Projekt dokumentáció készítése a belépő csoport számára

Projekt dokumentáció online feladathoz

A projekt dokumentáció akkor jó, ha egy külső szakember is pontosan érti belőle, mit kell elkészíteni, milyen határidővel, milyen formában és milyen elvárt eredménnyel. Magánmegrendelőként ez különösen fontos, mert távoli együttműködésnél nincs helye sok körös találgatásnak. A legtöbben azért keresnek ilyen szolgáltatást, mert fejben már összeállt az elképzelés, de abból még nem lett rendezett, átadható anyag. És innen jön a legtöbb csúszás. Tapasztalatom szerint a projekt dokumentáció nem csak leírás, hanem rend a káosz helyén. Segít abban, hogy a feladat ne útközben változzon valami teljesen mássá.

Online munkánál a megrendelőnek általában nem cégre van szüksége, hanem egy olyan szabadúszóra, aki képes összeszedni az igényeket, kérdezni, rendszerezni, majd világos anyagot készíteni. Ez lehet webes fejlesztési leírás, alkalmazás funkciólista, folyamatleírás, képernyőlista, átadási rend, tesztelési szempont vagy egyszerűbb megvalósítási dokumentum. Én azt látom, hogy a magánügyfelek nagy része nem hosszú, díszes anyagot akar. Hanem olyat, amit egy fejlesztő, tervező vagy más kivitelező azonnal használni tud. A Qjob.hu oldalán ezért sokan nem pusztán írót keresnek, hanem olyan szakembert, aki érti a feladat mögötti gyakorlati célt is.

Projekt dokumentáció tartalma

Egy használható anyag általában több blokkból áll. Először tisztázza a célt. Mit kell elérni és mi nem része a feladatnak. Ez után jön a funkciók, lépések, szereplők és elvárt kimenetek leírása. Ha digitális szolgáltatásról van szó, akkor külön helyet kapnak a képernyők, az űrlapok, a folyamatok, a jogosultságok és a hibakezelés. Ha tartalom vagy kreatív projekt készül, akkor a dokumentum gyakran briefet, szerkezeti javaslatot, formátumot, leadási rendet és javítási szabályt is tartalmaz.

Szerintem itt egy dolgot érdemes nagyon komolyan venni. A jó dokumentum nem attól jó, hogy hosszú. Attól jó, hogy nincs benne homályos rész. A túl általános mondatokból rendszeresen félreértés lesz. Ilyen például az, hogy legyen modern, legyen gyors, legyen letisztult, legyen profi. Ezek önmagukban semmit nem mondanak annak, aki a munkát elvégzi. Sokkal többet ér egy rövid, de konkrét leírás arról, mit kell tudnia az oldalnak, milyen állományban kell átadni az anyagot, hogyan történik a javítás, és mi számít kész állapotnak.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél azt hitte, hogy nála minden világos. Küldött néhány üzenetet, két képernyőfotót és egy rövid hangjegyzetet. A feladat mégis háromszor futott neki, mert nem derült ki, melyik funkció az elsődleges, mi az elvárt sorrend, és ki fogja használni a kész eredményt. Amikor ebből végül készült rendes projektleírás, a munka hirtelen gyorsabb lett. Nem azért, mert jobb lett a hangulat, hanem mert végre eltűnt a bizonytalanság.

Projekt dokumentáció árak

A projekt dokumentáció díja többnyire attól függ, mennyi nyers anyag áll rendelkezésre, mennyire kell a szakembernek feltárnia a részleteket, és milyen mélységig kell kidolgozni a dokumentumot. Más árkategória egy rövid brief rendbetétele, és más egy teljes funkcionális leírás, amelyet később fejlesztő vagy kivitelező is használni fog. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Ilyenkor a dokumentum látszólag kész, de tele van nyitott kérdésekkel, következetlen részekkel és hiányzó döntésekkel.

Ezek reális sávok magánmegrendelői munkákhoz. Az ár felfelé mozdulhat, ha kevés a kiinduló információ, sok az érintett fél, vagy a szabadúszónak külön kell összegyűjtenie az igényeket több beszélgetésből. Én azt látom, hogy ott szokott megcsúszni a költség, ahol a megrendelő nem tudja eldönteni, egyszerű összefoglalót szeretne vagy már szinte teljes megvalósítási anyagot vár.

Szabadúszó szakember kiválasztása

Amikor dokumentáció készítésére keresel szabadúszót, először ne a legolcsóbb ajánlatot nézd meg. Inkább azt figyeld, hogyan kérdez. Egy jó szakember már az első üzenetben rákérdez a célra, a terjedelemre, a felhasználóra, a határidőre és arra is, ki fog a dokumentumból dolgozni. Ez azért fontos, mert másként kell megírni egy anyagot saját használatra, és másként akkor, ha azt egy fejlesztő, designer vagy külső kivitelező fogja követni.

Nézd meg azt is, mennyire tud rendszerezni. Küld-e vázlatot. Javasol-e szerkezetet. Képes-e különválasztani a kötelező részeket az opcionálisaktól. A dokumentációk írásában az a furcsa, hogy a szakmai tudás önmagában nem elég. Kell hozzá szerkesztési fegyelem, logika és nyelvi pontosság is. Szerintem akkor lehet nyugodtan rábízni a munkát valakire, ha a kommunikációjából már az elején látszik, hogy rendben tartja az információt.

Sokan ott hibáznak, hogy olyan embert választanak, aki jól ír, de nem kérdez eleget. Mások meg olyat, aki ért a témához, de zavarosan fogalmaz. Távoli munkánál mindkettő gond. A jó szakember nem feltételez, hanem pontosít. És nem csak mondatokat gyárt, hanem döntési helyzeteket is tisztáz.

Projekt dokumentáció menete és határidői

Az online munkafolyamat akkor működik jól, ha eleve szakaszokra van bontva. Először jön az anyagok összegyűjtése. Ez lehet meglévő jegyzet, üzenetváltás, vázlat, képernyőkép, hanganyag vagy korábbi verzió. Utána következik egy feltáró egyeztetés, ahol a szakember összerakja a valódi feladatot. Ezután készül egy első szerkezeti változat, amely még nem végleges szöveg, hanem egy rendezett váz. Ha ezt a megrendelő jóváhagyja, indul a kidolgozás.

Tapasztalatom szerint a legtöbb magánprojekt 2 naptól 10 napig terjedő idő alatt elkészülhet, ha a megrendelő gyorsan reagál. Egyszerű brief vagy rövidebb leírás akár egy-két napon belül is megvan. Részletesebb projektleírásnál viszont kell idő az ellenőrzésre és a hiányzó pontok tisztázására. Én azt látom, hogy az irreálisan gyors határidő ritkán előny. Ha valaki azonnal kész anyagot ígér feltárás nélkül, abból sokszor csak újabb javítás lesz.

Az átadás formája is fontos. Kérdés, hogy szerkeszthető dokumentum kell-e, vagy végleges változat. Kell-e külön ellenőrző lista. Szükség van-e rövid összefoglalóra a dokumentum elején. És ki fogja használni a kész anyagot. Ezeket az elején érdemes tisztázni, mert a végeredmény használhatósága ezen múlik. Egy jó projektleírás nem csak olvasható, hanem továbbadható is.

Projekt dokumentáció hibák és tipikus félreértések

A leggyakoribb hiba az, hogy a megrendelő maga is keveri az ötletet a végleges feladattal. Van egy elképzelése, de közben azt várja, hogy a szakember találja ki helyette a részleteket. Ezzel nincs gond, csak ezt ki kell mondani. Mert ha a megbízás szerint dokumentálni kell, de valójában tervezni is kellene, akkor teljesen más munkaóráról és díjról beszélünk. Sokan ezt túl későn veszik észre.

A másik tipikus hiba a túl sok rejtett feltétel. Ilyenkor a megrendelő csak a munka közben említi meg, hogy legyen mobilbarát, legyen többféle jogosultság, később bővíthető legyen, vagy éppen külső rendszerhez kapcsolódjon. Ezek nem apróságok. Ezek a dokumentáció szerkezetét is megváltoztatják. Szerintem a félreértések jó része abból ered, hogy az emberek természetesnek vesznek olyan részleteket, amelyek a másik fél számára egyáltalán nem maguktól értetődők.

És van még egy probléma. Sokan a kész anyagtól azt várják, hogy minden döntést kiváltson. Ez ritkán működik. A projekt dokumentáció feladata inkább az, hogy rögzítse a döntéseket és láthatóvá tegye a nyitott pontokat. Nem helyettesíti a gondolkodást. De nagyon sok felesleges vitát megelőz.

Projekt dokumentáció eredménye és gyakorlati haszna

Ha az anyag rendesen össze van rakva, a további munka sokkal nyugodtabb lesz. Könnyebb ajánlatot kérni rá, könnyebb összehasonlítani a kivitelezőket, és egyszerűbb számon kérni az eredményt is. Magánmegrendelőként ez óriási előny. Nem kell minden beszélgetésben újra elmagyarázni ugyanazt. Elég elküldeni a rendezett leírást, és abból már látni lehet a feladat kereteit.

Én azt látom, hogy a jól elkészített dokumentum értéke nem csak az elkészítés pillanatában látszik meg. Hanem később, amikor módosítani kell valamit, új embert kell bevonni, vagy ellenőrizni kell, hogy a kész eredmény valóban azt tudja-e, amiben megállapodtatok. Itt derül ki, hogy a projekt dokumentáció nem adminisztratív teher volt, hanem egy nagyon is gyakorlati eszköz.

Ha tehát online feladathoz keresel szabadúszót, akkor nem elég annyit kérni, hogy írja le a projektet. A jó eredményhez rendezett cél, tiszta határidő, egyértelmű átadási forma és követhető szerkezet kell. Ha ez megvan, a dokumentum nem csak papírmunka lesz, hanem valódi alap a további munkához.