Excel makró: Az adószámok és ÁFA-azonosítók helyességének ellenőrzése szakértő módon

Áfa ellenőrzés Excel makróval

Az Áfa ellenőrzés akkor hasznos, amikor sok számla, partneradat vagy adószám kerül egy táblázatba, és kézzel már lassú lenne minden sort átnézni. Egy jól elkészített Excel makró gyorsan jelöli a hibás formátumot, a hiányzó adatot, az eltérő áfakulcsot vagy a gyanús partneradatot. Ez főleg olyan magánmegbízóknak fontos, akik nem teljes rendszert akarnak bevezetni, hanem egy működő fájlt szeretnének a saját munkájukhoz.

Én azt látom, hogy a legtöbb gond nem a bonyolult adózási kérdésből indul. Inkább abból, hogy a fájlban keveredik a régi és az új adat, másképp van írva egy cégnév, hiányzik egy kötőjel az adószámból, vagy rossz oszlopból számol a képlet. Ilyenkor egy Excel szakember nem könyvelői állásfoglalást ad, hanem rendbe teszi az ellenőrzési logikát. A cél az, hogy a táblázat érthetően mutassa, hol kell emberi figyelem.

A Qjob.hu felületén magán szakembert lehet keresni ilyen online feladatra. A megbízás általában távoli egyeztetéssel indul, majd a fájl, a leírás és a várt eredmény alapján készül el a makró vagy az ellenőrző munkafüzet. Ez nem látványos munka, de sok időt takaríthat meg, ha a táblázat naponta vagy hetente visszatérő adatokkal dolgozik.

Adószám ellenőrzés automatizálása

Az adószám ellenőrzés automatizálása akkor éri meg, ha nem egyetlen partner adatait kell megnézni, hanem hosszabb listával dolgozol. A makró végigmehet a sorokon, ellenőrizheti a hosszúságot, a tagolást, a hiányzó számjegyeket, és külön oszlopban jelezheti az eredményt. Ha a feladat ennél összetettebb, akkor a szakember külső adatforrásra épülő lekérdezést is előkészíthet, de ennek feltételeit mindig külön kell tisztázni.

Sokan ott hibáznak, hogy egyetlen kész képletet kérnek, miközben a fájl többféle adatot tartalmaz. Van benne magyar adószám, közösségi adószám, üres sor, régi partner, kézzel beírt megjegyzés és importált számlaazonosító. Ilyenkor a makró nem csak egy ellenőrző gomb. Kell hozzá szabályrendszer is, hogy a hibás, a bizonytalan és a rendben lévő sorok külön legyenek kezelve.

Szerintem a jó megoldás nem az, amelyik mindent pirossal jelöl. Az használható, amelyik megmondja, miért jelölt valamit hibának. Például hiányzó adószám, hibás tagolás, nem várt áfakulcs, üres partnernév vagy eltérő nettó és bruttó számítás. A magánmegbízó így nem egy nehezen értelmezhető táblát kap, hanem egy munkára fogható ellenőrzési segédletet.

Áfa adatok vizsgálata táblázatokban

Az áfa adatok vizsgálata nem csak adószámokról szól. Sok fájlban ellenőrizni kell a nettó összeget, az áfa összegét, a bruttó értéket, az alkalmazott kulcsot, a dátumot és a partneradatot is. Ha ezek közül egy mező rosszul kerül be, az egész kimutatás elcsúszhat. Ez főleg akkor zavaró, amikor a táblázatból jelentés, összesítő vagy könyvelésre előkészített adat készül.

Tapasztalatom szerint a megrendelők gyakran csak annyit mondanak, hogy nem stimmel a végösszeg. A szakember ilyenkor először megnézi, honnan jön az adat. Kézzel írt sorból, másolt fájlból, számlázóprogramból mentett listából vagy több munkalapból. Ezután lehet eldönteni, hogy képlet, makró, feltételes jelölés vagy külön ellenőrző lap a legjobb megoldás.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél azt hitte, hogy az összes hibát az áfakulcs okozza. A fájl átnézése után kiderült, hogy a gond nagyobb része a kerekítésből és a rossz oszlopra hivatkozó képletből jött. A javítás után nem lett bonyolultabb a munkafüzet. Csak kapott egy külön lapot, ahol a hibás sorok, az okok és a javításra váró tételek együtt látszottak.

Áfa ellenőrzés árak

Az ár főleg attól függ, hány sort kell kezelni, mennyire tiszta a bemeneti fájl, kell-e új makrót írni, vagy elég egy meglévő munkafüzet javítása. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert az ellenőrzési szabályok tisztázása időt kér. Egy gyorsan összedobott makró elsőre működhet, de később elromlik, amikor új oszlop, új fájlnév vagy más formátum érkezik.

Az árakat érdemes nem csak soronként nézni. Egy 200 soros, de kaotikus fájl több munkát adhat, mint egy 2000 soros rendezett mentett lista. A jó ajánlatban szerepel, mit kap a megbízó, hány javítás tartozik bele, milyen fájlformátumot kell átadni, és mi számít új feladatnak. Ez védi a megbízót és a magán szakembert is.

Excel szakember választása áfa adatokhoz

Excel szakember választásánál nem az a legfontosabb, hogy valaki sok képletet ismer. Ennél többet számít, hogy érti-e a táblázat célját, tud-e kérdezni, és nem ígér olyat, amit az adatok alapján nem lehet biztosan teljesíteni. Egy adószám ellenőrzés vagy áfakulcs vizsgálat akkor lesz használható, ha a szakember előre tisztázza, milyen hibákat kell keresni.

Érdemes portfóliót vagy rövid példát kérni. Nem kell bizalmas fájlokat mutatnia. Elég, ha el tudja magyarázni, hogyan kezelné a hibás sort, az üres cellát, az ismétlődő partnert és az eltérő dátumformátumot. A jó válasz konkrét. Nem csak annyi, hogy megoldható. De az sem jó jel, ha az első üzenetben minden részlet nélkül kész árat mond egy összetett munkára.

A magánmegbízónak azt is meg kell néznie, hogy a szakember vállal-e rövid leírást a kész fájlhoz. Egy makró akkor ér valamit, ha később is lehet használni. Legalább azt tudni kell, melyik gomb mit csinál, hova kell másolni az adatot, melyik oszlopot nem szabad átnevezni, és hogyan lehet visszanézni a jelölt hibákat.

Online munka menete áfa adatoknál

Az online munka általában egy rövid feladatleírással indul. Jó, ha a megbízó elküld egy mintafájlt, jelöli a fontos oszlopokat, és leírja, milyen eredményt vár. Például hibás sorok listája, külön ellenőrző lap, automatikus jelölés, összesítő vagy egyszerű gomb a munkafüzetben. Minél pontosabb a feladatleírás, annál kevesebb a félreértés.

A folyamat többnyire három lépésből áll. Első a fájl és a szabályok átnézése. Második a makró vagy képletes ellenőrzés elkészítése. Harmadik a próba és az átadás. Kisebb feladatnál ez egy napon belül is lezárható, de összetett adatkapcsolatnál vagy sok kivételnél több egyeztetés kell. A határidő nem csak a fejlesztési időtől függ, hanem attól is, milyen gyorsan érkeznek a válaszok.

Kommunikációnál az írásos egyeztetés biztonságosabb. Így visszakereshető, milyen oszlopnevek, milyen szabályok és milyen kivételek lettek elfogadva. Ha érzékeny adat van a fájlban, akkor érdemes névtelenített mintát küldeni. A szakember sokszor nem igényli a teljes partnerlistát. Elég lehet néhány valós szerkezetű, de személyes vagy üzleti adatot nem tartalmazó sor.

Hibák áfa adatok ellenőrzésénél

A leggyakoribb hiba az, hogy a megbízó csak a végeredményt látja, de a szabályokat nem írja le. Például egy sor akkor hibás, ha nincs adószám. De mi történjen akkor, ha magánszemély a vevő, vagy ha külföldi partner szerepel a fájlban. Ezeket előre kell tisztázni, különben a makró túl sok hamis hibát fog jelezni.

Másik gyakori gond a vegyes adatforrás. Egy táblázatban szerepelhet kézzel beírt számla, másolt lista, régi import és új mentett lista. A mezők hasonlónak tűnnek, de a háttérben eltérő lehet a dátum, a tizedesjel, a szóköz vagy a cellaformátum. Egy ember átsiklik rajta. A makró viszont szigorúan kezeli, és ez jó is, csak a hibajelzést érthetővé kell tenni.

A jó áfa ellenőrzés nem helyettesíti a könyvelőt, és nem dönt adózási kérdésben. Arra való, hogy a táblázatban lévő nyilvánvaló eltéréseket, formai gondokat és számítási hibákat gyorsan felszínre hozza. Ez fontos különbség. Ha valaki teljes adótanácsot vár egy Excel makrótól, csalódni fog. Ha viszont tiszta ellenőrző eszközt akar, akkor a feladat reális.

Eredmény átvétele áfa adatoknál

Az elkészült fájlt nem elég megnyitni és ránézni. Érdemes próbálni jó, hibás és bizonytalan sorokkal is. A megbízó így látja, hogy a jelölés érthető-e, a szűrők működnek-e, és nem romlik-e el a munkafüzet, ha új adatot másol bele. Szerintem ez a próba sokkal fontosabb, mint egy szép, de használhatatlan összesítő lap.

Az átadás része lehet egy rövid leírás, a javított munkafüzet, egy próbalista és a módosítások összefoglalása. Nem kell hosszú dokumentáció, de kell annyi, hogy a következő használatnál ne kelljen mindent újra megkérdezni. Ha a megbízó több emberrel dolgozik ugyanazzal a fájllal, akkor a jogosultságokat, a mentési helyet és a makrók engedélyezését is át kell gondolni.

Javítást akkor érdemes kérni, ha a megállapodott szabály nem úgy működik, vagy egy valós adathelyzet kimaradt a próbából. Új lehetőség viszont külön feladat lehet. Ilyen például új adatforrás hozzáadása, másik fájltípus kezelése vagy teljesen új jelentés. A világos határ segít abban, hogy az online együttműködés nyugodt maradjon, és a kész ellenőrző fájl tényleg a napi munka része legyen.