Gdpr szabályzat készítése Miskolcon egyszerűen és gyorsan

Gdpr szabályzat készítés érthetően vállalkozásoknak

A Gdpr szabályzat készítés akkor hasznos, ha a vállalkozás nem csak egy letölthető mintát akar kitölteni, hanem pontosan le akarja írni, milyen személyes adatokat kezel, milyen célból, meddig, kinek adja tovább, és hogyan védi azokat. Egy jó dokumentum nem attól működik, hogy hosszú, hanem attól, hogy a valós működést követi. Más kell egy időpontfoglalós szépségszalonnak, más egy webáruháznak, más egy társasházkezelőnek, és megint más egy szolgáltatónak, aki ügyféladatokat, számlázási adatokat, hírlevél listát és munkavállalói adatokat is kezel.

A magánügyfelek és kisvállalkozások sokszor akkor keresnek szakembert, amikor már készül a weboldal, indul a hirdetés, jön az első alkalmazott, vagy egy partner adatfeldolgozói szerződést kér. Ilyenkor nem elég egy adatkezelési tájékoztató a honlap aljára. Meg kell nézni a kapcsolatfelvételi űrlapot, a sütiket, a hírlevél feliratkozást, a számlázást, a kamerahasználatot, a munkavállalói nyilvántartásokat és azokat a külső rendszereket is, ahol adatok mozognak.

Mikor kell külön Gdpr szabályzat

Külön szabályzat akkor indokolt, ha a vállalkozás többféle adatkezelést végez, és ezek nem írhatók le biztonságosan egy rövid sablonban. Ilyen például az online időpontfoglalás, webáruházi rendelés, ügyfélkapus belépés, hírlevélküldés, kamerás megfigyelés, munkavállalói adatkezelés, alvállalkozók bevonása vagy egészségügyi, pénzügyi, oktatási jellegű adatok kezelése.

Egyszerű bemutatkozó oldalnál lehet, hogy elég egy pontos adatkezelési tájékoztató és sütikezelési leírás. Komolyabb működésnél viszont már belső szabályokra is szükség lehet. Ki fér hozzá az ügyféladatokhoz. Ki törölhet adatot. Mi történik adatvédelmi incidensnél. Mennyi ideig őrzik a szerződéseket. Ezek nem díszmondatok, hanem olyan kérdések, amelyek panasz vagy ellenőrzés esetén azonnal előkerülnek.

Gdpr szabályzat készítés ára

Az ár főleg attól függ, hogy hány adatkezelési folyamatot kell feltérképezni, van e weboldal, hírlevél, webáruház, munkavállalói adatkezelés, kamera, ügyféladatbázis vagy külső szoftver. A legolcsóbb megoldás általában mintaalapú dokumentum, amely csak kevés kockázatot fed le. A drágább munka nem feltétlenül jobb, de akkor indokolt, ha a szakember valóban rákérdez a működésre, nem csak nevet és címet cserél egy sablonban.

A túl alacsony ár ott kockázatos, ahol nincs kérdéssor, nincs folyamatfelmérés, és a dokumentum nem nevezi meg az adatfeldolgozókat. Ha a szabályzat ugyanaz marad egy fodrászatnál, egy webáruháznál és egy oktatónál, akkor nem a vállalkozás működéséhez készült.

Adatok és anyagok előkészítése

A pontos munkához érdemes előre összegyűjteni a weboldal címét, a használt űrlapokat, hírlevél rendszert, számlázóprogramot, tárhelyszolgáltatót, futárszolgálatot, fizetési szolgáltatót, ügyfélkezelő rendszert és a munkavállalói adatkezelés alapjait. Nem kell jogi nyelven megfogalmazni mindent. Elég, ha a megrendelő őszintén leírja, milyen adatot kér be, hol tárolja, ki látja, mikor törli, és kinek továbbítja.

Sokan ott hibáznak, hogy csak a honlap szövegére gondolnak. A GDPR szabályzat készítés viszont nem kizárólag weboldalszöveg. Ha a vállalkozás telefonon vesz fel rendelést, e-mailben kap önéletrajzot, papíron vezet jelenléti ívet, vagy megosztott táblázatban tart ügyféllistát, ezek is adatkezelések. A szakembernek ezekről is tudnia kell, különben a dokumentum szép lesz, de hiányos.

Szakember választása Gdpr szabályzat készítéshez

Jó jel, ha a szakember először kérdez, és csak utána ad végleges árat. Rákérdez az adatkezelési célokra, a jogalapokra, a megőrzési időkre, az adatfeldolgozókra, az érintetti jogokra, a sütikre, a hírlevélre és az incidenskezelésre. Nem baj, ha a megrendelő nem ismeri ezeket a szavakat. Az a fontos, hogy a szakember le tudja fordítani őket érthető döntési pontokra.

Gyenge jel, ha az ajánlat csak annyi, hogy kész GDPR csomag egy fix összegért, miközben senki nem kérdez rá a működésre. Ugyanígy óvatosnak kell lenni, ha valaki teljes bírságmentességet ígér. Egy dokumentum csökkentheti a kockázatot, de nem helyettesíti a valódi adatkezelési fegyelmet, a jogosultságok rendezését és a munkatársak alapvető tájékoztatását.

Gdpr szabályzat Miskolc környéki vállalkozásoknak

Miskolc vállalkozásainál gyakori, hogy a szolgáltatás helyi ügyfelekre épül, de az adatkezelés már online történik. Időpontfoglaló rendszer, közösségi oldalas üzenetek, Google űrlap, számlázóprogram és hírlevél egyszerre jelenhet meg egy kis cég működésében. A dokumentumnak ezt a vegyes helyzetet kell lekövetnie, nem azt, hogy a vállalkozás helyben vagy távolról szolgál ki ügyfeleket.

A Qjob.hu felületén akkor érdemes ajánlatot kérni, ha a megrendelő röviden meg tudja írni, milyen vállalkozásról van szó, van e weboldal, kezel e ügyféladatbázist, küld e hírlevelet, van e alkalmazott, és kell e meglévő szabályzat javítása. Így a szakemberek nem ugyanarra az általános csomagra adnak árat, hanem a tényleges feladatra.

Tipikus hibák adatvédelmi szabályzatnál

Gyakori hiba a túl széles jogalap. A vállalkozás mindenre hozzájárulást ír, pedig sok esetben szerződés teljesítése, jogi kötelezettség vagy jogos érdek lehet a megfelelő alap. Másik tipikus probléma, hogy a megőrzési idő helyén homályos szöveg áll, például ameddig szükséges. Ez nem segíti az ügyfelet, és belső működésre sem ad kapaszkodót.

Szintén kockázatos, ha a szabályzat nem nevezi meg a külső szolgáltatókat. Tárhely, könyvelő, hírlevélküldő, fizetési szolgáltató, futár, ügyfélkezelő rendszer mind lehet adatfeldolgozó. A másolt dokumentumokból ezek gyakran hiányoznak, vagy olyan cégek maradnak bennük, amelyeket a vállalkozás soha nem használt.

A harmadik visszatérő gond a weboldali szöveg és a valós működés eltérése. A honlap azt írja, hogy az adatok törölhetők, de a cég nem tudja, hol vannak tárolva. A tájékoztató azt állítja, hogy nincs hírlevél, közben a feliratkozókat külön táblázatban gyűjtik. A Gdpr szabályzat készítés lényege éppen az, hogy ezek az ellentmondások még a panasz előtt kiderüljenek.

Normális munkafolyamat és átadás

Egy korrekt folyamat általában rövid felméréssel indul. A szakember kérdéssort küld, bekéri a weboldalt és a használt rendszerek listáját, majd jelzi, milyen dokumentumokra van szükség. Ezután készülhet adatkezelési tájékoztató, belső szabályzat, sütikezelési szöveg, adattovábbítási lista, incidenskezelési eljárás vagy adatfeldolgozói szerződésminta.

Az átadás akkor jó, ha a megrendelő nem csak egy hosszú fájlt kap, hanem rövid magyarázatot is arról, hova kell kitenni a szöveget, mit kell frissíteni a honlapon, mit kell aláíratni, és mely pontokat kell később módosítani, ha új rendszer kerül be. A GDPR dokumentáció nem egyszeri díszlet. Akkor marad használható, ha a vállalkozás változásakor frissítik.