, a vita és a kapkodás.