Online ügyfélszolgálati képviselők Miskolcon: Vélemények és kedvező árak

Online ügyfélszolgálati képviselő magánmegbízóknak

Online ügyfélszolgálati képviselő akkor hasznos, amikor a vevő gyors választ vár, te pedig közben dolgozol, vezetsz, csomagolsz, vagy épp nem érsz a telefonhoz. Ilyenkor nem a nagy ígéretek számítanak, hanem az, hogy minden megkeresés rendben legyen, és senki ne maradjon válasz nélkül.

Miskolc környékén sok kisebb vállalkozó és egyéni szolgáltató küzd ugyanazzal. A nap végén ott van húsz elmulasztott hívás, tucatnyi elektronikus levél, és egy csomó félbehagyott egyeztetés. Én személy szerint azt szeretem, ha az ügyfélkapcsolat nem a tulajdonos idegállapotán múlik. Egy jó ügyfélszolgálati képviselő kiveszi ezt a terhet, és közben megőrzi a hangnemet, amit a márkádhoz szántál.

Fontos, hogy itt nem cégről beszélünk, hanem különböző szakemberekről. Van, aki csak bejövő hívásokat kezel, van, aki írásban válaszol, és van, aki a reklamációt is végigviszi. A lényeg, hogy tudd, mire kéred, és legyen egyszerű szabályrendszer, amit követni tud.

Ügyfélszolgálati képviselő feladatai

Az alap feladat a kapcsolat tartása. Válasz a kérdésre, pontos rögzítés, és visszajelzés a következő lépésről. Sok megbízó azt hiszi, hogy ez csak kedvesség. Pedig ez fegyelem. Ha a képviselő nem jegyzi fel, mit ígért, a vevő másnap úgy fog emlékezni, ahogy neki kényelmes, és kész a vita.

Gyakori feladat a panaszkezelés. Itt jön elő a tapasztalat. A vevő sokszor nem a megoldást keresi, hanem azt, hogy valaki végre reagáljon. De sokan hibáznak, amikor a dühös üzenetre védekezéssel válaszolnak. Én inkább röviden, tárgyszerűen írnék, és a megoldást tenném az első mondatba. Utána jöhet a részlet.

Egy online ügyféltámogató munkatárs gyakran időpontot egyeztet, módosít rendelést, vagy összegyűjti a hiányzó adatokat. A jó ügyfélszolgálati ügyintéző tudja, mikor kell kérdezni, és mikor kell lezárni. Ha minden ügynél öt körben leveleztek, az nem gondoskodás, hanem pazarlás.

Mikor kell online vevőkapcsolati segítség Miskolc térségében

A legtipikusabb jel a válaszidő szétesése. Ma még csak este írsz vissza, holnap már két nap csúszás van, és utána jönnek a negatív értékelések. Én azt tapasztalom, hogy a vevő sok mindent megbocsát, de a hallgatást nem. Ha legalább egy rövid választ kap, hogy mikor lesz megoldás, már nyugodtabb.

Másik jel, amikor több csatornán érkeznek a megkeresések. Telefon, űrlap, közösségi üzenet, elektronikus levél. A tulajdonos meg ide oda ugrál, és a végén semmi sincs rendesen lezárva. Ilyenkor egy ügyfélszolgálati képviselő rendszert hoz, akár napi két órában is.

Volt egy eset, amikor egy Miskolc környéki szakembernek a foglalásai összevissza voltak. A vevők azt mondták, hogy már írtak, mégsem kaptak választ. Kiderült, hogy a levelek egy része rossz mappába került, a hívásokat pedig munka közben nem tudta felvenni. Egy online ügyfélszolgálati képviselő átvette a bejövőket, és két hét alatt eltűntek a félreértések. Nem azért, mert csodát tett, hanem mert következetes volt.

Online ügyfélszolgálati díjak és példák

Az árak nagyon szórnak, mert a feladat sem egyforma. Más egy egyszerű időpont egyeztetés, és más egy reklamáció, ahol több lépés van, és határidőket kell tartani. Az én véleményem az, hogy 12.000 alatt ritkán kapsz stabil minőséget, főleg ha a képviselőnek felelősséget is adsz. A túl olcsó megoldás gyakran látszólag olcsó. A vége mégis drága, mert visszahívások, félreértések, és elmaradt megrendelések jönnek utána.

A díjazást érdemes egyszerűen tartani. Óradíj akkor jó, ha változatos a munka és sok a rövid ügy. Heti keret akkor jó, ha minden nap kell egy biztos sáv. Feladatcsomag akkor működik, ha előre látszik a mennyiség. Én mindig kérek próbaidőszakot. Ha a hangnem nem passzol, azt az első napokban észreveszed.

Szakember választása és tipikus hibák

A kiválasztásnál én először a gondolkodást figyelem. A jó online ügyfélszolgálati képviselő nem csak végrehajt. Kérdez, pontosít, és jelzi, ha valami hiányzik. Sok megbízó ott rontja el, hogy semmilyen keretet nem ad. Nincs leírt válaszidő, nincs szabály a jóváírásra, és nincs lista arról, mit szabad ígérni. A képviselő meg tippel. A vevő pedig az ígéretet kéri számon.

Másik hiba a túl hosszú, túl körülményes üzenet. A vevő nem regényt akar, hanem megoldást. Én a rövid mondatokat preferálom, és szeretem, ha az első sorban ott van a lényeg. Utána jöhet a részlet, ha kell.

Érdemes próbafeladatot kérni. Például két tipikus kérdésre és egy panaszra írjon választ. Abból látszik a stílus, a pontosság, és az is, hogy tud e egyszerre udvarias és határozott lenni. Egy ügyfélszolgálati ügyintéző munkájában ez döntő.

Indítás, visszamérés, bizalom

Az indulásnál a hozzáférések a legnagyobb akadály. Ha nincs külön felhasználó, ha nincs egyszerű belső leírás, akkor a képviselő csak kérdez, és te ideges leszel. Inkább készíts rövid útmutatót. Mi a nyitvatartás. Milyen határidőt mondhat. Mikor kell téged bevonni. Ez pár oldal, mégis sok vitát megelőz.

Én a visszamérést sem bonyolítanám. Legyen válaszidő, lezárt ügyek száma, és visszatérő panaszok aránya. Ha romlik, akkor nem feltétlenül a szakember a hibás. Lehet, hogy a folyamat rossz, vagy a termék okozza a gondot. De legalább látod, hol csúszik el.

Ha itt keresel szakembert, a Qjob.hu felületén egyéni profilok között válogatsz. Ezen az oldalon érdemes a tapasztalatot és a kommunikációt nézni, nem csak a leírást. És igen, a bizalom fontos. De a bizalmat nem érzésből építeném, hanem szabályokkal, külön hozzáféréssel, és rövid próbaidővel. Így mindkét fél nyugodtabb, és a vevő is megérzi, hogy végre rend van.