Számlázási asszisztensek Budapesten: Vélemények és kedvező árak

Amikor a számlázás elszáll és senki nem tudja, miért

Volt egy cég ahol minden hónapban 300-400 számlát állítottak ki. A könyvelő csinálta, a főkönyvelő csinálta, néha még a titkárnő is segített. Aztán jött a káosz. Számlákon elírt áfakulcs, rossz vevő adatok, kimaradt tételek. A NAV vizsgálatnál kiderült, hogy 80 számlán voltak hibák. Büntetés 420 ezer forint lett.

A probléma az volt, hogy nem volt egy felelős ember a számlázásra. Mindenki csinálta, ahogy épp ráért. Senki nem ellenőrizte, senki nem rendezte rendszerbe. Egy számlázási asszisztens ezt megoldotta volna. Ő csak ezt csinálja egész nap, rutinból megy, nem hibázik.

Másik eset egy nagykereskedés. Napi 50-60 számla ment ki. De folyamatosan késtek. A vevők hívtak, hogy hol a számla, nem tudnak fizetni. A cég pénzügyi helyzete rosszabb lett, mert csúsztak a befizetések. Aztán vettek fel egy asszisztenst. Két hét alatt rendbe rakta a rendszert, azóta minden megy időben.

Harmadik dolog, amit láttam, az volt, hogy a számlázás elvette az időt a fontos munkától. A könyvelő ahelyett, hogy bevallásokat készített volna, számlázott. A controllernek kellett volna elemzéseket csinálni, de ő is számlázott. Mindenki számlázott, senki nem csinálta a saját munkáját rendesen. Ez nem hatékony.

Számlázási asszisztens szolgáltatások és árak

Az árazás változó, mert függ a vállalat méretétől és a számlák számától. Van, ahol havi 50 számla van, van, ahol 500. Az asszisztens óradíjban vagy havi fix díjban dolgozhat. Mindkettő működik, attól függ, mennyi a forgalom.

Az én tapasztalatom, hogy 2 500 forint alatti óradíjnál gyanús az ajánlat. Vagy nincs tapasztalata, vagy nem lesz elég precíz. A számlázásban egy hiba sokba kerül. NAV büntetés, javítási költség, vevői reklamáció. Inkább fizess kicsit többet, de legyen megbízható a munka.

Mit csinál pontosan egy számlázási asszisztens

Első feladat a számlák kiállítása. Megkapja a megrendelést vagy szállítólevelet, ellenőrzi az adatokat, beviszi a rendszerbe. Kiállítja a számlát, elküldi a vevőnek. Ha hiba van, javítja. Ha valami hiányzik, utánanéz. Ez napi rutin, de pontosságot igényel.

Második terület a vevők nyilvántartása. Ki mennyivel tartozik, melyik számla lejárt, kit kell fizetésre felszólítani. Ezt naprakészen kell vezetni. Ha nem vezeted, nem tudod, ki nem fizetett. Aztán hónapok múlva derül ki, hogy pénz maradt ki. Volt olyan cégnél, ahol 2 millió forint befizetetlen számla volt, mert senki nem követte.

• Számlák kiállítása naponta
• Vevői adatok ellenőrzése
• Számla küldés emailben
• Fizetések nyomon követése
• Fizetési felszólítások küldése

Harmadik dolog a stornózás és javítás. Ha rossz számlát állítottak ki, azt stornózni kell és újat csinálni. Ez nem egyszerű, van szabálya. A NAV-nak be kell jelenteni, a könyvelésben rendezni kell. Az asszisztens ezt tudja, rutinból megy neki.

Negyedszer a riportok. Havi összesítő, hogy mennyi számlát állítottak ki, mennyi az összeg, melyik vevő mennyi. Ezeket a kontrolling vagy a cégvezetés kéri. Az asszisztens összeállítja, formázza, elküldi. Így mindenki látja, hogy áll az üzlet.

Ötödször a kommunikáció a vevőkkel. Ha valaki kérdez valamit a számlával kapcsolatban, az asszisztens válaszol. Ha valakinek emailben kell küldeni egy másolatot, ő küldi. Ha valaki nem érti a tételeket, ő magyarázza el. Ez is időigényes, de valakinek meg kell csinálnia.

Mire figyelj számlázási asszisztens választásakor

Első szempont a pontosság. A számlázásban nincs helye hibának. Egy rossz áfakulcs, egy elírt összeg és máris probléma van. Kérdezd meg, hogyan ellenőrzi a munkáját. Van-e rendszere, amivel kiszűri a hibákat. Ha nem tudja megmondani, az rossz jel.

Második pont a számlázási program ismerete. Van rengeteg különböző szoftver. SAP, NAV Online Számla, Számlázz.hu, Billingo. Ha valaki nem ismeri azt, amit te használsz, kérdezd meg, milyen gyorsan tud megtanulni. Van, aki gyorsan belejön, van, aki hetekig küszködik.

Harmadik dolog a kommunikációs készség. Az asszisztens vevőkkel fog beszélni. Emailben, telefonon. Ha nem tud rendesen megfogalmazni, az rossz benyomást kelt. A vevők nem fogják megérteni, mit mond. Lesznek reklamációk, panaszok. Kérj egy mintaemailet, nézd meg, hogyan ír.

Negyedszer a gyorsaság. Ha napi 100 számla megy ki, akkor nem lehet lassan dolgozni. Kell egy tempó. Kérdezd meg, hány számlát tud naponta kiállítani. Ha azt mondja, hogy 20-at, de neked 80 kell, akkor nem fog működni. Budapest környékén dolgozó asszisztensek többsége már tapasztalt ebben, tudják a tempót.

Tipikus hibák amiket a cégek elkövetnek

Sok vállalat azt gondolja, hogy a számlázás egyszerű, bárki meg tudja csinálni. Ez tévedés. Vannak szabályok, amiket be kell tartani. Áfatörvény, számviteli törvény, NAV előírások. Ha nem ismered ezeket, hibázol. Aztán jön a büntetés.

Másik probléma, hogy nem adnak elég időt. Az asszisztensnek be kell tanulnia a termékkódokat, az árazást, a vevőket. Ez nem megy egy nap alatt. Kell legalább két hét, amíg rutinná válik. Láttam már olyan céget, ahol az első héten elvárták, hogy hibátlanul menjen. Nyilván nem ment, az asszisztens stresszelt, felmondott.

Harmadik hiba a jogosultságok hiánya. Az asszisztens nem tud hozzáférni a rendszerhez vagy a vevői adatbázishoz. Állandóan várni kell, hogy valaki bejelentkeztesse. Ez lassú és idegesítő. Előre rendezd a hozzáféréseket, hogy az első naptól dolgozhasson.

Negyedszer az emberek nem tisztázzák a felelősséget. Ki csinálja a belföldi számlákat, ki a külföldit, ki a sztornókat. Ha ez nem világos, mindenki azt hiszi, hogy a másik csinálja. Aztán senki nem csinálja, jönnek a problémák. Írd le pontosan, ki mit csinál.

Gyakorlati tanácsok számlázási munka szervezéséhez

Elsőként állíts be egy egyértelmű folyamatot. Honnan jön a megrendelés, ki ellenőrzi, ki állítja ki a számlát, hogyan megy ki a vevőnek. Ha ez le van írva, nem lesz félreértés. Mindenki tudja, mi a dolga. Ez megspórol sok időt és energiát.

Másodszor használj jó számlázási programot. Ne Excelben csináld. Kell egy rendes szoftver, ami össze van kötve a NAV-val, amit lehet exportálni a könyvelésbe. Ez gyorsabb, pontosabb, kevesebb a hiba. Igen, pénzbe kerül, de megéri. Láttam céget, ahol Excelben számláztak. Állandóan voltak hibák, állandóan javítgatni kellett.

• Egyértelmű folyamat leírása
• Jó számlázási szoftver beszerzése
• Vevői adatbázis naprakészen tartása
• Heti egyeztetés az asszisztenssel
• Hibák azonnal javítása
• Rendszeres képzés új szabályokról

Harmadszor tartsd naprakészen a vevői adatbázist. Ha megváltozik egy cím vagy adószám, azonnal javítsd. Ha rosszul megy ki a számla, azt stornózni kell, újat csinálni. Ez dupla munka. Volt olyan hely, ahol nem frissítették az adatokat, havi 15-20 számlát kellett stornózni emiatt.

Negyedszer tarts rendszeres egyeztetést az asszisztenssel. Heti egyszer üljetek le, beszéljétek át, mi van folyamatban, hol vannak problémák. Ha valami nem világos, tisztázzátok. Ez megelőzi a félreértéseket. És az asszisztens érzi, hogy figyelnek rá, nem magára hagyták.

És még valami. Ha valami változik a szabályokban, mondd el neki. Új áfakulcs, új számlázási előírás, bármi. Ő nem feltétlenül követi a jogszabályokat, a te dolgod tájékoztatni. Különben hibázni fog és utána nem érted, miért. A Qjob.hu oldalon találsz tapasztalt számlázási asszisztenseket, akik tudják, mit csinálnak. Nézd meg a referenciákat, beszélgess velük. Egy jó asszisztens megéri a pénzét, mert rendben tartja a számlázást és nincs miatta gond a NAV-val.