Belső üzleti folyamatok automatizálásának chatbot fejlesztése

Üzleti Folyamatok Automatizálása online szakértővel

Az Üzleti Folyamatok Automatizálása akkor éri meg, ha egy visszatérő feladat túl sok időt visz el, túl sok benne a hiba, vagy állandó figyelmet kér. Ilyenkor egy távolról dolgozó szakember felméri a lépéseket, egyszerűsíti a folyamatot, majd olyan megoldást épít, amely kevesebb kézi munkát hagy maga után. Magánügyfélként sokan először azt hiszik, hogy ez csak nagy cégeknek való. Én azt látom, hogy ez nem így van. Egyéni vállalkozó, webshopot működtető magánszemély, online értékesítő vagy több digitális eszközt használó ügyfél is sokat nyerhet vele. Ha ugyanazokat az adatokat több helyre kell beírni, ha a jelentkezések e-mailben és táblázatban kavarognak, vagy ha a számlázás és visszaigazolás kézzel megy, akkor már van mit rendbe tenni.

A jó távoli együttműködés itt nem a látványról szól, hanem a tiszta folyamatról. A megbízó leírja, mi történik most, mi csúszik el, és mi az a pont, ahol gyorsabb, pontosabb megoldást vár. Ezután a szakértő megmutatja, mit lehet automatizálni, mit nem érdemes, és milyen eredmény várható. Szerintem ez az a szint, ahol a legtöbb félreértés megelőzhető. Nem minden feladatot kell gépiesíteni. De ami ismétlődik, szabályok alapján fut, és online rendszerek között mozog, azt általában lehet.

Mikor érdemes folyamatautomatizálást kérni

Folyamatautomatizálást akkor érdemes kérni, ha a napi munka ugyanúgy ismétlődik, mégis állandóan akad benne csúszás. Ilyen lehet a beérkező űrlapok kezelése, az időpontok visszaigazolása, az ajánlatkérések továbbítása, a fizetési adatok összerendezése vagy a tartalmak ütemezett továbbítása. A digitális munkafolyamat nem csodaszer, de nagyon jól működik ott, ahol világos szabályok vannak. Ha egy feladat minden alkalommal más, akkor előbb rendet kell tenni benne. Ha viszont van ismétlődő minta, ott már lehet stabil megoldást építeni.

Tapasztalatom szerint sok ügyfél túl későn kér segítséget. Előbb hónapokig toldozza a rendszert. Külön táblázat, külön jegyzet, külön üzenet, majd egy ponton senki nem tudja, melyik adat az aktuális. Ilyenkor az automatizálási szakember nem csak összeköti az eszközöket, hanem rendet rak a logikában is. Ez fontos. Rossz folyamatot gyorsítani nem nagy eredmény. Először a lépések sorrendjének kell jónak lennie.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél minden érdeklődőt három külön helyen követett. Az egyik rendszerben érkezett az üzenet, a másikban vezette a státuszt, a harmadikban küldte a visszaigazolást. A vége az lett, hogy ugyanannak az embernek kétszer írt, más pedig választ sem kapott. Miután a lépések egy rendes online folyamatba kerültek, már az első héten csökkent a hibák száma. Nem kellett hozzá bonyolult fejlesztés. Csak jó felmérés és fegyelmezett megvalósítás.

Üzleti Folyamatok Automatizálása árak

Az Üzleti Folyamatok Automatizálása ára attól függ, hogy hány rendszer között kell kapcsolatot építeni, mennyire tiszták a jelenlegi lépések, és szükség van-e utólagos javításra. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Ennek egyszerű oka van. Ha valaki nem kér részletes feladatleírást, nem tesztel, és nem dokumentál, akkor később az ügyfél fizeti meg a hibák árát időben és idegességben. Szerintem itt nem a legalacsonyabb ár a jó döntés, hanem az átlátható vállalás.

Ezek reális tájékoztató összegek távoli munkára, nem végleges díjak. Ha több feltétel, kivétel és ellenőrzési pont van, az ár nő. Ha a folyamat tiszta és kevés benne a bizonytalanság, a költség általában kordában tartható. Ezen a felületen érdemes már az elején rákérdezni arra is, hogy az ár tartalmazza-e a tesztelést, a javítási kört és az átadási leírást.

Automatizálási szakember kiválasztása

A jó automatizálási szakember nem csak eszközöket sorol fel, hanem kérdez. Meg akarja érteni, mi a cél, hol akad el a munka, ki használja a folyamatot, és mi számít hibának. Ha valaki rögtön megoldást ígér részletes kérdések nélkül, az nekem intő jel. A távolról dolgozó szakember értéke abban látszik, hogy képes lefordítani a zavaros napi rutint világos lépésekre.

A kiválasztásnál nézd meg, tud-e mutatni korábbi mintát vagy legalább hasonló feladatlogikát. Nem kell minden ügyfélnek hosszú referenciaanyag. De kell valami bizonyíték arra, hogy az illető már épített működő online folyamatot. Fontos az is, hogyan kommunikál. Röviden válaszol-e, pontosít-e, visszakérdez-e, és vállal-e ellenőrzött átadást. A folyamatautomatizálás érzékeny terület, mert adatok, üzenetek és döntési pontok mozognak benne. Ezért a megbízhatóság legalább annyit számít, mint a technikai tudás.

Qjob.hu oldalán is azt érdemes keresni, aki nem túl sokat beszél általánosságban, hanem érthetően ír a lépésekről. A jó szakember le tudja bontani a munkát szakaszokra. Felmérés, terv, kivitelezés, teszt, átadás. Ettől lesz követhető a projekt, és ettől csökken a kellemetlen meglepetések száma.

Online munkamenet és átadás

Az online munkamenet akkor működik jól, ha az első üzenet után hamar kialakul egy pontos feladatleírás. Nem kell hosszú anyag. De kell néhány alapadat. Milyen rendszereket használsz, mi indul el, mi legyen a végeredmény, ki kapjon értesítést, és mi történjen hiba esetén. Az Üzleti Folyamatok Automatizálása távoli formában is teljesen jól kezelhető, ha minden fél ugyanazt a folyamatot látja maga előtt.

A munka általában több lépésből áll. Először a meglévő helyzet feltérképezése jön. Utána készül egy egyszerű terv, amelyből kiderül, mi lesz automatikus és mi marad kézi ellenőrzésen. Ezután következik a beállítás, majd a tesztelés valós példákkal. Végül jön az átadás. Ideális esetben az ügyfél kap egy rövid leírást arról, mi hogyan fut, hol lehet módosítani, és mikor kell szakemberhez fordulni. Sokan ezt kihagyják, pedig később ezen múlik, hogy a rendszer használható marad-e.

És fontos a határidő is. Egy egyszerű automatizált munkafolyamat néhány nap alatt elkészülhet. Egy összetettebb megoldás több egyeztetést és több tesztet kér. Szerintem jobb reális időt mondani, mint gyors ígérettel kezdeni és utólag magyarázkodni. A magánügyfélnek leginkább kiszámíthatóság kell. Nem látványos szavak, hanem kész eredmény.

Gyakori hibák üzleti folyamat automatizálásnál

Sokan ott hibáznak, hogy túl korán választanak eszközt, és túl későn írják le a problémát. Előfordul az is, hogy a megbízó fejben pontosan tudja, mit akar, de ezt nem bontja le egyértelmű lépésekre. Ilyenkor a szakember találgat, az elkészült rendszer pedig nem azt csinálja, amit vártak tőle. Az üzleti folyamat automatizálásnál a pontatlan kérés drága hiba. Különösen akkor, ha több értesítés, több adatforrás és több döntési szabály fut egyszerre.

Másik tipikus gond a túl sok kivétel. Az ügyfél azt mondja, hogy a folyamat egyszerű, aztán kiderül, hogy hétféle külön esetet kell kezelni. Ez nem baj, csak legyen kimondva az elején. Tapasztalatom szerint a minőség ott romlik el, ahol a kivételeket utólag, kapkodva toldják be. És gyakori gond az is, hogy valaki nem kér tesztet. Pedig a teszt nem formaság. Ekkor derül ki, hogy jó címre megy-e az üzenet, nem marad-e ki adat, és valóban akkor indul-e el a folyamat, amikor kell.

Én azt látom, hogy a legjobb eredményt az a megbízó kapja, aki nem akar mindent egy körben megoldani. Előbb jön egy stabil alapfolyamat. Utána lehet finomítani, bővíteni, gyorsítani. Ez kevésbé látványos út, de sokkal megbízhatóbb.

Milyen eredmény várható a folyamatautomatizálástól

A folyamatautomatizálástól nem azt kell várni, hogy minden feladat eltűnik, hanem azt, hogy a felesleges ismétlés megszűnik. Kevesebb másolás, kevesebb kimaradt válasz, kevesebb elfelejtett lépés. A jó eredmény csendes. Nem feltétlenül látványos, de napi szinten érezhető. Kevesebb idegeskedés, gyorsabb ügyintézés, tisztább nyomon követés. Ez különösen sokat jelent annak, aki magánszemélyként maga viszi az online ügyeit, és nincs külön csapata minden részfeladatra.

Az Üzleti Folyamatok Automatizálása akkor sikeres, ha az átadás után is használható marad. Nem csak az első héten. Ezért fontos, hogy a megoldás ne legyen túlbonyolított. Egy jó szakember úgy épít rendszert, hogy az ügyfél értse az alaplogikát, és kisebb változtatásoknál ne vesszen el. Szerintem a legjobb munka az, amelyik mögött rend van, és amelyikhez nem kell minden apróság miatt újraindítani az egész projektet.