Excel-fájlok alapján készült jelentések létrehozása és fejlesztése

Excel jelentések készítése online szakemberrel

Az Excel jelentések akkor hasznosak, ha a nyers adatokból gyorsan érthető összefoglaló, kimutatás és döntést segítő fájl készül. A legtöbb magánügyfél nem új táblázatot akar, hanem tiszta választ arra, hogy mi történik a számok mögött. Én azt látom, hogy sok feladat már távolról is pontosan elvégezhető, ha az adatok rendezettek, a cél érthető, és a szakember nemcsak képleteket ír, hanem megérti a jelentés célját is.

Az Excel alapú riport lehet havi bevételi összesítő, költséglista, munkaidő kimutatás, ügyféllista elemzés, rendelési adatlap, készletfigyelés vagy egyszerűen egy olyan fájl, amelyet nem kell minden alkalommal kézzel újraszámolni. A Qjob.hu felületén magánszemélyek találhatnak olyan szabadúszót, aki online dolgozik, fájlokból indul ki, és a kész eredményt digitálisan adja át.

Szerintem a jó Excel munka nem attól jó, hogy látványos. Inkább attól, hogy az ügyfél másnap is érti. Egy átlátható jelentésben nem kell keresgélni, hol van a lényeg. A fontos adatok látszanak, a hibás sorok külön kezelhetők, a táblázat nem esik szét, ha új sor kerül bele.

Excel riportok ára

Az ár főleg az adatok mennyiségétől, a tisztítás szükségességétől, a képletek bonyolultságától és az automatizálás szintjétől függ. Egy egyszerű összesítő gyorsan elkészülhet. Egy több munkalapos, kimutatásokkal, diagramokkal és frissíthető logikával működő fájl már komolyabb munka. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert a hibakeresésre és a tesztelésre nem marad elég idő.

Tapasztalatom szerint a legjobb árajánlat nem mindig a legalacsonyabb. Fontosabb, hogy a szabadúszó pontosan megmondja, mit tartalmaz az ár. Benne van e az adattisztítás, a próbakör, a javítás, a rövid használati leírás, vagy csak maga a fájl. Ezeket már az elején érdemes tisztázni.

Excel jelentésekhez szükséges adatok

A szakember akkor tud jól dolgozni, ha a megrendelő nem csak elküldi a táblázatot, hanem leírja, milyen döntéshez kell a riport. Más szerkezet kell egy költségkövetéshez, más egy értékesítési összesítőhöz, és megint más egy dolgozói teljesítményhez kapcsolódó kimutatáshoz. A nyers fájl önmagában ritkán elég.

Érdemes megadni a forrásfájlokat, a kívánt oszlopokat, a kizárandó sorokat, a számítási szabályokat és azt is, hogy milyen gyakran kell majd használni a jelentést. Ha havi rendszerességű munka lesz, akkor nem egyszeri táblázatot kell építeni, hanem olyan sablont, amelybe később új adatok is bekerülhetnek.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak annyit kért, hogy legyen szebb a jelentés. A fájlban viszont háromféle dátumformátum volt, néhány összeg szövegként szerepelt, és több terméknév eltérő írásmóddal ismétlődött. A látványos formázás előtt előbb rendbe kellett tenni az alapokat. Különben a riport szép lett volna, de pontatlan.

Excel riport szakember kiválasztása

Excel riport szakember választásakor nem elég azt nézni, hogy valaki ismeri e a programot. A magánügyfélnek olyan embert érdemes keresnie, aki kérdez, ellenőriz, és nem fél jelezni, ha az adatokból nem lehet megbízható következtetést levonni. Ez különösen fontos, ha pénzügyi, munkaidős vagy ügyféladatokkal kapcsolatos fájlokról van szó.

A portfólió sokat segít. Nem kell benne bizalmas adatokat mutatni. Elég néhány minta, amelyből látszik a logika, a tiszta szerkezet, a jól olvasható diagram és az, hogy a táblázatot nem csak a készítője tudja használni. Szerintem az is jó jel, ha a szakember rákérdez a későbbi használatra. Egyszeri jelentés kell, vagy olyan fájl, amit az ügyfél maga is frissít majd.

A kommunikáció stílusa szintén fontos. Ha a szabadúszó túl gyorsan ígér mindent, de nem kér adatmintát, az kockázat. Ha viszont röviden elmagyarázza, milyen lépések lesznek, mikor kér visszajelzést, és milyen formában adja át az eredményt, az sok félreértést megelőz.

Excel kimutatások online munkafolyamata

Az online munkafolyamat általában egy rövid egyeztetéssel indul. A megrendelő elküldi a fájlt vagy egy adatmintát. A szakember átnézi, hogy az adatok feldolgozhatók e, majd javaslatot tesz a riport felépítésére. Ezután jön a készítés, a próba, a javítás és az átadás.

A jó folyamatban nincs felesleges találgatás. A feladat elején rögzíteni kell, milyen eredmény számít késznek. Például legyen egy havi összesítő lap, egy termékenkénti bontás, három diagram, hibajelző oszlop és egy rövid útmutató. Így a munka végén nem az ízlésről megy a vita, hanem ellenőrizhető a teljesítés.

A határidő függ a fájl állapotától. Egy kisebb riport akár egy napon belül is elkészülhet. Egy összetettebb jelentés több körös egyeztetést igényelhet, főleg akkor, ha a megrendelő menet közben pontosítja a számításokat. Ez nem baj. De jó, ha a változtatások külön vannak kezelve, mert a sok apró módosítás könnyen szétszedi a már felépített logikát.

Excel jelentések hibái és elvárások

Sokan ott hibáznak, hogy előbb a diagramokat kérik, és csak később derül ki, hogy a nyers adat nincs rendben. A másik gyakori gond a túl sok mutató. Egy jelentés nem lesz jobb attól, hogy minden oszlopból külön grafikon készül. Az ügyfélnek általában néhány világos válasz kell. Mi nőtt, mi csökkent, hol van eltérés, és melyik adat igényel figyelmet.

Gyakori hiba az is, hogy a megrendelő fejben tudja a szabályt, de nem írja le. Például bizonyos tételeket nem kell számolni, néhány ügyfélcsoport külön kezelendő, vagy egy dátum csak akkor számít, ha a státusz is teljesült. Ezek apróságnak tűnnek. A riportban viszont nagy eltérést okozhatnak.

Én azt látom, hogy a legjobb eredmény akkor születik, ha az ügyfél nem tökéletes briefet ad, hanem őszintén leírja, miben bizonytalan. Egy jó szakember ebből már tud kérdezni. A gyenge brief nem baj. A rejtett elvárás sokkal nagyobb gond.

Excel fájlok átadása és javítási körök

A kész Excel fájlt célszerű úgy átadni, hogy az ügyfél tudja, mit szabad módosítani és mit nem. Egy riportban lehetnek bemeneti lapok, számítási lapok és kész jelentéslapok. Ha ezek nincsenek elkülönítve, a felhasználó könnyen átír egy képletet, majd később nem érti, miért romlott el az eredmény.

A javítási körök száma legyen előre ismert. Egy kisebb munka esetén általában egy rövid ellenőrzés elég. Összetettebb Excel jelentések esetén két kör is indokolt lehet. Az első körben a szerkezetet és a számításokat érdemes nézni. A másodikban a megjelenést, az elnevezéseket és a használhatóságot.

Az átadás része lehet egy rövid leírás is. Nem hosszú kézikönyv. Csak néhány sor arról, hová kell másolni az új adatokat, mit kell frissíteni, melyik lapon látható az eredmény, és milyen mezőkhöz nem érdemes nyúlni. Ez különösen hasznos, ha a riportot később nem a készítő fogja kezelni.

Excel jelentés rendelése előtt

Mielőtt valaki Excel jelentés készítésére kér ajánlatot, érdemes összegyűjteni a forrásfájlokat, a kívánt eredményt és a legfontosabb szabályokat. Nem kell mindent szakmai nyelven megfogalmazni. Elég egy érthető leírás. Mit szeretne látni az ügyfél, milyen gyakran kell a fájlt használni, és milyen hibákat szeretne elkerülni.

A magánügyfélnek az a jó, ha a végeredmény nem függ állandóan a készítőtől. Egy jól elkészített Excel alapú jelentés átlátható, frissíthető és ellenőrizhető. Nem helyettesíti a gondolkodást, de leveszi a kézi számolás és keresgélés nagy részét. És ez a legtöbb online Excel munka valódi értéke.