Előrehaladó értékesítési elemző és grafikonkészítő program Excel alapokon

Eladási elemző magánügyfeleknek online munkára

Az Eladási elemző akkor hasznos, amikor a meglévő értékesítési adatokból érthető képet kell kapni, nem csak egy hosszú táblázatot. A legtöbb magánügyfél vagy kisebb vállalkozó nem külön rendszert keres először, hanem olyan szakembert, aki átnézi a számokat, rendet tesz az adatokban, és megmutatja, hol van bevétel, hol van visszaesés, és melyik termék vagy szolgáltatás hozza a legtöbb eredményt.

Én azt látom, hogy sok megbízásnál nem maga az adat hiányzik. Inkább az a gond, hogy az adatok több fájlban vannak, eltérő néven szerepelnek a termékek, és senki nem tudja gyorsan megmondani, melyik időszak volt erős vagy gyenge. Ilyenkor egy online értékesítési elemző nem csak számol. Először tisztázza, mit szeretne látni az ügyfél, majd olyan kimutatást készít, amit döntés előtt is lehet használni.

Az ilyen munka távolról is jól elvégezhető. A megbízó elküldi a táblázatot, a számlázási exportot, a rendelési listát vagy más elérhető adatot. A szakember ellenőrzi a szerkezetet, javítja a hibákat, kiszámolja a fontos mutatókat, majd átad egy áttekinthető jelentést, grafikont vagy kezelhető táblát. Qjob.hu felületen ilyen feladatra magánszakembert is lehet keresni, nem feltétlenül nagy céget vagy ügynökséget.

Eladási adatok feldolgozása

Az eladási adatok feldolgozása általában azzal kezdődik, hogy kiderül, milyen formában vannak meg az adatok. Lehet egyszerű táblázat, webáruházi export, számlázóprogramból letöltött lista, kézzel vezetett nyilvántartás vagy több fájl keveréke. Szerintem itt dől el a munka fele. Ha a forrásadat rendezetlen, akkor a szép grafikon csak látszólag lesz pontos.

Tapasztalatom szerint a jó szakember nem azonnal grafikonokat rajzol. Előbb megkeresi a hiányzó mezőket, az elütéseket, az ismétlődő sorokat és a rossz dátumformátumokat. Utána külön választja az árbevételt, darabszámot, kedvezményt, visszatérítést, csatornát és termékkategóriát. Ez nem látványos rész, de ettől lesz használható a végeredmény.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél azt hitte, hogy a legnagyobb forgalmú terméke a legjobb üzlet. Az elemzés után kiderült, hogy sok volt a kedvezmény és a visszaküldés, ezért a kisebb forgalmú szolgáltatás valójában jobb eredményt hozott. Ezért fontos, hogy az eladási kimutatás ne csak összesített számokat mutasson, hanem összefüggéseket is.

Értékesítési grafikonok és kimutatások

Az értékesítési grafikonok célja nem az, hogy látványosak legyenek. Az a céljuk, hogy gyorsan olvashatóvá tegyék az adatokat. Egy jó grafikon megmutatja a havi bevételt, az eladott mennyiséget, a legfontosabb termékeket, a csatornák közötti különbséget, és azt is, ha valahol hirtelen változás történt.

Az online adatelemző gyakran készít oszlopdiagramot, vonaldiagramot, kördiagram helyett arányos bontást, egyszerű irányítópultot vagy szűrhető táblát. Nem mindig kell bonyolult megoldás. Sokszor egy jól felépített táblázat néhány grafikonnal többet ér, mint egy túlzsúfolt jelentés.

A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Nem azért, mert minden drágább szakember jobb. Hanem azért, mert az adattisztítás időt kér. Ha valaki nagyon alacsony árat mond egy összetett elemzésre, könnyen lehet, hogy csak gyors összegzést készít, és nem nézi meg a hibákat.

Eladási elemző árak és díjazás

Az Eladási elemző ára attól függ, mennyi adatot kell feldolgozni, hány forrásból érkezik az anyag, milyen részletes bontásra van szükség, és kell-e újrahasználható sablon. Egy egyszeri, kis táblázatos elemzés jóval olcsóbb, mint egy több hónapra visszamenő értékesítési jelentés, ahol kategóriákat, csatornákat és ügyféltípusokat is vizsgálni kell.

Szerintem a legésszerűbb árazás ennél a munkánál feladatalapú. Az óradíj akkor működik, ha a megbízó és a szakember már dolgozott együtt, és mindkét fél tudja, mennyi időt visz el az adatok rendezése. Új megbízásnál jobb előre rögzíteni, mit tartalmaz az ár. Például hány grafikon készül, lesz-e rövid magyarázat, hány kör javítás fér bele, és milyen formátumban történik az átadás.

Magánügyfélként nem mindig kell teljes üzleti elemzést kérni. Néha elég egy egyszerű kimutatás arról, melyik termék fogyott jobban, hogyan változott a bevétel, és melyik hónapban volt eltérés. De ha az adatok alapján árat, készletet, hirdetési költést vagy szolgáltatási csomagot szeretne módosítani, akkor érdemes részletesebb munkát kérni.

Online munka menete és átadás

Az online munka menete általában rövid egyeztetéssel indul. A megbízó leírja, milyen döntéshez kell az elemzés. Ez fontosabb, mint elsőre látszik. Más kimutatás kell akkor, ha valaki a bevételt szeretné látni, és más akkor, ha a gyengén teljesítő termékeket keresi.

A következő lépés az adatok átadása. Ez történhet táblázatban, letöltött fájlban vagy megosztott dokumentumban. A szakember ilyenkor ellenőrzi, hogy megvan-e minden szükséges oszlop. Dátum, terméknév, mennyiség, ár, kedvezmény, ügyféltípus vagy értékesítési csatorna. Nem minden mező kötelező, de minél több adat pontos, annál jobb lesz az elemzés.

Ezután jön a feldolgozás, a próbakimutatás és a véglegesítés. Jó esetben a megbízó kap egy rövid köztes visszajelzést is, ha valami hiányzik vagy ellentmondásos. A végeredmény lehet táblázat, grafikonos fájl, rövid összefoglaló vagy rendszeresen frissíthető sablon. Az átadásnál fontos, hogy a megbízó értse, mit lát. Egy adatlap akkor jó, ha nem kell külön magyarázat minden cellához.

Megfelelő elemző szakember kiválasztása

A megfelelő elemző szakember kiválasztásánál nem elég azt nézni, hogy valaki tud táblázatot kezelni. A kérdés inkább az, hogy érti-e az értékesítési logikát. Tud-e különbséget tenni forgalom, nyereség, darabszám és átlagos rendelési érték között. És észreveszi-e, ha az adat nem stimmel.

Érdemes portfóliót vagy korábbi mintát kérni. Nem kell bizalmas ügyféladat. Elég egy névtelenített példa, ahol látszik, hogyan gondolkodik a szakember. A jó eladási adatelemzés nem túl díszes. Tiszta, követhető, és a fő kérdésre válaszol.

Az is sokat számít, hogyan kérdez a szabadúszó. Ha csak annyit ír, hogy küldje a fájlt, az kevés. Jobb jel, ha rákérdez a célra, az időszakra, a fő termékekre, a hibás sorokra, a kívánt formátumra és a határidőre. Ettől nem lesz hosszabb a munka, inkább kevesebb lesz a félreértés.

Gyakori hibák eladási elemzésnél

Sokan ott hibáznak, hogy túl sok mindent akarnak látni egyetlen jelentésben. Minden termék, minden ügyfél, minden nap, minden kedvezmény, minden csatorna. A végén a kimutatás nehezen olvasható lesz, és nem ad választ a fő kérdésre. Jobb egy szűkebb, de pontosabb elemzés.

Másik gyakori gond, hogy a megbízó nem jelzi az adatok hibáit. Például volt-e akció, készlethiány, árfolyamváltozás, technikai hiba vagy visszatérítés. Ezek nélkül az elemző könnyen rossz következtetést vonhat le. Az adat nem beszél teljesen magától. Kell hozzá háttér is.

Az Eladási elemző munkája akkor ad jó eredményt, ha a megbízó világosan megmondja, mire kíváncsi, a szakember pedig nem rejti el a bizonytalanságokat. Ha egy sor hiányos, azt jelezni kell. Ha egy trend csak részben látszik, azt nem szabad túlmagyarázni. Tapasztalatom szerint az ügyfelek ezt értékelik, mert így nem csak egy szép fájlt kapnak, hanem használható döntési alapot.

Minőség, javítások és hosszabb távú használat

Az értékesítési kimutatás minőségét nem csak a grafikonok száma mutatja. Fontosabb, hogy az eredmény frissíthető-e, érthető-e, és nem omlik-e össze, ha új adatsor kerül bele. Egy egyszeri munka is készülhet úgy, hogy később ne kelljen mindent elölről kezdeni.

A javításoknál érdemes különbséget tenni tartalmi módosítás és új kérés között. Ha egy címke félreérthető, vagy egy grafikon más bontásban jobb lenne, az normális korrekció. De ha a megbízó a végén új adatforrást ad hozzá, az már új feladat lehet. Ezt jobb előre tisztázni.

Szerintem a legjobb eredmény ott születik, ahol a szakember nem próbálja túlkomplikálni a jelentést. Az eladási adatelemzés legyen pontos, olvasható és gyakorlati. Ha a megbízó a végén meg tudja mondani, mi fogyott jobban, hol esett vissza az értékesítés, és mire kell figyelni a következő időszakban, akkor a munka elérte a célját.