Légy esküvőszervező, és járj a munkába úgy, mintha minden nap ünnep lenne

Mielőtt esküvőszervezőként kezdett dolgozni, Julianna ügyvédasszisztensként, jogi tanácsadóként és tisztviselőként dolgozott a minisztériumban

Ha egy problémára keresel megoldást, akkor tegyél közzé egy feladatot és válaszd ki a legjobb szakembert a beérkezett ajánlatokból!
Rendelj szolgáltatást a Qjob.hu szakembereitől

Hozz létre egy feladatot

Miért is van szüksége valakinek esküvőszervezőre?

A szervező amolyan központi alakja az esküvőnek, akinél minden szál összefut. Ő gondoskodik arról, hogy a megrendelt eszközök és szolgáltatások időben megérkezzenek az esküvőre, mindenki jól érezze magát, és az ünnep végeztével mindannyian a saját ágyukban ébredjenek, ne pedig a kórházban.

Az esküvő grandiózus esemény: művészek, szakácsok és pincérek, cukrászok, virágkötők, dekoratőrök, sofőrök, pirotechnikusok, biztonsági őrök, kaszkadőrök, hintók, lovak, ásó, kapa, nagyharang, és további szakemberek vesznek részt benne. Első lépésként meg kell találni, ki kell választani őket, összehangolni a munkájukat, megállapodni a költségekről, jóvá kell hagyatni a koncepciót, össze kell állítani a programot, végül megbeszélni mindezt a nagy nap helyszínén. És mindezt a menyasszony, a vőlegény és persze az örömszülők elképzelései szerint.

Gyakran lemondják a helyszínt az utolsó pillanatban, a zenészek megbetegszenek, a hintóval elszalad a ló, a cukrász kutyája pedig megeszi a tortát. Ilyenkor újra kell kezdeni a szervezést két órával a ceremónia kezdete előtt.

Az esküvő napján meg kell bizonyosodni arról, hogy mindenki a megfelelő helyszínre érkezett ki, nem pedig a város túlvégén tartott másik lagziba. Ellenőrizni kell a dekoráció rögzítését, hogy az senkire ne boruljon rá, emellett átnézni a virágokat, ellenőrizni az olajszintet a generátorban, elhessegetni a felhőket, repülősót lökni az anyósnak, megnyugtatni a vőlegény ejtőernyős barátját, és helikoptert küldetni a menyasszonyért, mert a városban dugó van, és sehogy sem tud elindulni otthonról.

Ezeket a feladatokat maga az ifjú pár is elvégezheti, de ebben az esetben nagy projekt szervezésére vállalkoznak, ahol helyben kell megoldani a problémákat. Ez nem lehetetlen, csak sok kellemetlenséggel jár. A vőlegény az esküvő egész napján pénzt osztogat borítékban az előadóművészeknek, a menyasszony a virágossal veszekszik, miközben a hattyús jégszobor a forgalmi dugó kellős közepén olvadozik a város túlsó oldalán.

Ha az esküvő nagyszabású, vagy az ifjú pár egyszerűen nem akar ezzel bajlódni, akkor a Qjob.hu honlapján kereshetnek megfelelő rendezvényszervezőt. Egy ilyen szakember előkészíti és megszervezi az esküvőt, valamint irányítja azt a nagy napon. Az ifjú házasok már csak az ünnepélyre érkeznek, a szervező pedig koordinálja a vállalkozókat, mindenkinek fizet, és megoldja a problémákat.

A piac

A szervezők egy része egyénileg dolgozik, és ismerőseik révén találnak ügyfeleket. Mások ügynökségeket nyitnak, ahol több szervezővel dolgoznak együtt. Egyes ügynökségek kimondottan esküvőkre szakosodtak, mások bármilyen rendezvény megszervezésével foglalkoznak, legyen az évforduló, gyerekzsúr vagy konferencia.

Az ügynökségek mellett egyéb alvállalkozók is képviseltetik magukat: dekoratőrök, virágkereskedők, cukrászok, éttermek és vendéglátók, művészek és ceremóniamesterek, fotósok és operatőrök. Elérhetők logisztikára specializálódott cégek, vagy akik csak járműveket adnak bérbe. Vannak továbbá olyanok, akik fényt és hangot szolgáltatnak, takarítást vállalnak, biztonságért felelnek, flash mob-ot szerveznek, vagy profi pirotechnikával foglalkoznak. Ezek az alvállalkozók rendszerint egyszerre szolgálják ki a különböző piaci igényeket és eseményeket, pl. koncerteket, esküvőket, fotózásokat vagy bármi egyebet.

A Qjob.hu-n regisztrált rendezvényszervezőnek egyik fő feladata, hogy megbízható vállalkozókat gyűjtsön maga köré, akiket gyorsan be tud mutatni az ügyfeleknek. Például, ha a vőlegénynek lóháton kell megjelennie a ceremónián, akkor a szervezőnek olyan vállalkozóval kell rendelkeznie, aki ezt biztosítani tudja.

A jó szervező azt is tudja, hogy melyik ceremóniamester mennyit ihat, melyik stylist felelne meg a menyasszonynak, mennyibe kerülnek a papírrózsák a különböző dekoratőröknél, és hogy melyik fényképészhez kell fordulni minőségi fotózásért.

A szervező egy amolyan karmester az ünnepek piacán: tudja, ki mennyibe kerül, kivel hogyan kell tárgyalni, s kit kivel lehet kombinálni.

A piszkos anyagiak

Egy év leforgása alatt Julianna 15 esküvőt szervezett, amelyek költségvetése 800 ezer és 4 millió forint között mozgott. A 4 milliós költségű esküvőt 6 hónapon keresztül szervezte, és 1 milliós honoráriumot kapott érte. Ez az összeg két részből állt: az ifjú házasok fizetségéből és a vállalkozóktól kapott jutalékból.

Julianna az első találkozás alkalmával egyezteti saját munkadíját az ügyfelekkel. Ez az esküvő általános becsült értékének részét képezi. Például, ha az ügyfelek 1 200 000 Ft-ot hajlandók költeni az ünnepségre, akkor azonnal felvázol egy hozzávetőleges szolgáltatási csomagot, amelybe belefoglalja a saját jutalékát, ami 300 000 Ft. Az ifjú házasok nem fognak többet költeni a megbeszélt összegnél – ez az esküvőszervezővel való együttműködés fő előnye.

Julianna 1 millió forintot kapott egy esküvő megszervezéséért, melynek összköltsége 4 millió forint volt

A Qjob használata a szervező jövedelmének alapját képezi. Ennek mértéke a régiótól és a tárgyalókészségtől függ, átlagosan a vállalkozó bevételeinek 20-30%-a. Tulajdonképpen ez a szakember hálája a szervező számára, aki elhívta őt a rendezvényeire. Természetesen az ügyfelek maguk is megtalálhatják az alvállalkozókat, de mivel nem jártasak a piacon, könnyen belefuthatnak egy kontárba, elrontva ezzel a saját ünnepüket.

Az esküvőszervező számára fontos, hogy beleférjen a költségvetésbe, és az elvárt eredményt kapja, ezért érdemes alapos keresést végezni a Qjob.hu-n. Amikor Juliannának végre összeállt a csapata, a jövedelme is növekedésnek indult. Például egy 800 ezer forint költségvetésű esküvőért Julianna 200 ezer forintot kapott, melyből az ifjú házasok csak 50 ezer forintot fizettek neki. Ezen esküvő megszervezésére a Qjob.hu-n keresztül kapott felkérést.

Meg tudná-e szervezni a saját esküvőjét anélkül, hogy beleőrülne?

Julianna csak most kezdi karrierét a Qjob-on, ezért bármilyen megrendelést elvállal, legyen szó 100 000 forintos költségvetésű esküvő megszervezéséről. Ha az ifjú pár történetesen kettesben akarja eltölteni ezt a napot – elmenni az anyakönyvvezetőhöz és megvacsorázni egy étteremben —, Julianna tud egy helyet, ahol élőzene gondoskodik a kellemes hangulatról. Másfél órás munkával 15 000 forintot fog keresni.

Az ifjú házasok gyakran különleges dekorációt szeretnének a nagy napon. Ennek elkészítésére alkalmas vállalkozókat nem is olyan egyszerű találni.

Alapvető készségek

Külső szemlélő számára az esküvő habos-babos, felhőtlen élvezet. A valóságban viszont aggodalommal teli és káromkodásokkal tarkított feladat. A jó esküvőszervező ezt tudomásul veszi.

Esküvőszervezői készségek

Úgy tartják, hogy az esküvőszervezői üzlet a kreatív emberek szakmája. Julianna viszont meg van győződve arról, hogy ez csak kis részben igaz. Az esküvő elsősorban logisztika, papírmunka, becslések és problémamegoldás.

Amíg a vendégek szórakoznak, Julianna az emeletek között rohangál, és utasításokat osztogat.

Elővigyázatosság

Az esküvőszervezőnek emlékeznie kell minden apróságra, és felkészülni a váratlan helyzetekre. Ha Julianna szabadtéri esküvőt szervez, mindenképpen van nála néhány esernyő, pléd és hősugárzó. Ha az ifjú pár egy különleges dátumot szeretne választani az egybekelésre, mint a 2021.12.02, minden erejével azon lesz, hogy lebeszélje őket erről. Az ilyen napokon a helyszínek, a fotósok és a ceremóniamesterek többszörösére emelik az áraikat, és az anyakönyvi hivatalban bolondok háza van.

Julianna egyszer egy rangos jachtklubban rendezett esküvőt. Hirtelen kiderült, hogy a közelben nincsenek szemeteskukák, és a zsákokat csak úgy ledobálják a hátsó udvarban. Annak érdekében, hogy a vendégek ne botoljanak bele véletlenül egy ilyen szeméthegybe, Julianna gyorsan közzétett egy feladatot a Qjob.hu-n, és saját zsebéből fizette a hulladék elszállításának 8000 forintos díját.

Fegyelem és többrétű képességek

A tapasztalt szervező egy hét alatt leszervezhet egy hagyományos esküvőt, egzotikus kívánságok nélkül. Az összetettebb fogadásokra néhány hónap munkája szükségeltetik. Julianna egyszerre akár 5 eseménnyel tud foglalkozni: míg egyvalakivel tanulmányozzák a költségvetést, másokkal kiválasztja a megfelelő helyszínt, és közben lefoglalja a dekoratőröket a harmadik projekt számára.

Az ördög a részletekben rejlik

A szervezőnek személyesen kell ellenőriznie az asztalok megfelelő elrendezését a teremben, a felszerelés elhelyezését, valamint hogy a DJ öltözete megfelel-e a dress code-nak.Sőt, még azt is, hogy az összes körte világít-e a csillárokban. A részletekben rejlik a helyiség ünnepi hangulata.

Az emberek iránti szeretet

Az ifjú párral néhány hónapnyi egyeztetésre lehet számítani, amely idő alatt figyelembe kell venni a kívánságaikat. Valószínűleg ezen idő alatt a menyasszonynak lesz ideje néhányszor teljesen megváltoztatni a koncepciót, és mindenért a szervezőt okolni. Ebbe egész egyszerűen bele kell törődni: az esküvő hatalmas stressz az ifjú pár számára. Julianna állítja, hogy a projekt végére annyira közel kerül az ügyfelekhez, hogy jobban örül az eredmény okozta szívből jövő mosolyuknak, mint magának a fizetségnek.

Erős idegzet

A nagy napon általában a legjobban szervezett ünnep is összedőlni látszik: a ceremóniamester az utolsó percben felmond, a művészek 3 óra késéssel érkeznek, a buszsofőr lerészegedik. A szervezőnek akkor is nyugalmat kell árasztania az ifjú pár felé, ha a színfalak mögött az ittas pincérek parázsló nyársakkal párbajoznak. A koszorúslány megmentése a bagoly támadásától szintén az esküvőszervező kötelessége.

A szakma hátrányai

Az esküvőszervezői szakmát könnyű elkezdeni, de ugyanolyan könnyű csalódni is benne. Érdemes előre tisztában lenni a hátrányokkal.

Szezonalitás. A főszezon májusban kezdődik és szeptember végéig tart. Ebben az időszakban az esküvőszervező megállás nélkül dolgozik. Minden hétvégére jut egy esküvő, hétköznap pedig el kell intézni az utolsó simításokat.

November az ínséges hónap. Ekkor már elkezd havazni, de ez nem elegendő egy mesebeli téli esküvőhöz. Ebben az időszakban a szilveszteri vállalati partik jelentik a megváltást. Február és március a nagyböjt ideje, ekkor kevesebb a nagyszabású rendezvény. Az esküvőszervezők ilyenkor vakációznak a tengerparton.

Felelősség. A fényképész munkájának eredménye a szép fotó, a cukrászé a finom torta. Julianna pedig az esküvö egészét szavatolja. Ha a fotós vagy a cukrász nem felel meg az elvárásoknak, a szervező tehet róla, hiszen ő választotta ezeket a szakembereket, tehát kezességet kell vállalnia értük.

Az ügyfelekkel való tárgyalások során Julianna teljes komolysággal áll a munkájához.

Az ittas vendégek. A szükséges alkoholmennyiség helyes kiszámítása szintén az esküvőszervező feladata. De bárhogy is igyekszik ezzel az ember, mindig lesznek olyan vendégek, akik lerészegednek. Juliannának sokszor kellett felnőtt, komoly embereket lenyugtatni, akik székekkel dobálóztak vagy berendezést törtek.

Részeg VIP vendégek. Az esküvő nem egy olcsó mulatság, és az ügyfelek között gazdag és befolyásos szülők gyerekei is akadnak. Maguk a gyerekek még a kisebbik baj, ám a szüleikkel és azok vendégeivel akadhatnak nehézségek. Az esküvőn részeg bűnözővel, tisztviselővel, ügyésszel vagy más befolyásos emberrel is találkozhatunk, akik státuszukból eredően fegyverrel is rendelkezhetnek.

Rutin. A színes eseménykavalkád a munkaidő mindössze 10%-át teszi ki. A maradék 90% pedig a napi rutin és stressz: folyamatos számítások és a költségvetés optimalizálása, tárgyalások az ügyfelekkel, vállalkozókkal és helyszínekkel. Azelőtt Julianna ügyvédként dolgozott, naphosszat az irodában ült, de még akkor sem volt ennyi papírmunkája.

A legtöbb energiát a végleges ütemterv egyeztetése veszi el az esküvő napján

A legnagyobb stresszt és fejfájást az esküvő napjának ütemterve okozza, hiszen ez nem egy szokványos napirend. Minél közelebb van az esküvő napja, annál több nem várt probléma kerül elő, melyet gyorsan meg kell oldani. Így az utolsó hetekben a szervező az ügyfelekkel 24 órás kapcsolatban van. A nagy napon Julianna utolsóként hagyja el a helyszínt, amikor leszedték az összes felszerelést, és már a takarítónő is hazament. Minden egyes projekt után néhány napot csak azzal tölt, hogy kialudja magát és regenerálódjon.

Régebben, a nagyobb kereset érdekében, Julianna két esküvőt is tartott zsinórban egymás után, például pénteken és szombaton. Amikor hajnali kettőkor hazatért, még készítette a következő projekt utolsó részleteit. Két vagy három órája maradt az alvásra, hiszen reggel 6-kor már az új helyszínen kellett lennie. Másnapra úgy nézett ki, mint egy kifacsart citrom, és nem bírt gondolkodni. Annak érdekében, hogy megőrizze hírnevét, Julianna úgy döntött, egy hétvégén csak egy esküvőt tart.

A stabilitás teljes hiánya. A szabadúszó vagy magánvállalkozó hétköznapi problémája: sose lehet biztos abban, hogy kap-e új megrendeléseket, és mennyit fog végül keresni.

Következtetések a szakmában eltöltött egy év után:

1. Az esküvőszervezői munka a szabadság és pénzügyi függetlenség érzését adja.
2. Az esküvőszervező egy menedzser, nem pedig művész.
3. A jó szervezőből idővel a legjobb szakember lesz a Qjob-on.
4. A legmotiválóbb azt látni, hogy a munkád eredménye örömet okoz másoknak.
5. Egy esküvő megszervezése nem ünnep. Az esküvő a menyasszony számára kell, hogy ünnep legyen, és a szervezőnek ezért keményen meg kell dolgoznia.

Ha te is szeretnél egyik blogbejegyzésünk hőse vagy szerzője szeretnél lenni, küldd el történetedet vagy ötletedet az info@qjob.hu címre.