Felsőfokú gazdasági menedzserasszisztensek Miskolcon: Vélemények és kedvező árak

Felsőfokú gazdasági menedzserasszisztens Miskolc

A Felsőfokú gazdasági menedzserasszisztens akkor hasznos, amikor sok a szám, sok a határidő, és a vezető fejében már összefolyik minden, de a döntésekhez mégis tiszta adatok kellenek.

Miskolc környékén sokan egyszerre kérnek segítséget a számlák rendbetételéhez, a kimutatásokhoz, a költségek követéséhez és a mindennapi adminisztrációhoz. Ilyenkor nem egy komplett cégcsapatra van szükség, hanem egy tapasztalt menedzserasszisztensre, aki önállóan összerakja a rendszert és közben nem csinál belőle nagy ügyet.

Én azt látom, hogy a legnagyobb érték nem az, hogy valaki gyorsan gépel. Hanem az, hogy észreveszi a hibát egy táblában, megkérdezi a hiányzó adatot, és nem hagyja elúszni a vezető naptárát a pénzügyi feladatok között. Ez már részben gazdasági asszisztens munka, részben vezetői asszisztensi gondolkodás.

Milyen gazdasági feladatokat érdemes kiszervezni

Egy jól képzett ügyviteli asszisztens sokkal többet tud, mint iratokat rendezni. A felsőfokú háttér akkor jön elő, amikor a feladat nem csak adminisztráció, hanem értelmezés is.

Szerintem a kiszervezés akkor működik, ha a feladatoknak van eleje és vége, és a felelősség egyértelmű. És ha már az elején kimondod, mi nem része a munkának. Sok ügyfél ott hibázik, hogy mindent egyszerre ad át, aztán csodálkozik, hogy a prioritás elcsúszik.

• Költségnyilvántartás és egyszerű költségkontroll, például havi kiadási lista, eltérés jelzés
• Számlák előkészítése könyveléshez, hiányzó bizonylatok összegyűjtése
• Bejövő szerződések és ajánlatok összehasonlító összefoglalása
• Riportok összeállítása, vezetői összefoglaló egy oldalban
• Határidők és teendők követése, ismétlődő feladatok rendszerezése
• Naptár és meeting támogatás, ha pénzügyi témájú egyeztetések vannak

Lényeges különbség van aközött, hogy valaki irodai asszisztens jelleggel csak összegyűjt anyagokat, vagy menedzserasszisztensként átlátja, mi miért fontos. Én személy szerint az utóbbit keresem, mert a vezető időt nyer, nem csak rendet.

Megbízás menete és együttműködési rend

Az együttműködés akkor lesz nyugodt, ha az első héten közösen felrajzoljátok a képet, mi honnan jön, hova megy, és mikor kell készen lennie.

Miskolc esetén gyakori, hogy a találkozó személyes, aztán a munka nagy része távolról megy. Ez teljesen rendben van, de legyen szabály, ki mikor elérhető, és hol van az igaz adatforrás.

1. Rövid igényfelmérés, 30 perc is elég, ha felkészülsz pár példával a problémáidból
2. Adathozzáférések tisztázása, mappastruktúra, jogosultság, jelszókezelés
3. Első mintafeladat, például egy havi költséglista vagy egy kimutatás rendbetétele
4. Ritmus beállítása, heti egy fix összefoglaló, és közben gyors kérdések csatornája
5. Átadás, ha kész a rendszer, hogy később se ess szét, ha változik valami

Én azt javaslom, hogy mindent írásban rögzítsetek, de ne bonyolítsátok túl. A menedzserasszisztensnek legyen feladata, határideje, és mérhető eredménye. És legyen egy pont, ahol azt mondjátok, most ez kész.

Felsőfokú menedzserasszisztens árak és díjszabás

A díj általában attól függ, mennyi pénzügyi felelősség van a munkában, mennyi adatot kell rendbe rakni, és mennyire sürgős. Aki csak iratot rendez, olcsóbb. Aki önállóan összerak riportot és hibát keres, drágább.

Az én tapasztalatom az, hogy 12.000 alatt ritkán kapsz minőséget egy összetettebb gazdasági asszisztensi megbízásra. Lehet szerencséd, de sokszor a visszajavítás viszi el a pénzt. És az idegeskedésről nem is beszélek.

A táblázat irányt mutat, nem kőbe vésett szabály. Van, aki óradíjban dolgozik, van, aki feladatra ad árat. Nekem az tetszik, amikor a díj és az eredmény összekapcsolódik, mert akkor mindkét fél érti, miért fizet.

Gazdasági menedzserasszisztens kiválasztása

A jó választásnál nem az a kérdés, hogy tud-e mindent. Hanem az, hogy tud-e jól kérdezni, és képes-e csendben rendet rakni a háttérben.

Sokan hibáznak, amikor csak a végzettséget nézik. A felsőfok fontos, de önmagában kevés. Én a következőket szoktam figyelni, amikor ezen a platformon keresek embert, például a Qjob.hu felületén.

• Volt-e már hasonló terhelése, nem csak papíron, hanem tempóban is
• Hogyan kezeli a bizalmas adatokat, és kér-e hozzá tiszta keretet
• Tud-e röviden írni, egyértelműen, felesleges körök nélkül
• Mer-e ellentmondani, ha egy szám nem stimmel, és nem söpri be a szőnyeg alá
• Mutat-e mintát, egy névtelenített táblát vagy összefoglalót, ami alapján látod a logikáját

Én személy szerint jobban bízom abban, aki az első beszélgetésen nem ígér mindent. Aki azt mondja, ezt meg tudom csinálni, ezt meg tisztázzuk, mert különben félremegy. Egy ilyen menedzserasszisztens ritkábban okoz csalódást.

Tipikus félreértések és egy rövid eset

A konfliktus legtöbbször nem a szakmai tudásnál jön elő, hanem a határoknál. Ki dönt, ki ellenőriz, ki hagy jóvá, és mi számít késznek.

Volt eset, amikor egy ügyfél azt hitte, hogy a gazdasági menedzserasszisztens majd mindent egyeztet a könyvelővel is, közben a könyvelő egyetlen hozzáférést sem kapott. Két hét ment el arra, hogy e-mailekben kérdezgették egymást, miközben a költséglista egy egyszerű mappában is megoldható lett volna. Amikor végre tisztáztuk a folyamatot, egy délután alatt helyreállt a rend.

Én azt tanultam ebből, hogy a kezdeti szabályok nem formalitások. Ha Miskolc környékén keresel felsőfokú gazdasági menedzserasszisztenst, írd le előre, melyik adat hova megy, ki adja át, és mikor kell ránézni. És mondd ki azt is, hogy mi nem része a megbízásnak. Ezzel nem bántasz meg senkit, csak megkíméled magad a felesleges vitától.

Ha jól indul a közös munka, a vezetői asszisztens jellegű támogatás és a gazdasági asszisztens pontossága összeér. Neked pedig marad időd arra, amiért a vállalkozásod vagy a munkád elindult. Nem a táblákra, hanem a döntésekre.