Ki készít kulcsnyilvántartást pontosan és gyorsan Budapesten?

Amikor rájössz hogy nincs rend a kulcsaidban

Két éve keresett meg egy cég Budapest belvárosából. Kisebb irodaház tulajdonosai voltak és probléma merült fel. Egyik alkalmazott felmondott és nem adta vissza az összes kulcsot. De senki nem tudta pontosan hogy hány kulcs készült és ki kapott belőlük. Nem volt kulcsnyilvántartás.

Végül minden zárat cserélni kellett mert nem lehetett kizárni hogy valaki illetéktelen hozzáfér az épülethez. Közel négyszázezer forintba került. Utána azonnal készítettünk nekik rendszert ahol minden kulcs nyomon követhető.

A kulcsnyilvántartás készítés pontosan ezt akadályozza meg. Tudod ki kapott kulcsot mikor és milyen célra. Ha valaki visszaadja akkor azt rögzíted. Ha valaki elveszíti akkor pontosan tudod melyik zárat kell cserélni.

Legtöbb ember azt hiszi elég ha fejben tartja. De egy tíz kulcs felett ez már lehetetlen. Főleg ha többen használják az épületet vagy ha van fluktuáció a dolgozók között.

Gyakori hibák a kulcskezelésben

Első amit látok hogy az emberek egyáltalán nem számolják meg hány kulcsuk van. Készítenek egyet aztán egy másikat aztán még egyet. De nem írják fel. Aztán egyszer csak kiderül hogy valahol van még három kulcs de nem tudják kinél.

Második hiba hogy nem jelölik meg a kulcsokat. Minden kulcs ugyanúgy néz ki. Ha kiesik a zsebedből Budapest utcáján és valaki megtalálja akkor nem tudod melyik zárhoz tartozik. Vissza sem lehet adni mert nincs rajta semmi.

Harmadik probléma amikor nincs felelős személy. Mindenki kiad kulcsot akinek épp eszébe jut. A takarító kap egyet a karbantartó kap kettőt az új gyakornok is kap. De senki nem tartja nyilván.

Negyedik amikor nem kérik vissza a kulcsokat távozáskor. Az alkalmazott elmegy a kulcsot megtartja. Fél év múlva már eszébe sem jut visszaadni. De addigra bármi történhet.

Volt egy eset amikor egy cégnél betörtek. Erőszakos nyitás nélkül kulccsal nyitották ki az ajtót. Kiderült hogy egy régi munkatárs kulcsa elveszett de senki nem tudta róla mert nem volt nyilvántartás. Ha lett volna rendszer akkor azonnal cserélték volna a zárat.

Mit tartalmaz egy jó kulcsnyilvántartási rendszer

Alapvető elem a kulcsok egyedi azonosítása. Minden kulcsot meg kell számozni vagy kóddal ellátni. Lehet egyszerű sorszám vagy bonyolultabb rendszer de legyen valami.

Második a kiadási napló. Amikor valaki kap kulcsot azt rögzíteni kell. Ki kapta mikor milyen célból és meddig tarthatja meg. Ez lehet papír alapú füzet vagy elektronikus táblázat.

Harmadik a visszavételi igazolás. Amikor visszahozzák a kulcsot azt is dokumentálni kell. Így mindig tudod pontosan hány kulcs van kinn és kinél.

Negyedik a zárrendszer térképe. Fontos hogy tudd melyik kulcs melyik ajtót nyitja. Főleg ha összetett rendszered van ahol vannak főkulcsok és alkulcsok.

Ötödik a tartalék kulcsok nyilvántartása. Hol vannak elzárva ki férhet hozzájuk és mikor voltak utoljára leltározva.

Milyen rendszerek léteznek és mennyibe kerülnek

Személyes véleményem hogy 5000 forint alatt nincs értelme rendszert kialakítani. Vagy nem lesz átgondolt vagy nem tartalmaz minden szükséges elemet. Inkább adj 10-15 ezret és legyen rendesen dokumentálva minden.

A nagy elektronikus rendszerek drágák de nagy cégeknél megérik. Láttam már olyan helyet ahol hetven kulcs volt forgalomban és papír alapon követték. Kaotikus volt. Elektronikus rendszer bevezetése után minden átlátható lett.

Mire figyelj amikor kulcsnyilvántartást akarsz

Először is tisztázd mennyire komplex a rendszered. Ha csak három ajtód van Budapest egy lakásában akkor elég egy egyszerű füzet. De ha irodaház vagy több telephelyed van akkor professzionális megoldás kell.

Kérdezd meg a kulcsnyilvántartás szakértőtől hogy van-e tapasztalata a te ágazatodban. Más rendszer kell egy iskolának és más egy gyárnak. Mindenhol mások a biztonsági követelmények.

Fontos hogy a rendszer könnyen kezelhető legyen. Ha túl bonyolult akkor senki nem fogja használni. Az alkalmazottaknak egyszerűen kelljen tudni bejegyezni a kulcskiadást és visszavételt.

Garancia és támogatás is számít. Ha elektronikus rendszert választasz akkor legyen aki segít ha probléma van. Ne maradj egyedül egy nem működő szoftverrel.

Qjob.hu platformon keresztül találhatsz megbízható szakembert aki segít kialakítani a számodra megfelelő kulcsnyilvántartási rendszert. Látod az értékeléseket és az árakat is előre.

Lépésről lépésre a bevezetés

Első lépés a teljes leltár. Össze kell gyűjteni minden létező kulcsot. Meg kell számolni őket és dokumentálni kell hogy melyik zárhoz tartoznak. Ez időigényes de elengedhetetlen.

Második a kulcsok megjelölése. Mindegyikre egyedi azonosítót kell tenni. Lehet gravírozás lehet címke vagy speciális kulcsfej. Lényeg hogy megkülönböztethetők legyenek.

Harmadik a rendszer kiépítése. Akár papír akár elektronikus lényeg hogy működőképes legyen. Minden releváns adat szerepeljen benne.

Negyedik a szabályzat megírása. Ki jogosult kulcsot kiadni. Meddig lehet megtartani. Mi történik elvesztés esetén. Ezeket le kell fektetni írásban.

Ötödik az oktatás. A kulcsszakember vagy lakaros megtanítja a felelősöket hogy hogyan kell használni a rendszert. Fontos hogy mindenki értse a folyamatot.

Hatodlépés a rendszeres ellenőrzés. Havonta vagy negyedévente át kell nézni hogy minden kulcs a helyén van. Ha valami hiányzik azonnal intézkedni kell.

Amit a tapasztalat megtanított

Soha ne halogasd a kulcsnyilvántartás készítést. Minél tovább vársz annál nehezebb lesz rendbe tenni. Főleg ha közben folyamatosan készülnek új kulcsok és senki nem tartja számon őket.

Ne próbáld meg egyedül ha nincs hozzá tapasztalatod. Egy rossz rendszer rosszabb mint a semmi. Az emberek nem fogják betartani és végül úgyis káosz lesz.

Tartalék rendszert is érdemes kialakítani. Ha elektronikus a nyilvántartás legyen papír alapú mentés is. Ha valami elromlik ne veszíts el mindent.

Végül egy fontos tanács. A kulcsnyilvántartás nem egyszeri dolog hanem folyamatos feladat. Kijelölsz valakit aki felelős érte és rendszeresen ellenőrzi. Különben pár hónap alatt szétesik az egész rendszer és kezdheted elölről.