Pénzügyi ügyintézők Szegeden: Vélemények és kedvező árak

Pénzügyi ügyintéző magánügyekhez és kisvállalkozóknak

A Pénzügyi ügyintéző abban segít, hogy a számlák, befizetések, egyeztetések és pénzügyi iratok ne külön halmokban éljenek, hanem követhető rendben legyenek. Ez magánszemélynél is fontos lehet, nem csak cégnél. Egy lakáskiadás, öröklés utáni elszámolás, családi vállalkozás előkészítése vagy egyéni vállalkozói indulás gyorsan hoz olyan papírokat, amelyekkel sokan nem akarnak egyedül bajlódni. Szeged környékén gyakori kérés a bankszámlakivonatok rendezése, számlák átnézése, határidők figyelése és egyszerű kimutatások készítése.

A Qjob.hu felületén különböző önálló szakemberek vállalhatnak ilyen feladatokat. Nem egyetlen iroda szolgáltatásáról van szó. Ez akkor hasznos, ha valaki nem teljes könyvelést keres, hanem pénzügyi adminisztrációt, számlázási segítséget vagy előkészítést egy könyvelőnek. Szerintem ez a legjobb kiindulás akkor, ha a feladat még nem elég nagy egy állandó megbízáshoz, de már túl sok ahhoz, hogy esténként kapkodva rendezze az ember.

Pénzügyi adminisztráció napi feladatokra

A pénzügyi adminisztráció sok apró részletből áll. Bejövő és kimenő számlák ellenőrzése, teljesítési dátumok figyelése, átutalások listázása, nyugták rendszerezése, tartozások követése, házipénztár jellegű feljegyzések rendbetétele. Ezek nem mindig bonyolult szakmai döntések, de pont emiatt könnyű alábecsülni őket. Sok hiba nem azért történik, mert valaki nem ért a számokhoz, hanem azért, mert nincs egy tiszta rendszer.

Sokan azt gondolják, hogy elég mindent egy mappába menteni. Ez gyakori hiba. Később nem látszik, melyik tétel lett kifizetve, melyik számla hiányos, melyik bizonylat tartozik egy adott hónaphoz. Egy pénzügyi asszisztens vagy pénzügyi adminisztrátor ilyenkor nem csodát tesz, hanem rendet rak. És a rend itt pénzt ér, mert kevesebb az elcsúszott határidő és kevesebb az ideges telefon a könyvelővel.

Magánügyfeleknél gyakori a bérbeadásból származó bevételek követése, közös költségek kimutatása, családi kölcsönök visszafizetésének nyilvántartása vagy pályázati elszámoláshoz szükséges iratok előkészítése. Kisvállalkozóknál már megjelenik a számlázó program, a vevői tartozáslista, az online banki kivonat és a havi összesítő. Ilyenkor a számlázási ügyintéző munkája közvetlenül tehermentesíti a tulajdonost.

Árak és elszámolási módok

A Pénzügyi ügyintéző díja attól függ, mennyi iratot kell átnézni, mennyire sürgős a munka, kell e személyes egyeztetés, és mennyire hiányosak a dokumentumok. Egy rendezett, előre összegyűjtött anyag olcsóbb. Egy több hónapja halogatott, vegyes mappából és fényképezett blokkokból álló csomag drágább. Ez nem büntetés, hanem idő. A szakembernek előbb szét kell válogatnia, mit is lát.

Olcsóbban 10.000 forint alatt ritkán lesz minőségi munka, ha nem csak néhány bizonylat átnézéséről van szó. Lehet szerencse, de tapasztalatom szerint a túl alacsony díj sokszor azt jelenti, hogy a részletekre nem jut idő. Én inkább olyan szakembert választanék, aki előre megkérdezi a tételek számát, a határidőt és azt, milyen formában vannak az iratok. Ez száraz kérdésnek tűnik, mégis ebből látszik, hogy érti a munkát.

Megfelelő pénzügyi ügyintéző kiválasztása

A megfelelő pénzügyi ügyintéző nem csak adatot rögzít. Kérdez. Meg akarja érteni, mi a cél. Más a feladat, ha a könyvelőnek kell tiszta anyagot átadni, és más, ha egy családi költségvetés átláthatósága a cél. Jó jel, ha a szakember külön kezeli a banki tételeket, a számlákat, a szerződéseket és az adózáshoz kapcsolódó iratokat. Rossz jel, ha már az első üzenetben fix árat mond úgy, hogy nem látta a mennyiséget.

Érdemes rákérdezni a tapasztalatra. Dolgozott e számlázóprogrammal, kezelt e online banki kivonatot, készített e havi pénzügyi összesítőt, látott e már bérbeadási vagy egyéni vállalkozói anyagot. Nem kell mindenkinek mérlegképes könyvelőnek lennie, de fontos tudni, hol van a határ. A pénzügyi asszisztens előkészít, rendszerez, egyeztet és kimutatást készít. Adótanácsot vagy könyvelői felelősségű döntést csak megfelelő jogosultsággal szabad vállalni.

Volt eset, amikor egy ügyfél három hónapnyi számlát küldött át vegyesen, képekkel, letöltésekkel és régi levelekkel. Azt hitte, egy délután alatt kész lesz. A szakember először listát készített a hiányokról, majd külön bontotta a fizetett és a még nyitott tételeket. A végén kiderült, hogy két vevői utalás nem érkezett meg, pedig a tulajdonos már lezártnak gondolta. Nem látványos történet, de pont ilyen helyzetekben hasznos a pénzügyi adminisztrátor.

Szegedi ügyintézés és környékbeli feladatok

Szeged területén a személyes átadás még mindig sok ügyfélnél fontos. Belváros, Újszeged, Rókus, Móraváros, Tarján és Alsóváros esetén könnyebb egyeztetni, ha papíralapú iratok is vannak. Aki viszont már mindent digitálisan tárol, annak a távolság kevésbé számít. Algyő, Deszk, Sándorfalva vagy Hódmezővásárhely felől is működhet az online iratátadás, ha a fájlnevek és a mappák rendben vannak.

A helyismeret néha apróságokon múlik. Például egy helyi bérleti szerződéshez tartozó közüzemi elszámolás, társasházi díj vagy önkormányzati határidő könnyebben értelmezhető annak, aki ismeri a környék gyakorlatát. Ez nem azt jelenti, hogy csak helyi szakember dolgozhat jól. De amikor sok papír keveredik, Szeged neve nem csak cím a dokumentumon, hanem támpont is lehet.

Online munkánál fontos a biztonságos fájlátadás. Ne küldjön minden iratot rendezetlenül több üzenetben. Jobb egy mappaszerkezet hónapok szerint, külön számlák, banki kivonatok, szerződések és egyéb iratok. Ez a szakember idejét is csökkenti. A díj gyakran emiatt lesz kedvezőbb, nem alkudozás miatt.

Előkészítés könyveléshez és számlázáshoz

A Pénzügyi ügyintéző sokszor a könyvelő előtti lépcső. A könyvelő akkor tud gyorsan dolgozni, ha az anyag teljes, olvasható és időrendben van. Ha hiányzik egy számla, nincs meg a teljesítési igazolás, vagy a banki tételhez nem tartozik bizonylat, akkor a munka megakad. Ilyenkor a könyvelő kérdez, az ügyfél keresgél, és mindenki veszít időt.

A jó előkészítés nem bonyolult, de következetes. Minden hónapnak legyen saját mappája. A bevételek és kiadások külön legyenek. A banki kivonat ne csak letöltve legyen, hanem ellenőrizve is. A készpénzes tételekhez legyen meg a bizonylat. Ha van számlázóprogram, akkor az exportált lista egyezzen a tényleges számlákkal. Sok vállalkozó itt csúszik el. Azt hiszi, hogy a program mindent megold helyette, de a hibás adatot a program is hibásan kezeli.

Magánszemélynél hasonló a helyzet, csak más nevekkel. Lakáskiadásnál bevételi lista kell, költségbizonylatokkal. Családi elszámolásnál átlátható táblázat. Hagyatéki vagy nagyobb értékű adásvétel után sokszor külön kell gyűjteni a szerződéseket és befizetéseket. Egy számlázási ügyintéző vagy pénzügyi adminisztrátor ebben segít, de a végső döntéseket nem veszi át az ügyféltől. Ez így van rendben.

Én azt tartom jó együttműködésnek, amikor az ügyfél nem csak leadja az anyagot, hanem röviden elmondja, mit szeretne látni a végén. Elég egy tartozáslista, vagy kell havi összesítő is. Csak rendrakás a cél, vagy könyvelőnek megy tovább az anyag. Ezek a kérdések egyszerűek. Mégis ettől lesz pontosabb a munka, és kevesebb lesz a félreértés.