Költöztesse irodáját könnyedén Miskolcon

Irodaköltöztetés cégeknek és kisebb irodáknak

Az irodaköltöztetés nem egyszerű bútorszállítás, mert az asztalok, székek és szekrények mellett munkaállomásokat, iratokat, nyomtatókat, tárgyalóeszközöket és sok apró, könnyen összekeverhető kelléket kell átvinni úgy, hogy a cég működése ne álljon le napokra. A jó költöztetés itt nem attól lesz jó, hogy gyorsan pakolnak, hanem attól, hogy másnap reggel az emberek megtalálják a saját eszközeiket, működik az alapvető munkarend, és nem a kábelek keresésével indul a nap.

Kisebb irodáknál gyakori hiba, hogy a megrendelő lakásköltöztetésként kezeli a feladatot. Egy ötfős iroda is tud bonyolult lenni, ha sok a monitor, a dokkoló, a zárható iratszekrény, a fali polc vagy a közös tárhelyhez tartozó eszköz. Nagyobb irodánál már külön lista kell a részlegekről, a dolgozói helyekről és azokról a tárgyakról, amelyeket nem szabad más dobozba tenni.

Irodaköltöztetés előkészítése

A legfontosabb előkészítés nem a dobozok beszerzése, hanem a belső rend kialakítása. Érdemes minden munkaállomásnak saját jelölést adni. Nem elég ráírni, hogy marketing vagy könyvelés. Hasznosabb a dolgozó neve, az asztal száma vagy az új helyiség neve. Így a rakodók nem döntik el helyben, hová kerüljön egy doboz, hanem követik a jelölést.

A számítógépeknél külön figyelmet érdemelnek a kábelek és kiegészítők. A monitor, billentyűzet, egér, töltő, dokkoló és headset sok irodában hasonlóan néz ki, mégsem cserélhető gond nélkül. A kábeleket érdemes egy tasakba tenni, és ugyanazzal a jelöléssel ellátni, mint a gépet. A költöztető nem informatikus, ezért nem tőle kell várni, hogy a végén kitalálja, melyik adapter melyik eszközhöz tartozik.

Az iratoknál az a kérdés, hogy a sorrend számít-e. Ha a mappák polcról polcra ugyanabban a rendben kellenek vissza, ezt előre kell jelezni. Ilyenkor nem a leggyorsabb pakolás a cél, hanem a sorrend megőrzése. Bizalmas dokumentumoknál zárható láda, lezárt doboz vagy külön felelős személy is indokolt lehet.

Irodaköltöztetés árak

Az ár főleg a mennyiségtől, az emeletektől, a lift használhatóságától, a szétszerelés szükségességétől, a munkaidőn kívüli időponttól és attól függ, kell-e külön kezelni az informatikai eszközöket. Egy pontos ajánlathoz nem elég annyi, hogy hány négyzetméteres az iroda. A költöztetőnek tudnia kell, hány munkaállomás, szekrény, polcrendszer, tárgyalóasztal, nyomtató és nehéz elem van.

A nagyon alacsony ár akkor kockázatos, ha nincs benne rakodói létszám, biztosítás, szerelés, dobozkezelés vagy várakozási idő. Irodánál az olcsó ajánlat gyakran nem a költöztetés napján drága, hanem másnap, amikor a kollégák nem tudnak dolgozni, mert rossz helyre kerültek az eszközök.

Irodaköltöztető szakember választása

Jó jel, ha a szakember nem azonnal fix árat mond, hanem először rákérdez a munkaállomások számára, az emeletre, a liftre, a parkolásra, a szerelésre, az iratok mennyiségére és a költözés időablakára. Az irodaköltöztetésnél az előzetes kérdések nem lassítják a folyamatot, hanem csökkentik a helyszíni meglepetéseket.

Érdemes olyan vállalkozót választani, aki tud különbséget tenni a sima bútor, az értékes irodatechnika és a bizalmas irat között. Másképp kell mozgatni egy egyszerű forgószéket, egy állítható magasságú asztalt, egy nagyméretű multifunkciós nyomtatót és egy tele iratszekrényt. Ha a válasz mindenre az, hogy majd megoldjuk, az nem mindig megnyugtató.

A Qjob.hu felületén akkor könnyebb összehasonlítani a jelentkezőket, ha a megrendelésben nem csak a költözés napja szerepel, hanem a helyiségek száma, a munkaállomások száma, a nagyobb tárgyak listája és az, hogy kell-e munkaidőn kívüli költöztetés. Így az ajánlatok nem csak árban, hanem tartalomban is összevethetők.

Irodai eszközök és iratok kezelése

Az informatikai eszközök szállításánál a legnagyobb kár nem mindig a törés. Gyakori probléma, hogy a gépek, kábelek és kiegészítők keverednek. Ez időveszteséget okoz, még akkor is, ha semmi nem sérül. Célszerű minden munkaállomást egy egységként kezelni, és az apró tartozékokat nem közös dobozba, hanem saját jelölt tasakba tenni.

Nyomtatók, szkennerek és nagyobb irodagépek esetén előre tisztázni kell, hogy ki üríti ki a papírtálcákat, ki rögzíti a mozgó alkatrészeket, és szabad-e dönteni a gépet. Egy nagyobb nyomtató nem ugyanaz a kategória, mint egy komód. Ha a gép szervizigényes vagy bérelt eszköz, érdemes a szolgáltatóval is egyeztetni a mozgatás előtt.

Iratoknál a doboz súlya külön kockázat. A telepakolt papírdoboz könnyen szakad, nehéz rakodni, és nagyobb eséllyel borul. Jobb több, mérsékelten megpakolt doboz, mint kevés túlterhelt. Ez lassabbnak tűnhet, de kevesebb sérült mappa és kevesebb keveredés lesz a vége.

Irodaköltöztetés Miskolcon

Miskolc esetében az időzítés és a megállási lehetőség sokat számít, mert más egy belvárosi iroda, egy üzletházban lévő emeleti helyiség, egy ipari területen működő cég vagy egy családi házból kialakított kisebb iroda költöztetése. A költöztetőnek előre tudnia kell, hol lehet megállni, mennyi ideig lehet rakodni, van-e teherlift, és kell-e a folyosón vagy lépcsőházban védeni a falakat.

Helyi költözésnél sokszor nem a távolság a fő költség, hanem a pakolási idő. Egy rövid miskolci út is lehet drága, ha a rakodók sokat várnak kulcsra, liftre, portai engedélyre vagy arra, hogy az iroda még csomagoljon. A megrendelő részéről kijelölt kapcsolattartó sokat segít. Nem ideális, ha minden dolgozó külön utasítja a rakodókat.

Gyakori hibák irodaköltöztetésnél

Sokan ott hibáznak, hogy túl későn kezdik a selejtezést. A régi kábelek, törött székek, felesleges prospektusok és évekkel korábbi iratmásolatok ilyenkor feleslegesen növelik a költöztetés díját. Amit az új irodában sem használnak, azt nem érdemes megmozgatni.

Másik tipikus hiba, hogy a dolgozók az utolsó órában csomagolnak. Ez kapkodást, jelöletlen dobozokat és hiányzó tartozékokat eredményez. Az irodaköltöztetés akkor működik jól, ha a költözés napján már csak a szállítás és a végső leválasztás marad, nem az iratok válogatása.

Rossz jel, ha a szolgáltató nem kér pontos címet, emeletet, liftadatot, parkolási információt és tárgylistát, mégis túl magabiztos árat ad. Ez későbbi vitához vezethet. Az is kockázat, ha nincs egyértelmű megállapodás arról, mi történik sérülés, késés vagy plusz forduló esetén.

Normális munkamenet irodaköltöztetésnél

Egy átgondolt folyamat rövid felméréssel indul. Ez történhet képek, videó vagy helyszíni egyeztetés alapján. Ezután készül egy tárgylista, időterv és rakodói létszám. A költözés előtt a dobozok jelölése, a törékeny eszközök leválasztása és a hozzáférési feltételek tisztázása a legfontosabb.

A szállítás napján az erős sorrend sokat számít. Előbb azok az elemek kerüljenek be az új irodába, amelyek meghatározzák az elrendezést, például asztalok, szekrények és polcok. Ezután jöhetnek a dobozok és munkaállomások. Ha fordítva történik, az új hely gyorsan tele lesz akadályokkal, és minden mozgatás lassabbá válik.

A munka végén nem az a reális elvárás, hogy az iroda teljesen úgy működjön, mintha semmi sem történt volna. Az viszont elvárható, hogy a fő bútorok a helyükön legyenek, a jelölt dobozok a megfelelő területre kerüljenek, és ne kelljen alapvető tárgyakat keresni. Ez az a különbség, amely miatt az irodaköltöztetésnél a szervezettség fontosabb, mint a puszta gyorsaság.