Excel makró: Statisztikai adatok gyűjtése kitöltött kérdőívekből

Kérdőív statisztika online szakemberrel

A Kérdőív statisztika akkor hasznos, amikor a kitöltött válaszokból gyorsan érthető számokat, arányokat és következtetéseket kell kapni. A legtöbb magánügyfél nem külön elemző rendszert keres, hanem egy megbízható magánszakembert, aki átnézi az adatokat, rendbe teszi a táblát, elkészíti az összesítéseket, és átad egy használható eredményt. Ez lehet egyszerű Excel fájl, diagramokkal kiegészített kimutatás, vagy olyan makró, amely később is újraszámolja az adatokat.

A Qjob.hu ezen a területen főleg akkor praktikus, ha a feladat nem igényel személyes találkozót. A válaszfájlt, a kérdéseket és az elvárt eredményt el lehet küldeni távolról. A szakember ez alapján dolgozik, majd a kész táblát, a kimutatást vagy a rövid magyarázatot visszaküldi. Én azt látom, hogy a legtöbb ilyen munka nem a számolásnál akad el, hanem ott, hogy a megrendelő nem tudja pontosan, milyen eredményt szeretne látni. Elég egy rövid feladatleírás, de annak konkrétnak kell lennie.

A kérdőív elemzés magáncélra, tanulmányhoz, kisebb kutatáshoz, ügyfélelégedettségi méréshez vagy belső döntéshez is készülhet. Nem mindig kell bonyolult statisztika. Sokszor elég az alapmegoszlás, a százalékos arány, néhány kereszttábla és egy tiszta grafikon. Máskor viszont fontos a hiányzó válaszok kezelése, a szélső értékek ellenőrzése, a skálás kérdések átlaga vagy a szöveges válaszok csoportosítása. A lényeg az, hogy az eredmény ne csak látványos legyen, hanem érthető is.

Kérdőív statisztika árak

Az ár főleg az adatok mennyiségétől, a kérdéstípusoktól és az elvárt kimenettől függ. Egy húsz kérdésből álló egyszerű felmérés kevesebb idő, mint egy sokválasztós, szöveges válaszokat is tartalmazó kérdőív. Szerintem a legjobb árkérés akkor működik, ha a megrendelő elküldi a nyers táblát, a kérdőív szövegét és egy rövid mintát arról, milyen végeredményre számít. Így a szakember nem találgat, hanem valós munka alapján ad árat.

A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Nem azért, mert minden drágább ajánlat jobb. Inkább azért, mert az adatok ellenőrzése időt vesz igénybe. Ha valaki csak gyorsan összerak néhány grafikont, de nem nézi meg, hogy a válaszok rendben vannak-e, akkor a végeredmény félrevezető lehet. Tapasztalatom szerint az olcsóbb ajánlat akkor jó, ha a kérdőív rövid, a nyers adat rendezett, és nincs szükség külön értelmezésre.

Kérdőív elemzés előkészítése

A kérdőív elemzés akkor indul jól, ha a szakember megkap minden szükséges anyagot. Kell a kitöltött adatfájl, a kérdések teljes szövege, a válaszlehetőségek leírása, és jó, ha van egy rövid célmeghatározás is. Nem kell hosszú dokumentum. Elég néhány mondat arról, hogy miért készült a felmérés, milyen csoportokat kell összehasonlítani, és melyik kérdés fontosabb a többinél.

Sokan ott hibáznak, hogy csak egy táblázatot küldenek el, amelyben az oszlopnevek rövidek vagy értelmezhetetlenek. A szakember ilyenkor nem tudja biztosan, hogy mit jelent egy egyes, egy kettes vagy egy üres cella. Ez lassítja a munkát. Rosszabb esetben hibás következtetéshez vezet. Ha a kérdőív eredeti szövege is megvan, akkor a feldolgozás pontosabb lesz.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél kész diagramokat kért, de a táblában több kérdésnél felcserélődtek a válaszértékek. Papíron szép lett volna a grafikon, csak éppen rossz adatot mutatott volna. Az Excel szakember először ellenőrizte a kódolást, és kiderült, hogy két skálakérdésnél a magasabb szám nem jobb értéket jelentett, hanem rosszabbat. Ez apróságnak tűnik, de a következtetés teljesen más lett.

Kérdőíves adatok feldolgozása Excelben

Az Excel sok kérdőíves feladathoz elég. A válaszok feldolgozása történhet képletekkel, kimutatásokkal, szűréssel, feltételes formázással és makróval. A makró főleg akkor hasznos, ha a kérdőívet többször is kiértékelik, vagy új válaszok érkeznek később. Ilyenkor nem kell minden alkalommal kézzel újraszámolni a táblákat. A beállított folyamat frissíthető.

Nem minden feladat igényel makrót. Ha egyszeri feldolgozásról van szó, a képlet és a kimutatás elég lehet. De ha a megrendelő ugyanazt a szerkezetet havonta vagy több csoportnál is használja, akkor az automatizálás sok időt takarít meg. Ilyenkor fontos, hogy az Excel szakember ne csak a mostani fájlt nézze, hanem azt is, hogyan fogják később használni.

A tiszta munkafájl általában több lapból áll. Az egyik lapon ott vannak a nyers válaszok. Egy másikon a tisztított adatok. Külön helyen szerepelnek az összesítések, a diagramok és a rövid értelmezések. Ez nem kötelező forma, de átlátható. És könnyebb javítani, ha a megrendelő később változtatna valamit.

Kérdőív statisztika szakember kiválasztása

A jó választásnál nem az a legfontosabb, hogy valaki sok program nevét felsorolja. Fontosabb, hogy érti-e a kérdőíves adatok logikáját. Egy szakember akkor megbízható, ha rákérdez a célra, az adatok szerkezetére, a kérdéstípusokra és a határidőre. Ha azonnal fix árat mond anélkül, hogy látta volna az anyagot, az kockázatot jelenthet.

Érdemes portfóliót vagy mintát kérni. Nem kell bizalmas adatokat tartalmaznia. Elég egy korábbi, átnevezett vagy kitalált minta, amelyből látszik a táblázat rendje, a diagramok olvashatósága és a megfogalmazás stílusa. A felmérés elemzése nem csak számolás. Aki túl sok díszítést használ, de nem magyarázza el a fő eredményt, az nem biztos, hogy jó választás egy magánügyfélnek.

Én azt tartom jó jelnek, ha a szakember különbséget tesz nyers adat, feldolgozott adat és értelmezett eredmény között. Ez három külön szint. A nyers adat még nem válasz. A feldolgozott adat már áttekinthető. Az értelmezett eredmény pedig megmondja, mire kell figyelni. Magánügyfélként általában ez utóbbi a legértékesebb, mert kevesebb félreértést hagy.

Kérdőíves munkamenet és határidők

A távoli munka menete egyszerű, ha a feladat elején tiszták a szabályok. Először a megrendelő elküldi a fájlt és a célokat. Ezután a szakember visszajelez, hogy milyen részfeladatokat lát, mennyi idő kell hozzá, és milyen formában adja át a végeredményt. A munkát érdemes kisebb lépésekre bontani. Adattisztítás, első összesítés, javítások, végleges átadás. Így kevesebb a félreértés.

A határidő a válaszok számától és a kért részletességtől függ. Egy kisebb, rendezett kérdőív akár egy két munkanap alatt elkészülhet. Egy több száz soros, sok kérdéses táblánál több idő kell. A szöveges válaszok külön lassítanak, mert ott nem elég számolni. Olvasni, csoportosítani és óvatosan összefoglalni kell.

A kommunikáció legyen írásos. Rövid üzenetekben is lehet jól dolgozni, ha minden döntés visszakereshető. Hasznos, ha a megrendelő megjelöli, melyik kérdéshez kér diagramot, hol kér százalékot, és mi az, amit nem kell elemezni. A javításokat is jobb listában elküldeni. Egy üzenetben szerepeljen a lap neve, a kérdés neve és a kért módosítás. Ez unalmasnak hangzik, de gyorsítja a munkát.

Kérdőív elemzés minősége és átadása

A jó eredmény nem attól jó, hogy sok táblázat van benne. Attól jó, hogy a megrendelő érti, mit lát. A diagram címe legyen világos. A százalékoknál látszódjon, mi volt az alap. Ha egy kérdésre nem mindenki válaszolt, azt jelezni kell. Ha a mintaszám kicsi, nem szabad túl erős állítást írni. Ez különösen fontos magáncélú kutatásnál és tanulmányhoz használt anyagnál.

A javítások száma legyen előre tiszta. Egy kör javítás általában természetes, mert az első változat után derül ki, hogy a megrendelő más sorrendet vagy más jelölést szeretne. De a teljes újragondolás már új munka lehet. Szerintem ez nem vita kérdése, hanem megállapodásé. A jó leírás mindkét oldalt védi.

Az átadásnál érdemes kérni a szerkeszthető Excel fájlt, nem csak a kész képeket. Ha később új válasz érkezik, vagy egy címkét módosítani kell, a szerkeszthető anyag sokkal hasznosabb. A kérdőíves adatok feldolgozása így nem zárt anyag lesz, hanem olyan fájl, amelyből a megrendelő később is tud dolgozni.

Gyakori hibák a Kérdőív statisztika során

A leggyakoribb hiba a túl gyors következtetés. Ha harminc válaszból valaki általános igazságot akar levonni, az könnyen félreviszi a döntést. A másik hiba a rosszul kezelt hiányzó adat. Az üres cella nem mindig nulla. Néha azt jelenti, hogy a válaszadó nem kapta meg a kérdést, máskor azt, hogy kihagyta. Ezt külön kell nézni.

Gondot okoz az is, amikor a megrendelő minden kérdéshez diagramot kér. Nem minden adat érdemel ábrát. Vannak kérdések, amelyek táblázatban jobban olvashatók. Másoknál elég egy mondatos összefoglaló. A jó kiértékelés nem a mennyiségtől lesz jobb, hanem a helyes választástól. Itt a kevesebb sokszor többet mond.

A felmérés elemzése akkor ad valódi segítséget, ha az eredmény kapcsolódik az eredeti célhoz. Ha a cél az volt, hogy kiderüljön, mivel elégedetlenek a válaszadók, akkor nem elég minden kérdés átlagát felsorolni. Meg kell mutatni, hol a legnagyobb eltérés, melyik válasz tér vissza gyakran, és melyik adat bizonytalan. Egy jó magánszakember ezt nem túlmagyarázza, hanem tisztán jelzi.