PowerPoint Makró: Automatikus Prezentációk Összeállítása Sablonokból

Prezentáció Készítés online feladathoz

A Prezentáció Készítés akkor hasznos, amikor gyorsan kell érthető, rendezett és átadható diasor, de nincs idő a szöveg, a látvány és a szerkezet külön javítására. Magánügyfélként ez lehet vizsgára készülő előadás, vállalkozási ötlet bemutatása, tanfolyami anyag, családi projekt, közösségi beszámoló vagy kisebb üzleti anyag. A lényeg nem az, hogy sok dia készüljön. Az számít, hogy a néző néhány perc alatt értse, miről van szó, miért fontos, és mit kell megjegyeznie.

Online munkánál a prezentációkészítő szakember nem személyes találkozóból indul ki, hanem a kapott anyagból. Ez lehet jegyzet, régi diasor, táblázat, kézirat, képekből álló mappa vagy pár mondatos feladatleírás. A Qjob.hu felületén magánszakembert lehet keresni ilyen távoli feladatra, de a jó eredményhez a feladatot pontosan kell megfogalmazni. Én azt látom, hogy a legtöbb gond nem a program használatából jön, hanem abból, hogy az ügyfél még nem döntötte el, kinek és milyen helyzetben fogja megmutatni az anyagot.

A jó bemutató rövid, logikus és nem akar mindent egyszerre elmondani. Egy erős dia nem dísz. Inkább vezető elem. Segít tartani a gondolatmenetet. De egy rosszul felépített látványos anyag könnyen zavaró lesz. Szerintem ezért fontos, hogy a megbízás ne csak arról szóljon, hány dia kell, hanem arról is, milyen döntést, megértést vagy figyelmet kell támogatnia a kész anyagnak.

Prezentációkészítés célja és bemeneti anyagai

A prezentációkészítés első lépése a cél tisztázása. Más felépítés kell egy tanórai beszámolóhoz, más egy szolgáltatás bemutatásához, és megint más egy adatokat tartalmazó szakmai összefoglalóhoz. Nem mindegy, hogy az előadó beszél a diák mellett, vagy a fájlt önállóan olvassák el. Az utóbbi esetben több magyarázó szöveg kell, az előadás mellé viszont a rövidebb, tisztább dia működik jobban.

A bemeneti anyag minősége sokat számít. Ha az ügyfél küld egy rendezett vázlatot, képeket és pontos sorrendet, a diasor készítés gyorsabb. Ha csak hosszú szöveg van, a szakembernek előbb válogatnia kell. Ez már nem puszta formázás, hanem tartalmi szerkesztés is. Tapasztalatom szerint itt szokott félrecsúszni az elvárás. Valaki csak szebb diákat kér, de közben a szöveg túl hosszú, a gondolatmenet ismétlődő, a képek pedig gyengék. Ilyenkor a látvány javítása önmagában kevés.

Jó, ha a feladatleírás tartalmazza a célközönséget, a bemutató hosszát, a kötelező témákat, a kívánt hangnemet és a leadási határidőt. Hasznos lehet egy példa is, de nem másolásra. Inkább irányként. Így a magánszakember hamarabb megérti, hogy letisztult, oktató jellegű, adatközpontú vagy képes anyagra van szükség.

Prezentáció Készítés árak

Az ár főleg a diák számától, a kiinduló anyag állapotától, a látvány igényességétől és a határidőtől függ. Egy egyszerű javítás olcsóbb, mint egy teljesen új szerkezetű bemutató. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert a szakember nem hagy időt a tartalom átgondolására, az egységes arculatra és az ellenőrzésre. Ez nem azt jelenti, hogy mindig a drágább ajánlat a jobb. Inkább azt, hogy gyanús, ha valaki nagy és sürgős anyagot vállal nagyon alacsony díjért.

Az árajánlat akkor lesz pontos, ha a szakember látja a forrásanyagot. Egy tíz diás bemutató lehet fél napos munka, de lehet több napos feladat is. Ha például minden dia külön ábrát, képszerkesztést és rövidített szöveget igényel, az ár magasabb. Ha a fájl már kész, és csak egységesíteni kell a betűket, távolságokat, címsorokat és színeket, a költség sokkal alacsonyabb.

Prezentációs szakember kiválasztása

A prezentációkészítő szakember kiválasztásánál a korábbi munkák fontosabbak, mint a hosszú bemutatkozás. Érdemes megnézni, hogy a jelölt tud-e olvasható diákat készíteni, jól bánik-e a térközzel, és nem zsúfolja tele az oldalt. A szép színek önmagukban nem elegendők. A diasornak vezetnie kell a figyelmet.

Jó jel, ha a szakember kérdez. Nem felesleges köröket fut, hanem pontosítja a célt, a közönséget, az előadás hosszát, a fájlformátumot és a javítások számát. Rossz jel, ha azonnal végleges árat mond úgy, hogy nem látta az anyagot. Sokan ott hibáznak, hogy csak a leggyorsabb választ nézik. Pedig a gyors válasz még nem jelent jó munkát. Fontosabb, hogy az illető érthetően írjon, tartsa a vállalt határidőt, és merje jelezni, ha a kért megoldás nem lesz jó.

A magánügyfélnek nem kell minden szakmai részletet ismernie. Elég, ha tisztán megadja, mire kell a bemutató, mikor kell átvenni, és milyen anyagok állnak rendelkezésre. A többit a szakembernek kell rendszereznie. Én jobban bízom abban a vállalásban, ahol szerepel legalább egy köztes ellenőrzési pont. Így nem a végén derül ki, hogy rossz irányba ment a munka.

Diasor készítés munkamenete online

A diasor készítés távolról is jól működik, ha az elején tiszta a folyamat. Az ügyfél elküldi a forrásokat, a szakember visszajelez a hiányokról, majd készül egy szerkezeti vázlat vagy mintadia. Ezt követi a teljes anyag kidolgozása. A végén jönnek a javítások és a fájl átadása. Egyszerűnek hangzik, de a sorrend sokat számít.

Ha ismétlődő fejezetekből áll az anyag, egy PowerPoint makró vagy jól beállított sablon is segíthet. Ilyenkor nem minden dia készül kézzel, hanem a rendszer ismétlődő részeket vesz át. Ez különösen hasznos lehet oktatási anyagnál, havi beszámolónál vagy több hasonló ajánlatnál.

Online kommunikációban a rövid, pontos üzenet többet ér, mint a hosszú magyarázat. Érdemes egy helyen gyűjteni a kéréseket, mert a szétszórt üzenetek könnyen félreértést okoznak. Ha az ügyfél képet, táblázatot vagy logót küld, jó, ha megadja, melyik dián kell használni. Ha nincs kötött sorrend, ezt is jelezni kell. A prezentációs anyag így nem találgatásból készül.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél egy régi, harminc diás anyagot küldött, és csak annyit írt, hogy legyen modernebb. A munka akkor haladt el rendesen, amikor kiderült, hogy valójában tíz perces előadásra kell, és a fele tartalom felesleges. A végén nem a régi fájl lett kicsinosítva, hanem egy új, tizenkét diás bemutató készült. Ez sokkal jobban működött, mert az időhöz és a célhoz igazodott.

Prezentációkészítés javításokkal és átadással

A jó átadás nem csak annyi, hogy a kész fájl megérkezik. Hasznos, ha a megbízás elején tisztázott, milyen formátumban kell a végeredmény. Lehet PowerPoint fájl, Google Diákban szerkeszthető anyag, képként mentett változat vagy PDF. Előadás előtt gyakran jobb a szerkeszthető fájl mellett egy végleges PDF is, mert így kisebb az esély a betűk és elrendezések elcsúszására.

A javítások számát érdemes előre rögzíteni. Egy kör javítás általában elég, ha a feladat világos volt. Két kör akkor indokolt, ha sok adat, több forrás vagy bizonytalan tartalom van. A végtelen módosítás nem jó egyik félnek sem. A szakember elveszíti a ritmust, az ügyfél pedig egyre nehezebben dönt. Szerintem a legjobb javítási kérés konkrét. Nem az, hogy nem elég szép. Hanem az, hogy a harmadik dián legyen rövidebb a szöveg, a hetedik dián pedig a diagram legyen nagyobb.

Az átadásnál figyelni kell a képek jogtiszta használatára, az olvasható betűméretre, a megfelelő képarányra és az előadási helyzetre. Online bemutatónál a túl apró felirat gondot okoz. Kivetített előadásnál a kontraszt fontosabb. Felvételhez készült anyagnál a tempó is számít. Egy jó szakember ezekre rákérdez, mert a fájl önmagában még nem mutatja meg, hol és hogyan fog élni a bemutató.

Prezentáció Készítés hibái és minősége

A Prezentáció Készítés gyakori hibája a túl sok szöveg. Az ügyfél attól tart, hogy kimarad valami, ezért minden mondatot feltesz a diára. Ettől viszont az anyag nehéz lesz, és az előadó is csak felolvasni tudja. A másik gond a következetlen látvány. Egyik dián nagy cím, másikon más betű, harmadikon véletlenszerű kép. Ez nem apróság. A néző ilyenkor azt érzi, hogy az anyag nincs összerakva.

Minőségi munkánál a diasor nem sablonos díszítésből áll. Van eleje, közepe és lezárása. A fontos számok nem vesznek el. A képek nem töltelékek. A címek értelmesek, és nem ismétlik csak a témát. A prezentációtervezés akkor jó, ha a hallgató nem a formázáson gondolkodik, hanem a tartalmat követi.

Magánügyfélként érdemes reális határidőt adni. Egy sürgős anyag elkészülhet gyorsan, de a jó szerkesztéshez kell legalább egy rövid ellenőrzési szakasz. A prezentációkészítő szakember akkor tud stabil eredményt adni, ha nem az utolsó órában derül ki, hogy új cél, új szöveg vagy új sorrend kell. De ha az alapanyag rendben van, az online munka gyors és átlátható lehet.

A végső minőséget nem csak a látvány dönti el. Fontos, hogy a bemutató illeszkedjen az előadó stílusához. Egy visszafogott embernek nem biztos, hogy erős animációkkal teli anyag kell. Egy adatokról beszélő ügyfélnek pedig nem elég néhány nagy kép. Tapasztalatom szerint a jó prezentációs anyag akkor ér valamit, ha használni is könnyű. Nem csak elkészül, hanem segít beszélni, dönteni vagy magyarázni.