Excel makrók: Adatok exportálása XML/CSV formátumban a NAV igényei szerint

Adatok exportálása Excel makróval

Adatok exportálása akkor jó feladat Excel makróhoz, ha a táblázatból rendszeresen kell CSV, XML vagy más kimeneti fájl készülni kézi másolás nélkül. A lényeg nem az, hogy valaki egyszer elmentse a munkafüzetet, hanem az, hogy a folyamat később is ugyanúgy működjön. Magánügyfélként ez főleg akkor hasznos, ha saját nyilvántartást, rendelési listát, számlaadatokat, készletadatokat vagy ügyféltáblát kell átadni egy másik rendszernek.

Én azt látom, hogy az ilyen munka elsőre egyszerűnek tűnik. Van egy Excel fájl, van néhány oszlop, és kell belőle egy rendezett fájl. De a valóságban sok apróság dönt. Nem mindegy a dátum formátuma, az ékezetes karakterek kezelése, az üres sorok kihagyása, a tizedesjegyek írásmódja és az sem, hogy a célrendszer pontosan milyen oszlopsorrendet vár. Egy jól megírt makró ezekre figyel, és nem hagyja a felhasználót találgatni.

Az Adatok exportálása nem csak technikai feladat. A feladatleírásnak is pontosnak kell lennie. A Qjob.hu felületén a magánszemély röviden megadhatja, milyen fájlból milyen eredményt vár, majd olyan online szakembert kereshet, aki távolról is el tudja készíteni a makrót. A munka így fájlokkal, üzenetekkel, képernyőképekkel és próbaverzióval halad. Nincs szükség személyes találkozóra.

Adatexport árak online munkánál

Az adatexport ára attól függ, mennyire tiszta a forrásfájl, hány szabályt kell beépíteni, és milyen formátumú legyen a végeredmény. Szerintem a legolcsóbb ajánlat itt ritkán a legjobb döntés. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert kimarad a tesztelés, a hibakezelés vagy a pontos karakterkódolás. Ez később sokkal több időt vihet el, mint maga a fejlesztés.

A táblázat csak irányadó. Egy rövid feladat olcsóbb lehet, ha minden adat rendben van, és a célfájl formátuma egyértelmű. Viszont egy látszólag kis exportálási makró is drágulhat, ha a forrás minden hónapban más elrendezésű, vagy a célrendszer érzékeny a sorvégekre és az elválasztójelekre. Tapasztalatom szerint a korrekt ár ott kezdődik, ahol a szakember nem csak kódot ír, hanem rákérdez a használati helyzetre is.

Exportálási makró szakember választása

Az Excel makró szakember kiválasztásánál nem elég azt nézni, hogy tud e makrót írni. Fontosabb, hogy érti e az adatszerkezetet, tud e egyszerű kérdéseket feltenni, és képes e úgy megoldani a feladatot, hogy a fájlt később egy nem technikai felhasználó is kezelni tudja. Egy magánügyfélnek általában nem bonyolult fejlesztői magyarázat kell, hanem működő gomb, érthető visszajelzés és biztonságos mentés.

Érdemes mintafájlt küldeni, de személyes adat nélkül. Ha mégis érzékeny adat van a táblázatban, jobb próbaadatot készíteni. A jó online szakember ebből is látja az oszlopokat, a mezők típusát és a várható hibákat. Kérjen rövid leírást a megoldásról, ne csak végfájlt. Nem kell hosszú dokumentáció, de legyen világos, melyik gomb mit csinál, hol jelenik meg a kész CSV vagy XML fájl, és mi történik hiba esetén.

Sokan ott hibáznak, hogy csak a leggyorsabb vállalást nézik. Pedig az exportáló makró akkor ér valamit, ha ismételhető. Ha ma működik, de a következő táblázatnál elromlik, akkor nem megoldás, csak szerencse. Én olyan szakembert választanék, aki már az elején megkérdezi a fájl típusát, az elválasztójelet, a dátumformátumot, a célmappát és azt, hogy szükség van e visszajelző üzenetre a futás végén.

Adatmentés fájlba távoli munkafolyamatban

Távoli munkánál a folyamat akkor halad jól, ha az ügyfél először elküldi a mintafájlt, majd röviden leírja a várt kimenetet. Ez lehet egy kézzel elkészített példa CSV, egy XML minta, vagy egy lista arról, mely oszlopok kerüljenek a fájlba. A szakember ezután tisztázza a szabályokat, elkészíti az első változatot, majd próbafuttatást kér. Ez egyszerű menet, de csak akkor működik, ha a kommunikáció pontos.

A munka legtöbbször nem egyetlen üzenetből áll. Először jön a feladatleírás, utána a minták egyeztetése, majd az első makró. Ezután jönnek a javítások. Nem baj, ha van módosítás. Baj akkor van, ha közben kiderül, hogy a cél teljesen más volt, mint az elején. Ezért jó, ha az ügyfél már az elején leírja, hogy a fájl havonta, naponta vagy csak néha készül e, és hány sorral kell számolni.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak annyit kért, hogy a rendelési adatokat mentse ki a makró. A próbán működött is. Később derült ki, hogy a rendelésazonosító néha nullával kezdődött, és a rossz beállítás miatt a nulla eltűnt. A célrendszer így nem fogadta el a fájlt. A javítás nem volt nagy, de jól mutatja, miért kell a tesztadatnak hasonlítania a valós adatra. A fájlkimenet minősége sokszor ilyen részleteken múlik.

A végeredmény átadása többféle lehet. Van, amikor elég egy makróval kiegészített Excel fájl. Máskor kell külön leírás, rövid képernyőfelvétel vagy egy beállító lap, ahol az ügyfél később megadhatja a célmappát. A távoli átadásnál fontos, hogy a szakember jelezze, milyen Excel verzióval tesztelt, és szükség van e a makrók engedélyezésére. Ez nem ijesztgetés. Ez alapfeltétel a használathoz.

CSV és XML export minősége

A CSV export akkor jó, ha a célrendszer pontosan ugyanazt olvassa, amit az ügyfél látni szeretne. Ez egyszerűnek hangzik, de az elválasztójel, az idézőjelek használata, az üres mezők és a karakterkódolás sok hibát okozhat. Magyar adatoknál az ékezetes betűk különösen fontosak. Ha a kész fájlban hibás karakterek jelennek meg, akkor a makró hiába fut le, a munka még nincs kész.

Az XML export más gondolkodást kér. Ott nem csak oszlopok vannak, hanem elemek, beágyazott adatok és kötött szerkezet. Egy sima mentés nem biztos, hogy elég. Az Excel makró szakember ilyenkor a mezőket szabályok szerint rendezi, kezeli a hiányzó értékeket, és olyan fájlt készít, amelyet a fogadó rendszer következetesen tud feldolgozni. Ha van minta vagy séma, azt az elején át kell adni.

Szerintem az Adatok exportálása akkor tekinthető késznek, ha a kimeneti fájl több próbaadattal is rendben működik. Nem csak egy tiszta sorral. Kell benne üres mező, hosszú név, ékezetes szöveg, nagyobb szám, dátum és olyan sor is, amelyet a makrónak ki kell hagynia. Így derül ki, hogy a táblázatból exportálás valóban használható e a mindennapi munkában.

A minőség része a visszajelzés is. Egy jó makró nem hagyja csendben a felhasználót. Jelezheti, hány sort mentett ki, melyik fájl készült el, és volt e kihagyott rekord. Nem kell túl sok ablak. De egy rövid üzenet sok bizonytalanságot megszüntet. Magánügyfélként ez különösen hasznos, mert nem kell minden futás után a fájlt kézzel átnézni az elejétől a végéig.

Adatexport gyakori hibái

Az adatexport leggyakoribb hibája az, hogy a megbízó nem választja szét a forrásadatot és a kívánt eredményt. Azt mondja, hogy ilyen fájl kell, de nem mutat példát. A szakember ilyenkor feltételezésekből dolgozik. Ez veszélyes. Jobb egy egyszerű minta, akár csak tíz sorral, ahol látszik, mely mező hová kerül. Ez gyorsítja a munkát, és csökkenti a félreértést.

Másik gyakori gond a változó táblázatszerkezet. Ma az ár a G oszlopban van, holnap a H oszlopban. Ha a makró csak oszlopszám alapján dolgozik, elcsúszhat az export. Jobb megoldás, ha a kód fejléceket keres, vagy külön beállítási részt használ. Ez drágább lehet, de megbízhatóbb. Szerintem rendszeresen használt fájlnál ez a plusz költség indokolt.

Az is hiba, ha a határidő túl szoros. Egy egyszerű exportáló gomb elkészülhet gyorsan, de a tesztelést nem jó kihagyni. Online munkánál idő kell arra is, hogy az ügyfél visszajelezzen. Lehet, hogy a makró működik, de a célrendszer mégis más elválasztót kér. Lehet, hogy a fájlnévbe nem kerülhet ékezet. Ezek kis módosítások, de csak próba után derülnek ki.

Egy magánügyfél akkor jár jól, ha nem kész programot akar látatlanban, hanem érthető folyamatot kér. Legyen mintafájl, legyen várt kimenet, legyen egyértelmű határidő, és legyen rövid próbakör. Az Excel makró szakember így nem találgat, hanem pontos feladaton dolgozik. Ezen a felületen az Adatok exportálása akkor lesz valódi segítség, ha a kész megoldás nem csak egyszer ment fájlt, hanem hosszabb távon is csökkenti a kézi munkát.