Excel fájlok közötti adatösszehasonlító script létrehozása és fejlesztése

Excel adatösszehasonlító magánügyfeleknek

Az Excel adatösszehasonlító akkor hasznos, amikor két vagy több táblázat között gyorsan meg kell találni az eltéréseket, a hiányzó sorokat, a duplikációkat vagy a hibás értékeket. A legtöbb ügyfél nem új táblázatot akar, hanem biztos választ arra, hogy mi egyezik, mi tér el, és hol kell javítani az adatokat. Szerintem ez az egyik leggyakoribb távoli Excel feladat, mert a kézi ellenőrzés lassú, fárasztó, és könnyű benne tévedni.

Magánügyfélként gyakran elég egy jól megírt összehasonlító képlet, egy egyszerű makró vagy egy külön adatösszefésülő szkript Excelhez. Máskor már tisztításra, egységesítésre és részletes hibalistára is szükség van. A lényeg nem az eszköz neve, hanem az, hogy a végeredmény érthető legyen. Jó esetben a táblázat nem csak megjelöli az eltéréseket, hanem használható döntési alapot ad.

A Qjob.hu felületén olyan magánszakembert lehet keresni, aki távolról vállal ilyen Excel munkát. Ez kényelmes akkor, ha nem akar valaki céges tanácsadót megbízni, de mégis pontos, ellenőrizhető eredményt vár. A munka online egyeztetéssel, fájlküldéssel és kész eredmény átadásával történik.

Excel összehasonlítás célja

Az Excel összehasonlítás célja általában nem csak annyi, hogy két oszlop egyezik-e. A valódi kérdés inkább az, hogy melyik adat hiányzik, melyik változott, melyik ismétlődik, és melyik sor okozza a későbbi hibát. Én azt látom, hogy sok ügyfél akkor kér segítséget, amikor a táblázat már túl nagy ahhoz, hogy szemmel átnézze.

Tipikus helyzet, amikor van egy régi ügyféllista és egy új export. A nevek hasonlóak, de nem teljesen azonosak. Van, ahol más a telefonszám formátuma. Máshol hiányzik az azonosító. Egy egyszerű keresőképlet ilyenkor nem mindig elég, mert az adatok nincsenek előkészítve. Ilyenkor az Excel szakember először megérti a logikát, majd kiválasztja az összevetés módját.

Lehet szó terméklisták, árlisták, rendelési adatok, számlák, készletek vagy névjegyzékek összehasonlításáról. Egy magánügyfélnek sokszor az a fontos, hogy ne kelljen megtanulnia a függvényeket. Elég, ha kap egy táblázatot, amelyben szűrhető, jelölt és érthető minden eltérés.

Adatösszefésülő szkript Excelhez

Az adatösszefésülő szkript Excelhez akkor jön képbe, amikor nem egyszeri kézi ellenőrzés kell, hanem ismételhető megoldás. Például havonta érkezik két táblázat, és mindig ugyanazt kell összevetni. Ilyenkor érdemes olyan megoldást kérni, amelyet később új fájlokkal is lehet használni.

A szkript készülhet Excel makróként, Power Query megoldásként vagy olyan fájlként, amely a megadott oszlopok alapján dolgozik. A jó megoldás nem bonyolultabb a szükségesnél. Tapasztalatom szerint a túl összetett rendszer gyakran több gondot okoz, mint amennyit megold. Egy magánügyfélnek általában az a jó, ha a lépések követhetők, és a fájl nem igényel különleges környezetet.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél két beszállítói árlistát akart összehasonlítani. Elsőre csak az árkülönbségek érdekelték. A munka közben kiderült, hogy több cikkszám duplán szerepel, néhány terméknév eltérő írásmóddal van megadva, és bizonyos sorokban hiányzik a kategória. A végén nem csak árkülönbség lista készült, hanem egy javítási jegyzék is. Ez sokkal hasznosabb volt, mint egy nyers eltéréslista.

Excel adatösszehasonlító árak

Az ár főleg attól függ, mennyi adatot kell ellenőrizni, mennyire tiszta a forrás, és egyszeri munkáról vagy újrahasználható megoldásról van-e szó. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert az adatellenőrzésben a részletek viszik el az időt. Egy rosszul beállított képlet vagy hibás egyezési szabály később sokkal többe kerülhet.

Az ilyen munka díja kis táblázatoknál lehet alacsony, de nagyobb adatállománynál már nem csak a sorok száma számít. Fontos az is, hogy van-e egyedi azonosító, egyeznek-e az oszlopnevek, milyen nyelvűek az adatok, és kell-e külön eredménylap. Szerintem az a korrekt ár, amelyben benne van egy rövid egyeztetés és legalább egy kisebb javítási kör is.

Excel szakember választása

Excel szakember választásakor nem elég azt nézni, hogy valaki ismeri-e a függvényeket. Az adatösszehasonlításnál fontosabb a gondolkodásmód. A szakembernek értenie kell, melyik oszlop alapján lehet párosítani a sorokat, hogyan kell kezelni az eltérő írásmódot, és mikor veszélyes automatikusan egyesíteni adatokat.

Érdemes portfóliót vagy korábbi példát kérni, de adatvédelmi okból nem biztos, hogy valaki teljes fájlokat tud mutatni. Ilyenkor elég lehet egy leírás arról, milyen feladatokat oldott meg. Jó jel, ha a megbízás előtt kérdez a célról, a fájlok formátumáról, az oszlopokról, a várt eredményről és a határidőről. Rossz jel, ha rögtön fix árat mond úgy, hogy még nem látta a táblázat szerkezetét.

Magánszakember esetén az online kommunikáció is része a munkának. Nem kell hosszú megbeszélés, de kell pontos feladatleírás. Ha az Excel adatösszehasonlító munka érzékeny adatokat érint, érdemes előre tisztázni, hogy a fájlokat hogyan kezeli, meddig tárolja, és visszaad-e minden feldolgozott változatot.

Online munkafolyamat és átadás

Az online munkafolyamat akkor működik jól, ha a feladat elején tiszta a cél. Először az ügyfél elküldi a mintafájlokat vagy a teljes táblázatokat. Ezután a szakember megnézi az oszlopokat, az adatformátumot és az egyezési szabályokat. Csak ezután érdemes véglegesíteni az árat és a határidőt.

A legtöbb Excel összehasonlítás távolról gond nélkül elvégezhető. A kommunikáció történhet üzenetben, képernyőképpel vagy rövid online egyeztetéssel. A kész eredmény általában egy Excel fájl, külön jelölt eltéréslistával, szűrhető táblával vagy rövid magyarázattal. Ha szkript vagy makró is készül, akkor hasznos egy rövid használati leírás.

A határidő kis feladatnál néhány óra is lehet. Összetettebb adattisztításnál inkább egy-két munkanappal érdemes számolni. Ha több körös pontosítás kell, az ne legyen meglepetés. Az adatok ritkán tökéletesek elsőre. És sokszor csak a próbaösszevetés után derül ki, hogy melyik szabály működik jól.

Gyakori hibák Excel összehasonlításnál

Sokan ott hibáznak, hogy csak elküldik a fájlokat, de nem írják le, mit jelent az egyezés. Egy név alapján kell párosítani a sorokat, vagy az azonosító a fontos. Számít-e a kisbetű és nagybetű. Mi legyen, ha ugyanaz az ügyfél kétszer szerepel. Ezek apróságnak tűnnek, de a végeredményt teljesen megváltoztatják.

Gyakori probléma az is, hogy a táblázatban keverednek a formátumok. Az egyik fájlban a dátum valódi dátumként van tárolva, a másikban szövegként. A telefonszám egyik helyen szóközökkel szerepel, máshol országkóddal. A cikkszámoknál néha eltűnnek a kezdő nullák. Ilyenkor egy adatösszefésülő szkript Excelhez csak akkor ad jó eredményt, ha előtte megtörténik az egységesítés.

Én azt tartom jó munkának, ha az eltérések mellett az is látszik, miért lett egy sor hibásnak jelölve. Az ügyfél így nem vakon fogadja el a fájlt, hanem ellenőrizni tudja a logikát. Ez különösen fontos akkor, ha az eredményt később számlázáshoz, készletkezeléshez vagy döntéshez használja.

Minőség és javítási kör

A minőségi Excel munka nem attól jó, hogy sok képlet van benne. Attól jó, hogy a végeredmény világos, ismételhető és ellenőrizhető. Egy magánügyfélnek nem kell minden technikai részletet értenie, de azt tudnia kell, melyik lap mire való, mit jelent a jelölés, és hol vannak a bizonytalan találatok.

Szerintem legalább egy próbaellenőrzés mindig szükséges. A szakember készíthet egy első változatot kisebb mintán, majd az ügyfél visszajelzése alapján pontosítható az egyezési szabály. Ez nem felesleges kör. Inkább biztonsági lépés. Különösen akkor, ha a táblázatban nincsen egyértelmű kulcsmező.

A javítási kör feltételeit előre érdemes tisztázni. Más az, ha egy képletben kell módosítani a logikát, és más az, ha az ügyfél új fájlokat küld vagy megváltoztatja a célt. A korrekt együttműködéshez mindkét félnek pontosan kell fogalmaznia. Így az Excel adatösszehasonlító nem egyszeri zavaros fájl lesz, hanem tényleg használható online eredmény.