Innovatív iOS alkalmazás sajtóközlemények és hírek archiválásához a vállalat számára

Cégarchívum magánügyfeleknek és online feladatokhoz

A Cégarchívum akkor hasznos, ha valaki rendezett, visszakereshető és érthető céges anyagokat szeretne, de nincs ideje mindent maga átnézni. Ilyen munka távolról is jól végezhető, ha a feladat pontosan le van írva, az iratok hozzáférhetők, és a megrendelő tudja, milyen eredményt vár. Én azt látom, hogy sok ügyfél nem teljes céges rendszert keres, hanem egy magán szakembert, aki rendbe teszi a korábbi híreket, közleményeket, dokumentumokat, dátumokat, bejegyzéseket vagy belső anyagokat.

Ez nem egyszerű másolás. A céges archívum akkor jó, ha nem csak fájlok egymás után rakott listája. Fontos a cím, a dátum, a téma, a forrás, a rövid leírás, néha a keresőbarát szöveg is. Egy online szakember ebben tud segíteni. Átnézi a meglévő anyagokat, csoportosítja őket, kiszűri az ismétléseket, és olyan szerkezetet készít, amelyet később is lehet használni.

A Qjob.hu felületén magánszemélyek is kereshetnek olyan szabadúszót, aki ilyen távoli rendszerezési és tartalmi feladatot vállal. Ez főleg akkor kényelmes, ha nem irodai munkatársra van szükség, hanem egy egyszeri vagy időszakos online megbízásra.

Cégarchívum feladatok tartalmi rendszerezése

A Cégarchívum készítése többféle munkát jelenthet. Lehet régi céges hírek összegyűjtése, bejegyzések dátum szerinti rendezése, sajtóanyagok különválasztása, régi weboldali tartalom mentése, belső dokumentumlista készítése vagy meglévő fájlok átnevezése. Szerintem a legfontosabb az, hogy a megbízó már az elején tisztázza, mire fogja használni az archívumot.

Más szerkezet kell egy nyilvános weboldalhoz, más egy belső dokumentumtárhoz, és megint más akkor, ha a cél csak az, hogy a régi anyagok ne vesszenek el. Ha az archívum a látogatóknak készül, a szövegek legyenek olvashatóak és rövidek. Ha belső használatra készül, fontosabb a pontos címkézés és a fájlok egységes neve. Ha keresőoptimalizált oldalra kerül, akkor a leírásoknak természetes nyelven kell megjelenniük, nem száraz adatként.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak annyit kért, hogy a régi hírek kerüljenek egy táblázatba. A munka közben derült ki, hogy több bejegyzésnek hiányzott a dátuma, néhány cím ismétlődött, és több anyag ugyanarról az eseményről szólt. A végeredmény ezért nem egy sima lista lett, hanem egy javított céges archívum, rövid összefoglalókkal és egységes kategóriákkal. Ez sokkal használhatóbb volt.

Céges archívum árak online munkánál

A céges archívum ára főleg az anyag mennyiségétől, a rendezettség állapotától és a végeredmény formájától függ. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert az iratok átnézése, a címek javítása és a logikus csoportosítás időigényes. Tapasztalatom szerint az ügyfél akkor jár jobban, ha nem csak óradíjat kér, hanem pontos részfeladatot és várható eredményt is meghatároz.

Az árak nem csak a darabszámtól függnek. Egy negyven tételes, de nagyon kusza dokumentumtár több időt vihet el, mint egy száz elemes, de jól előkészített lista. Ezért érdemes az elején mintát küldeni a szakembernek. Pár fájl vagy néhány régi hír alapján már jobban látható, mennyi javításra lesz szükség.

Online szakember választása céges archívumhoz

Az online szakember kiválasztásánál nem elég azt nézni, hogy ki tud gyorsan adatot másolni. Ennél a munkánál fontos a figyelem, a nyelvi pontosság és a rendszerben gondolkodás. Egy jó szabadúszó először megkérdezi, milyen formában kell leadni az anyagot. Táblázatban, dokumentumban, tartalomkezelőben, fájlmappákban vagy külön oldalanként.

Sokan ott hibáznak, hogy csak a legolcsóbb ajánlatot választják, majd utólag derül ki, hogy a kész archívum nehezen használható. Hiányoznak a dátumok, eltérnek a címek, nincs egységes sorrend, vagy a leírások túl általánosak. Egy céges archívum akkor ér valamit, ha más ember is megérti a szerkezetét. Nem csak az, aki készítette.

Érdemes portfóliót kérni, de nem mindig kell nagy bemutatóanyag. Elég lehet egy korábbi táblázatminta, egy tartalmi vázlat vagy egy rövid példa arra, hogyan rendszerezi az anyagokat a szakember. Ha a feladat érzékeny belső dokumentumokat érint, akkor külön meg kell beszélni, milyen hozzáférést kap, mit láthat, és milyen formában kell törölnie vagy visszaadnia az adatokat a munka végén.

Cégarchívum készítés lépései távolról

A távoli munka akkor működik jól, ha a megbízó nem csak elküldi az anyagokat, hanem leírja az elvárt végeredményt is. Az első lépés általában egy rövid felmérés. Milyen típusú anyagokról van szó, mennyi tétel van, milyen formátumban érkeznek, és mi a cél. Ezután jön a szerkezet javaslata. Például év szerinti bontás, témák szerinti csoportosítás, dokumentumtípusok, címkék vagy fontossági sorrend.

A következő szakaszban a szakember feldolgozza az anyagokat. Itt történik az átnevezés, a rövidítés, a hibák jelölése, a hiányzó adatok kigyűjtése és a rendezett lista elkészítése. Nagyobb munkánál érdemes próbakört kérni. Ez lehet tíz vagy húsz tétel. Így még időben kiderül, jó-e az irány.

A kommunikáció legyen egyszerű. Egy közös táblázat, rövid üzenetek és egyértelmű határidők elég sok problémát megelőznek. A kész eredményt általában táblázatban, dokumentumban, tömörített mappában vagy a megadott felületen lehet átadni. Én azt látom, hogy a legjobb eredmény akkor születik, amikor a megbízó nem naponta változtatja a szabályokat, de a próbamunka után ad egy világos visszajelzést.

Gyakori hibák céges archívum megrendelésénél

A leggyakoribb hiba az, hogy az ügyfél csak annyit ír, hogy rendezni kell a régi anyagokat. Ez túl tág. A szakember ilyenkor nem tudja, mi számít fontosnak. A dátum, a cím, a forrás, a kategória, a fájlnév vagy a szöveges összefoglaló. Minél kevesebb az irány, annál több lesz az utólagos javítás.

Másik gyakori gond a hiányos anyagátadás. Például az ügyfél elküld egy mappát, de a kapcsolódó képek egy másik helyen vannak. Vagy van egy régi weboldal, de nincs meg minden aloldal. Ilyenkor az online munka lassul, mert a szabadúszó kérdez, vár, ellenőriz, majd újra rendezi a már elkészült részeket.

A minőséghez az is kell, hogy az ügyfél elfogadja a reális határidőt. Egy archívumot gyorsan össze lehet dobni, de akkor sok hiba marad benne. A Cégarchívum értéke pont abban van, hogy visszakereshető, következetes és később is bővíthető. Ha ez nincs meg, akkor csak egy újabb rendezetlen lista készül.

Céges archívum eredményének átadása

A kész anyag átadásánál fontos, hogy ne csak a fájl készüljön el, hanem legyen érthető a használata is. Nem kell hosszú leírás. Elég egy rövid összefoglaló arról, milyen logika szerint készült a rendezés, hol vannak a hiányos adatok, és milyen elemeket kell később pótolni. Ez különösen hasznos, ha az archívumot a megbízó később maga folytatja.

Az eredmény lehet egy táblázat, ahol minden sor egy hír, dokumentum vagy bejegyzés. Lehet külön mappaszerkezet, ahol a fájlok egységes nevet kaptak. Lehet olyan szöveges anyag is, amely később weboldalra kerül. A lényeg az, hogy a forma illeszkedjen a használathoz. Egy magán szakember ebben rugalmasabb lehet, mint egy nagyobb szolgáltató, mert a munka nem feltétlenül igényel bonyolult folyamatot.

Szerintem egy jó céges archívum nem látványos munka, mégis sok időt takarít meg. Akkor jó, ha a megrendelő később gyorsan megtalálja, amit keres, és nem kell újra ugyanazokat az anyagokat átnéznie. Ez az a pont, ahol a pontos online együttműködés valódi értéket ad.