CRM-interfész testreszabása céges arculat szerint

CRM testreszabás magánügyfeleknek online feladatokhoz

A CRM testreszabás akkor hasznos, amikor a meglévő rendszer már működik, de nem úgy segíti a napi munkát, ahogy kellene. Ilyenkor nem új rendszert kell venni, hanem a felületet, mezőket, folyamatokat, értesítéseket és jogosultságokat kell rendbe tenni. A magánszakember távolról dolgozik, a feladat egyeztetése, a hozzáférések átadása és az eredmény ellenőrzése is online történik.

Én azt látom, hogy sok ügyfél nem bonyolult megoldást keres. Inkább azt szeretné, hogy kevesebb kattintással lássa az ügyfeleket, a feladatokat, a fizetési állapotot vagy a következő teendőt. Ez teljesen életszerű igény. Egy rosszul beállított ügyfélkezelő rendszer sok időt visz el, és közben könnyű elveszíteni fontos információkat.

A Qjob.hu felületén olyan magánszakembert lehet keresni, aki online vállal CRM rendszer beállítást, felületmódosítást vagy folyamatok finomítását. Fontos, hogy ez nem irodai kiszállásról szól. A munka lényege a távoli hozzáférés, a pontos brief, a közös próba és a kész rendszer átadása.

CRM felület testreszabása és gyakori igények

A legtöbb CRM felület testreszabása nem a látvány miatt indul. Az ügyfél általában azt érzi, hogy a rendszer zavaros. Túl sok felesleges mező van benne. Nem jó helyen vannak a gombok. Nincs világos státusz. A munkatárs vagy a vállalkozó nem látja azonnal, hogy mi a következő lépés.

Tipikus feladat az ügyfélkártya átalakítása. Ilyenkor a szakember törli vagy elrejti a nem használt mezőket, új mezőket hoz létre, és olyan sorrendet állít be, amely jobban követi a valódi munkát. Szerintem ez az egyik legfontosabb rész, mert a napi használat minősége itt dől el. Ha az alapnézet rossz, minden későbbi automatizmus is nehezebben használható.

Gyakori igény még a státuszok újragondolása. Például érdeklődő, ajánlat elküldve, visszajelzésre vár, munka folyamatban, lezárt ügy. Ezek egyszerű szavak, de sok rendszerben rosszul vannak kialakítva. És ilyenkor a felhasználó nem tudja, melyik ügy áll meg, melyik sürgős, és hol kell beavatkozni.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél több hónapig külön táblázatban vezette azt, amit a CRM már tudott volna. A gond csak az volt, hogy a rendszerben a nézetek nem voltak beállítva. A szakember átrendezte a mezőket, létrehozott néhány szűrőt, és az ügyfél utána már nem használt külön táblázatot. Nem nagy fejlesztés volt, mégis sok időt takarított meg.

CRM testreszabás árak és várható költségek

A CRM testreszabás ára főleg attól függ, mennyire kell belenyúlni a rendszerbe. Egy kisebb mezőbeállítás vagy nézetmódosítás gyorsan elkészülhet. Egy teljes folyamat átalakítása, több jogosultsági szinttel és automatizált értesítésekkel már komolyabb munka. Tapasztalatom szerint a túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert a szakember nem kérdez eleget a valódi működésről.

Az ár akkor lesz reális, ha a megbízó pontosan megmutatja, mit használ most, és mi zavarja benne. Nem mindig kell minden funkciót átépíteni. Néha elég három jó nézet, két automatikus emlékeztető és egy tisztább ügyféladatlap. De ha a folyamat nincs átgondolva, a kisebb javítások is csak ideiglenes megoldást adnak.

Online CRM beállítás menete

Az online CRM beállítás általában rövid felméréssel indul. A magánszakember bekéri a rendszer nevét, a hozzáférési módot, a jelenlegi problémákat és a kívánt eredményt. Nem kell hosszú dokumentumot írni, de a feladatnak érthetőnek kell lennie. Egy képernyőkép sokszor többet ér, mint egy hosszú leírás.

A következő lépés a jelenlegi felület átnézése. Itt derül ki, hogy a rendszer korlátai mit engednek. Vannak CRM-ek, ahol szabadon alakítható a mezők sorrendje, más rendszerekben csak bizonyos részek módosíthatók. Ezért fontos, hogy a szakértő ne ígérjen előre olyat, amit a választott rendszer nem tud.

Ezután készülhet egy javasolt beállítási terv. Ez nem feltétlenül bonyolult. Lehet egy rövid lista is arról, hogy mely mezők maradnak, mely státuszok változnak, milyen nézetek készülnek, és hogyan történik a kész munka ellenőrzése. Sokan ott hibáznak, hogy azonnal belenyúlnak a rendszerbe, majd később derül ki, hogy az új felület sem illik a valós munkához.

A munka végén szükség van tesztelésre. Én ezt nem hagynám ki. Legalább egy próbaügyfelet, egy próbaajánlatot és egy lezárási folyamatot végig kell vinni. Így látszik, hogy a testreszabott CRM valóban segíti-e a munkát, vagy csak papíron lett rendezettebb.

Megfelelő CRM szakember kiválasztása

A jó CRM szakember nem csak technikai beállító. Kérdez a munkafolyamatról, az ügyféltípusokról, a felelősségi körökről és a határidőkről is. Ez azért fontos, mert a felület nem önmagáért van. A rendszernek a mindennapi döntéseket kell segítenie.

Érdemes olyan szakembert választani, aki tud példát mutatni korábbi munkára. Nem feltétlenül kell nyilvános ügyfélneveket kérni. Elég lehet egy képernyőkép, egy leírt folyamat vagy egy rövid magyarázat arról, hogyan oldott meg hasonló feladatot. A portfólió itt nem látványkérdés. Inkább azt mutatja, hogy az illető érti-e a rendszerezést.

A kommunikáció is sokat számít. Ha a szakember már az első üzenetben csak általánosságokat ír, az nem jó jel. Egy konkrét kérdés a jelenlegi mezőkről, státuszokról vagy felhasználói szerepekről sokkal többet ér. De a megbízónak is pontosnak kell lennie. Ha csak annyit ír, hogy legyen jobb a CRM, abból nehéz korrekt ajánlatot adni.

Szerintem a legjobb együttműködés akkor jön létre, amikor a megbízó elmondja a problémát, a szakember pedig lefordítja azt beállításokra. Nem kell a megbízónak ismernie minden technikai részletet. De azt tudnia kell, mi fáj a jelenlegi munkában.

Hibák CRM felület módosításakor

A leggyakoribb hiba a túl sok mező. Elsőre úgy tűnik, hogy minél több adat van a rendszerben, annál jobb. A gyakorlatban ez nem mindig igaz. Ha a felhasználó túl sok mezőt lát, akkor lassabban dolgozik, és egy idő után kihagyja a kitöltést. Így a rendszer pontatlan lesz.

Másik hiba a túl bonyolult státuszrendszer. Egy ügyfélfolyamatnak követhetőnek kell lennie. Ha tíz vagy tizenöt állapot van, de senki nem tudja, melyiket mikor kell használni, akkor a CRM nem segít. Inkább zavart okoz. Én azt látom, hogy sok esetben hat jól kiválasztott státusz többet ér, mint egy hosszú és részletes, de használhatatlan folyamat.

Gondot okozhat az is, ha a jogosultságokat nem állítják be rendesen. Egyes felhasználók túl sok adatot látnak, mások nem férnek hozzá ahhoz, amire szükségük lenne. Ez nemcsak kényelmetlen, hanem hibákhoz is vezethet. A testreszabás része lehet az is, hogy ki mit láthat, ki mit módosíthat, és ki kap értesítést egy fontos változásról.

Az elvárásokkal is óvatosan kell bánni. Egy jól beállított rendszer nem old meg minden szervezési problémát. Ha a feladatok nincsenek kiosztva, vagy nincs közös szabály arra, mikor kell státuszt váltani, akkor a legjobb beállítás is kevés lesz. A CRM csak akkor működik jól, ha a használati szabályok is világosak.

Kész CRM felület átadása és ellenőrzése

A kész CRM felület átadása nem csak annyit jelent, hogy a szakember befejezi a beállítást. Kell egy rövid áttekintés arról, mi változott, hol találhatók az új nézetek, milyen mezőket kell kitölteni, és hogyan működnek az értesítések. Ez lehet írásos leírás vagy rövid képernyővideó. Mindkettő jó, ha érthető.

A javítások kérdését előre érdemes tisztázni. Egy kisebb módosítás természetes lehet az átadás után, például egy mező átnevezése vagy egy lista sorrendjének cseréje. De egy teljesen új folyamat már új feladatnak számíthat. A félreértések elkerülése miatt jobb, ha a megbízó és a szakember előre rögzíti, mi tartozik az árba.

A végeredmény akkor jó, ha a felhasználó kevesebbet keresgél, gyorsabban látja a következő lépést, és kevesebb adat vész el. Nem az a cél, hogy a CRM látványos legyen. Az a cél, hogy használható legyen. Ezen a felületen ezért érdemes olyan szakembert keresni, aki nem csak beállít, hanem gondolkodik is a folyamaton.