Kettős könyvelés szakértőkkel Miskolcon

Kettős könyvelés cégeknek és komolyabb vállalkozásoknak

A kettős könyvelés nem egyszerű adminisztráció, hanem a vállalkozás teljes pénzügyi mozgásának követhető rendszere. Minden gazdasági esemény két oldalon jelenik meg, ezért nemcsak az látszik, hogy mennyi pénz jött be vagy ment ki, hanem az is, miből keletkezett a követelés, tartozás, készlet, eszköz vagy eredmény. Ez különösen fontos kft., bt., egyesület, alapítvány, áfás működés, alkalmazottak, készletkezelés vagy rendszeres céges költségek esetén.

Aki csak azt várja a könyvelőtől, hogy beadja a bevallásokat, könnyen félreérti a szolgáltatás lényegét. A jó kettős könyvelés segít időben észrevenni a rendezetlen vevői tartozásokat, a rosszul kezelt pénztárat, a hiányzó számlákat, a téves áfakulcsokat és azokat a költségeket, amelyek papíron megvannak, de üzletileg nem indokolhatók. Qjob.hu felületen akkor érdemes ajánlatot kérni, ha nemcsak árat szeretne összehasonlítani, hanem azt is, hogy a könyvelő milyen rendszerben, milyen határidőkkel és milyen felelősségi körrel dolgozik.

Mikor indokolt a kettős könyvvitel

Kettős könyvvitelre általában akkor van szükség, amikor a vállalkozás formája, adózása vagy működési összetettsége már nem kezelhető egyszerű bevétel-kiadás nyilvántartással. Egy kft. esetében ez alapvető elvárás, de a gyakorlatban a feladat nehézsége nem csak a cégformától függ. Más munkát jelent egy havi néhány számlás tanácsadó cég, egy több beszállítóval dolgozó webáruház, egy építőipari vállalkozás alvállalkozói számlákkal, vagy egy vendéglátóhely napi pénztármozgásokkal.

A szolgáltatás akkor válik igazán értékessé, amikor a könyvelő nem csak utólag rögzít, hanem előre jelzi, hogy egy döntésnek milyen adózási, bérszámfejtési vagy beszámolókészítési következménye lehet. Ilyen lehet az áfakörbe lépés, cégautó használata, osztalék kivétele, munkavállaló felvétele, tárgyi eszköz vásárlása vagy külföldi partnerrel történő számlázás. Ezeknél a kérdéseknél a túl későn bevont könyvelő gyakran már csak javítani tud, megelőzni nem.

Kettős könyvelés árak és díjtényezők

A kettős könyvelés díja Miskolc környékén és országosan is erősen függ a bizonylatok számától, az áfabevallás gyakoriságától, a dolgozók számától, a pénztár és banki mozgások mennyiségétől, valamint attól, hogy szükség van-e bérszámfejtésre, beszámolóra, szabályzatokra vagy hatósági képviseletre. Egy alacsony havi díj önmagában nem előny, ha később minden egyeztetés, pótlás, önellenőrzés vagy évzárási munka külön tételként jelenik meg.

Az árakat érdemes nettó vagy bruttó alapon tisztázni, mert sok félreértés ebből indul. A másik gyakori hiba, hogy a megbízó csak a havi díjat kérdezi meg, de nem kér listát arról, mi számít rendkívüli munkának. Egy önellenőrzés, NAV megkeresés, több évnyi rendezés vagy hibás számlázási gyakorlat javítása nem ugyanaz, mint a normál havi könyvelés.

Kettős könyvelő választása

A megfelelő könyvelő kiválasztásánál nem elég azt nézni, hogy vállal-e kettős könyvelést. Kérdezze meg, milyen cégtípusokkal dolgozik gyakran, milyen számlázóprogramokat és dokumentumátadási rendszereket ismer, hogyan kezeli a határidőket, és ki figyelmezteti Önt, ha hiányzik egy bizonylat. Egy jó szakember nem csak azt mondja meg, mennyi lesz a díj, hanem rákérdez a számlaszámra, áfakörre, alkalmazottakra, pénztárkezelésre, előző könyvelés állapotára és a cég működésének ritmusára.

Gyenge jel, ha az ajánlat túl gyorsan, kérdések nélkül érkezik. A kettős könyvelésnél a könyvelőnek értenie kell, mi történik a vállalkozásban. Egy havi húsz számlás marketingcég és egy havi húsz számlás kivitelező cég nem ugyanaz a kockázat. Az építőiparban például az alvállalkozói lánc, teljesítési igazolás, fordított áfa és szerződéses háttér miatt több ellenőrzési pont van. Egy jó ajánlat ezt nem mossa össze.

Dokumentumok a kettős könyveléshez

A gördülékeny munka alapja, hogy a dokumentumok nem hónapokkal később, vegyesen kerülnek a könyvelőhöz. Szükség lehet kimenő és bejövő számlákra, bankkivonatokra, pénztárbizonylatokra, szerződésekre, teljesítési igazolásokra, béradatokra, tárgyi eszköz számlákra, lízing- vagy hitelszerződésekre, előző időszaki főkönyvi kivonatra és adófolyószámla információra. Ha ezek szétszórtan, hiányosan vagy eltérő formátumban érkeznek, a könyvelés lassabb és drágább lesz.

Sokan ott hibáznak, hogy a könyvelőt utólagos irattárnak tekintik. Pedig a könyvelés akkor pontos, ha a gazdasági esemény mögötti döntés is érthető. Egy nagyobb eszközvásárlásnál például nem mindegy, hogy saját használat, továbbértékesítés, bérbeadás vagy projektköltség áll mögötte. Ugyanígy nem mindegy, hogy egy utalás előleg, végszámla, tagi kölcsön, osztalék vagy hibásan könyvelt magánkiadás.

Kettős könyvelés Miskolc vállalkozásainak

Miskolc esetében a helyi jelenlét akkor lehet előny, ha a cég működése sok papíralapú iratot, személyes egyeztetést vagy helyi vállalkozói kapcsolatot igényel. Sok szolgáltató és kereskedelmi vállalkozás viszont ma már számlázóprogrammal, banki exporttal és online dokumentummegosztással dolgozik, így a döntésnél fontosabb a szakmai illeszkedés, mint az iroda távolsága. Egy diósgyőri, avasi vagy belvárosi vállalkozásnak sem feltétlenül ugyanaz a könyvelési igénye, ha az egyiknek alkalmazottai vannak, a másiknak külföldi vevői, a harmadiknak készletmozgása.

Helyi szolgáltatónál érdemes rákérdezni arra, vállal-e képviseletet hatósági ügyekben, milyen gyorsan reagál határidős kérdésekre, és van-e kapacitása évzáráskor. Online együttműködésnél pedig azt kell tisztázni, hogy milyen formában kell átadni a bizonylatokat, milyen gyakran kap visszajelzést a cégvezető, és ki szól, ha egy számla hibás vagy hiányzik. A jó működés nem attól lesz biztonságos, hogy a könyvelő közel van, hanem attól, hogy a folyamat ellenőrizhető.

Tipikus hibák kettős könyvelés rendelésekor

A leggyakoribb hiba a túl késői könyvelőváltás. Ha már elmaradt bevallások, rendezetlen banktételek, hiányzó számlák és pontatlan béradatok vannak, a munka nem normál havi könyvelésként indul. Ilyenkor először állapotfelmérés kell. Enélkül a könyvelő sem tud korrekt díjat mondani, a megbízó pedig olyan árat hasonlít össze, amely mögött nem ugyanaz a feladat áll.

Másik kockázat a túl olcsó ajánlat. Alacsony díj mellett gyakran kevesebb az egyeztetés, később derülnek ki a hibák, és nincs idő a bizonylatok tartalmi ellenőrzésére. Ez nem mindig azonnal látszik. A probléma sokszor évzáráskor, hitelkérelemnél, NAV kérdésnél vagy cégeladás előtt derül ki, amikor már nehezebb és drágább javítani.

Érdemes kerülni azt is, hogy minden döntést a könyvelőre toljon a cégvezető. A könyvelő nem látja automatikusan, hogy egy költség üzletileg indokolt-e, hogy egy partnerrel milyen megállapodás született, vagy hogy egy banki utalás mögött mi volt a valódi cél. A jó együttműködésben a könyvelő kérdez, a megbízó pedig időben válaszol.

Hogyan néz ki a jó kettős könyvelési folyamat

Egy rendezett folyamat általában az induló állapot áttekintésével kezdődik. A könyvelő megnézi a cégformát, adózási módot, korábbi bevallásokat, főkönyvet, számlázási gyakorlatot, banki mozgásokat és a nyitott kérdéseket. Ezután érdemes rögzíteni, milyen határidőig kell átadni a havi anyagot, milyen csatornán történik az egyeztetés, és milyen kimutatásokat kap a cégvezető.

Jó jel, ha a könyvelő nem csak bevallási határidőkben gondolkodik, hanem visszajelzést ad a működésről is. Például jelzi, ha a pénztár túl magas, ha sok a rendezetlen vevői tartozás, ha a költségek szerkezete szokatlan, vagy ha a cégvezető olyan döntés előtt áll, amelynek adózási következménye lehet. A kettős könyvelés így nem láthatatlan kötelező költség marad, hanem olyan kontrollpont, amely segít elkerülni a későbbi kellemetlen meglepetéseket.