Vevőszolgálati munkatársak Miskolcon: Vélemények és kedvező árak

Vevőszolgálati munkatárs keresése magánmegbízóknak

Vevőszolgálati munkatárs akkor kell, amikor sok az üzenet, sok a hívás, és a vevő már nem vár türelmesen.

Miskolc környékén sokan egyedül viszik a vállalkozást, és ilyenkor a vevőkapcsolat az első, ami szétesik. Nem rossz szándékból, hanem időhiányból. Én azt látom, hogy egy jó ügyfélszolgálati munkatárs nem csodát csinál, hanem rendet. Visszahív, visszaír, lezárja a nyitott ügyeket, és nem engedi, hogy a panaszok hetekig álljanak.

A megbízás itt tipikusan részmunkaidős vagy projekt alapú. Lehet heti pár óra, lehet napi fix idősáv. Sokszor egy ügyfélszolgálati ügyintéző otthonról dolgozik, de előfordul helyszíni jelenlét is, főleg ha iratok, átvételek, vagy személyes ügyintézés is van.

Mit csinál egy ügyfélszolgálati munkatárs a gyakorlatban

Az alap feladat egyszerű. A vevő kérdez, panaszkodik, rendel, módosít, elakad, és választ vár. A vevőszolgálat feladata a gyors reakció és a pontos rögzítés. Telefon, e mail, közösségi üzenetek, űrlapok, mind jöhetnek egyszerre.

Én személy szerint szeretem, ha a feladatlista rövid és mérhető. Például napi visszahívások, nyitott jegyek száma, reklamációk állapota, és a lezárt ügyek aránya. Ha ez nincs, akkor minden elfolyik. Sok megbízó ott hibázik, hogy csak annyit mond, válaszolj a vevőknek, de nem ad sablonokat, nem ad hangnemet, és nem ad hatáskört. Így a munkatárs bizonytalan lesz, a vevő meg ideges.

Volt eset, amikor egy kis webáruház tulajdonosa Miskolc belvárosában már a bezárást fontolgatta. A kosárelhagyás magas volt, a visszáru káosz, és a levelekre néha egy hét múlva válaszolt. Egy tapasztalt ügyféltámogatási munkatárs két hét alatt rendbe tette a folyamatot. Nem varázslattal, hanem azzal, hogy minden kérdés kapott választ még aznap, és a visszáru útja végre követhető lett.

Tipikus helyzetek, amikor érdemes ügyfélszolgálati ügyintézőt megbízni

A legtöbben akkor keresnek segítséget, amikor már ég a ház. Pedig jobb előbb lépni. Ha több csatornán érkezik megkeresés, ha sok a reklamáció, vagy ha a szezonban megugrik a rendelés, akkor egy ügyfélszolgálatos tehermentesít. És közben a tulajdonos azt csinálja, ami pénzt termel.

Jellegzetes ok még a váltás. Új termék, új szolgáltatás, új folyamat. Ilyenkor rengeteg a kérdés, és az ügyfél türelme rövid. Vagy ott van az, amikor a tulajdonos nem szeret telefonálni. Semmi baj ezzel, csak legyen valaki, aki viszi a kommunikációt.

Miskolc és a környező települések esetén gyakori, hogy a vevők személyes átvételt is kérnek. Ilyenkor számít, hogy a vevőszolgálati munkatárs tudja kezelni az időpont egyeztetést, és nem ígér be olyat, ami a raktár vagy a futár miatt nem tartható.

Árak és díjazás vevőszolgálati feladatokra

Az ár mindig attól függ, mennyire összetett a feladat. Más egy egyszerű telefonos időpont egyeztetés, és más egy reklamációkezelés, ahol számlát, szállítást, és garanciát is érint az ügy. Én azt gondolom, hogy 12.000 alatt órában ritkán kapsz stabil minőséget, mert aki tényleg tudja a munkát, annak van rutinja, és azt meg kell fizetni. A túl olcsó megoldás sokszor kétszer kerül pénzbe, mert utána a hibákat kell javítani.

A díjazás lehet óradíj, heti keret, vagy feladatcsomag. Ha sok a kis ügy, én a heti keretet jobbnak tartom. Kevesebb az adminisztráció, és jobban látszik, mire megy el az idő. Ha viszont néha van egy nagyobb hullám, akkor a feladatcsomag tisztább. Fontos, hogy legyen próbahét. Egy ügyfélszolgálati munkatárs stílusa vagy passzol, vagy nem, és ezt gyorsan ki lehet szűrni.

Hogyan válassz ügyfélszolgálatos szakembert

Az első, amit nézek, az a gondolkodás. A jó vevőszolgálati munkatárs nem csak válaszol, hanem kérdez is. Mit ígérhetsz? Mik a határidők? Mikor adsz jóváírást? Mi a tiltott mondat? Ha ezekre nincs válasz, akkor segít kialakítani, de nem találgat.

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy csak a hang alapján döntenek. Pedig fontos a pontosság is. Kérek egy rövid próbamunkát. Például három tipikus reklamáció megválaszolása írásban. Abból rögtön látszik, tud e egyszerre kedves és határozott lenni. Én személy szerint a rövid, tiszta mondatokat kedvelem. A vevő nem esszét akar, hanem megoldást.

Jó jel, ha a szakember tud több csatornát kezelni, és nem ijed meg a rendszerektől. Nem kell mindent ismernie, de legyen rutinja betanulni. És legyen stressztűrése, mert a vevőszolgálat néha kemény. Aki az első dühös üzenetnél megsértődik, az nem fogja bírni.

Egyeztetés és együttműködés Miskolc területén

Ha Miskolc a bázis, akkor érdemes tisztázni, kell e személyes jelenlét. Van, ahol elég az online ügyintézés. Máskor viszont kell kulcs átadás, csomagfeladás, vagy helyszíni átvétel. Ezt előre rögzíteni kell, különben jön a félreértés.

A munkakezdésnél tiszta hozzáférések kellenek. E mail fiók, telefonszám átirányítás, rendeléskezelő, és egy rövid tudástár. Ha nincs tudástár, akkor az elején a szakember kérdezni fog sokat. Ez normális. Neked az a dolgod, hogy gyorsan válaszolj, különben lelassul a folyamat.

A feladatok kiosztására elég egy egyszerű lista. Heti két rövid egyeztetés csodát tesz. És én mindig azt javaslom, legyen egy határ a vevőnek is. Például válaszidő munkaidőben, és vészhelyzet csak konkrét esetben. Ha mindent azonnal akarsz, akkor kiég a csapat, még akkor is, ha csak egy ügyfélszolgálati ügyintézőről van szó.

Gyakori kérdések a vevőkapcsolat kiszervezésénél

Sokan kérdezik, lehet e bizalmas adatokat kezelni. Lehet, de csak rendes megállapodással és szabályokkal. A hozzáférések legyenek külön felhasználóval, és legyen naplózás. A másik kérdés, ki viszi a felelősséget a hibáért. Én azt látom, hogy ha a folyamat tiszta, a hibaarány alacsony. Ha nincs szabály, akkor a hibát mindenki a másikra tolja.

Felmerül az is, mennyi idő a betanulás. Általában pár nap kell az alaphoz, és pár hét a rutinhoz. A harmadik tipikus kérdés, hogyan mérjük a munkát. Egyszerűen. Válaszidő, lezárt ügyek, visszatérő panaszok száma, és a vevői visszajelzés. Nem kell túl bonyolítani.

Ezen az oldalon, a Qjob.hu felületén magánmegbízóként többféle profilt is találsz. De én azt mondom, ne a legszebb bemutatkozás döntsön. Kérj konkrét példát, kérj próbanapot, és figyeld, hogyan kommunikál. Ha a vevő azt érzi, hogy figyelnek rá, akkor már nyertél.