Titkárnők Nyíregyházán: Vélemények és kedvező árak

Titkárnő

A Titkárnő akkor hasznos, amikor a mindennapi ügyek szétesnek, és már nem a feladat nehéz, hanem a szervezés hiánya.

Magánemberként is jönnek olyan időszakok, amikor túl sok a papír, túl sok az időpont, és túl sok az apró hívás. És közben ott a munka, a család, a javítások, a hivatal. Ilyenkor egy titkárnő jellegű segítség nem luxus, hanem egyszerű tehermentesítés. Én személy szerint azt szeretem, amikor a teendők nem a fejemben keringenek, hanem le vannak írva, és van következő lépés.

Nyíregyháza környékén is egyre gyakoribb, hogy valaki nem céges asszisztenst keres, hanem rugalmas adminisztrációt saját ügyekhez. Ezen a felületen a magánmegbízásoknál sokféle háttérből jönnek az emberek, van köztük irodai segítő, ügyintéző, adminisztrátor. A lényeg a megbízható rutin.

Titkárnői segítség magánügyekben

A legtöbb feladat kicsi, mégis időt visz. Egy titkárnő tudja összefogni őket úgy, hogy ne maradjon el semmi.

Szerintem az a jó, ha a munka elején tisztázott, mi az, amit ön intéz, és mi az, amit átad. Sok vita abból lesz, hogy valaki hallgatólagosan feltételezi, a másik majd kitalálja. A megbízás elején jobb kimondani, mi számít sürgősnek, és mi várhat. És igen, néha az is feladat, hogy nemet mondjunk egy felesleges körre.

• telefonhívások előkészítése, rövid jegyzetek
• időpontkérés és emlékeztetők
• iratok rendszerezése és ellenőrző lista
• számlák, díjak, határidők követése
• egyszerű adatbevitel, névjegyek rendbetétele

Sok magánügyben az asszisztens munka nem látványos. De a nap végén az számít, hogy nem marad el a lemondás, a befizetés, a bejelentés. Én a saját életemben is azt tapasztaltam, hogy a kisebb mulasztások kerülnek a legtöbbe, mert később kell javítani őket.

Ügyintézés és időpontok kezelése

Az ügyintézésnél a legnagyobb gond általában az információhiány. Melyik ügyfélszolgálatot kell hívni, milyen adat kell, mi a következő határidő. Egy gyakorlott ügyintéző gyorsan összeszedi, és megkíméli attól, hogy háromszor ugyanazt elmondja.

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy a teendőket naptár nélkül intézik. Aztán amikor jön a váratlan, felborul minden. Én jobban szeretem a egyszerű rendszert. Egy közös naptár, egy feladatlista, és egy rövid heti áttekintés. Nem kell bonyolítani. De legyen ritmusa.

Volt egy eset, amikor egy ügyfél Nyíregyháza belvárosában két külön időpontra kapott behívót ugyanarra a napra. Nem rosszindulatból, csak szétszórtságból. A titkárnői támogatás abban segített, hogy a leveleket egy helyre gyűjtöttük, és a naptárba azonnal bekerült minden. Később azt mondta, a legjobb az volt, hogy nem kellett magyarázkodnia senkinek, mert időben szóltunk és átszerveztük.

Levelezés és dokumentumok rendje

A levélváltás és a papírok kezelése sokszor idegesítő, mert apró figyelmet kér. De egy rosszul megírt kérés, vagy egy hiányzó melléklet napokat dobhat a folyamaton.

Én azt preferálom, hogy legyen egy egységes mappaszerkezet, és a fájlnevek legyenek rövidek. Dátum, téma, és kész. A túl hosszú nevek és a túl sok almappa csak lassít. A jó adminisztrátor nem a rendet díszíti, hanem fenntartja.

Ha postai levelek is vannak, érdemes heti két fix alkalmat kijelölni az átnézésre. Sok ügyfél azt várja, hogy minden azonnal megtörténik. De a valóságban az a fenntartható, ha van menetrend. És ha valami igazán sürgős, akkor külön jelölést kap. Ilyenkor a titkárnő tudja, mi az, ami tényleg fontos, és mi csak hangos.

Árak és mire elég a keret

Az árak általában óradíjhoz vagy kisebb csomagokhoz kötődnek. A Titkárnő feladatoknál a különbséget a fegyelem adja. Ha a megbízó összevissza küld adatokat, szétesik az idő. Ha egy helyen vannak az információk, gyorsan halad a munka.

Saját véleményem, hogy olcsóbban 12.000 ritkán lesz jó minőség, mert ennyiért sokan csak elintéznek valamit, de nem követik le, hogy tényleg lezárult. A középmezőny gyakran biztonságosabb, főleg ha több hétig kell együtt dolgozni. Én nem a legolcsóbbat keresem, hanem azt, aki pontosan visszajelez, és nem felejt.

A táblázat segít tájékozódni, de minden megbízás más. Ha Nyíregyháza területén helyszíni segítség kell, az utazás és az előkészítés is számít. Ha távoli adminisztráció elég, gyakran kevesebb a holtidő. És ha a feladatok jól vannak összefogva, az árak is kiszámíthatóbbak.

Megbízható titkárnő kiválasztása

A kiválasztásnál nekem a bizalom és a pontosság az első. Egy titkárnő sok apró adatot lát, és sokszor olyan dolgokat is, amiket nem szeretne szétszórni a világban. Ha valaki lazán kezeli a diszkréciót, az nálam kizáró ok.

Érdemes próbamunkával kezdeni. Egyetlen délután alatt kiderül, hogyan kérdez, mennyire figyel, és hogyan foglalja össze a teendőket. Én azt is figyelem, hogy mer e visszakérdezni. Aki mindent azonnal megígér, gyakran később csúszik.

Sok megbízó azt gondolja, a titkárnő dolga mindent megoldani. De a jó együttműködéshez önnek is adnia kell kapaszkodót. Egy közös cél, egy rövid prioritási sorrend, és az elérhetőségek egy helyen. Az asszisztens így nem találgat, hanem halad.

Qjob.hu oldalon egyszerűen össze lehet hasonlítani a tapasztalatot és a vállalt feladatokat. Utána itt már elég egy rövid üzenet, és gyorsan kiderül, hogy az adott adminisztrátor stílusa illik e az ön tempójához.

Ha jól választ, a titkárnői támogatás nem hangos, csak működik. És amikor jön egy váratlan ügy, már van rendszer, ami megtartja. Nekem ez a legnagyobb érték, mert a nyugalom nem attól lesz, hogy kevesebb a teendő, hanem attól, hogy kezelhető.