Ki dokumentál zárrendszert Budapesten szakszerűen?

Amikor elvész a dokumentáció és senki nem tudja ki mit nyit

Három hónapja hívott egy cég vezetője. Tizenöt éve működik az irodájuk és soha senki nem írta le milyen zárrendszer van. Az alapító nyugdíjba ment és magával vitte az összes tudást.

Most új ember jött és fogalma sem volt melyik kulcs mire jó. Negyven kulcs lógott egy táblán címkék nélkül. Próbálgatták egyenként minden ajtón. Két napig tartott.

Pont ezért kell a zárrendszer dokumentálás. Nem luxus hanem alapvető dolog. Különösen Budapesten ahol sok cég van és gyakori a fluktuáció.

Mit jelent pontosan a dokumentáció elkészítése

Első lépés a teljes felmérés. Végigmegyek az épületen és minden zárat megszámozok. Fotót készítek róla és feljegyzem a típusát.

Második hogy minden kulcsot leltározok. Megszámozom őket és megjelölöm melyik zárhoz tartoznak. Ez időigényes de nélkülözhetetlen.

Harmadik lépés a kulcstulajdonosok rögzítése. Ki kapott kulcsot, mikor, milyen jogosultsággal. Ez azért fontos mert ha valaki távozik tudni kell mit kell visszakérni.

Negyedik a zárak műszaki adatainak rögzítése. Gyártó, típus, szerelés dátuma, utolsó karbantartás. Ez később hasznos lesz.

Ötödik hogy elkészítem az alaprajzot. Minden ajtót jelölök rajta és melléírom a zár azonosítóját. Vizuálisan sokkal könnyebb értelmezni mint egy listát.

Hatodik lépés a digitális adatbázis létrehozása. Táblázatban rögzítem az összes információt. Ez később szerkeszthető és bővíthető.

Milyen típusú dokumentációk léteznek

Nem minden rendszer egyforma. Van ahol egyszerű lista elég, máshol komplex rendszert kell leírni.

Lично я считаю hogy az alaprajzzal együtt készített dokumentáció a legjobb. Sokkal érthetőbb mint egy száraz táblázat.

Az árak tartalmazzák a helyszíni felmérést, a dokumentáció elkészítését és egy példány kinyomtatását. Digitális verzió mindig jár hozzá.

Amit rosszul csinálnak a legtöbben

Sok cég azt gondolja hogy Excel táblázat elég. De ha nincs rajta dátum, nincs fotó, nincs pontos leírás akkor az fél munka.

Másik hiba hogy elkészítik egyszer aztán soha nem frissítik. Két év múlva már elavult az egész. Új kulcsok jönnek, emberek mennek, zárak cserélődnek.

Harmadik probléma hogy nem csinálnak biztonsági másolatot. A dokumentáció egy helyen van és ha az elvész akkor újra kell kezdeni mindent.

Negyedik hogy nem szabályozzák ki férhet hozzá. A zárrendszer dokumentálás érzékeny információ. Nem mindenkinek kell tudnia melyik kulcs mit nyit.

Ötödik hiba hogy fotót sem készítenek a kulcsokról. Később amikor pótolni kell nem tudják milyen típusú kulcsnyersre van szükség.

Egy eset amikor nem katasztrófa lett

Két éve történt egy középiskolában. Volt dokumentációjuk de senki nem tudta hol van. A portás nyugdíjba ment és ő tudta fejből az egész rendszert.

Nyár végén új portás jött. Szeptember első napján be kellett nyitnia húsz termet. De nem tudta melyik kulcs melyik ajtóhoz való.

Reggel fél hatkor kezdte el próbálgatni. Nyolc órára kellett volna induljon az oktatás. Fél nyolckor még mindig tartott a próbálgatás.

Végül hívtak hogy menjek ki. Három óra alatt felvettem az egész rendszert és leírtam. Azóta minden évben frissítik a dokumentációt.

Mondták hogy 180000 forintba került a sürgősségi munka. Ha lett volna rendes dokumentáció ezt megspórolták volna. És a tanárokat sem kellett volna várakoztatni.

Gyakorlati tanácsok ha most kezded

Első dolog hogy ne halaszd. Minél tovább várod annál bonyolultabb lesz. Emberek jönnek mennek, kulcsok vesznek el.

Második hogy keress szakembert aki ért hozzá. Ne a titkárnővel csináltasd aki amúgy is túlterhelt. Ez precíz munka.

Harmadik hogy kérd digitális formában is. Papír elveszhet, tönkremehet. Digitális verzióból könnyű másolatot készíteni.

Negyedik hogy rendszeresen frissítsd. Minimum évente egyszer nézd át hogy minden aktuális-e. Ez nem nagy munka de sokat ér.

Ötödik hogy tárold biztonságos helyen. Nem minden alkalmazottnak kell tudnia melyik kulcs mit nyit. Csak akinek a munkájához kell.

По моему опыту a legjobb ha két példány van. Egy a cégnél biztonságos helyen, egy pedig a tulajdonosnál vagy vezetőnél.

És még valami. Ha találsz lakatost erre a munkára akkor nézd meg a referenciáit. A Qjob.hu oldalon látod ki mit csinált korábban. Kérdezz rá hogy milyen formátumban adja át a dokumentációt.