KPI Jelentések Készítése PowerPoint Makrókkal a Megfelelő Időszakra

KPI Jelentések készítése online szakemberrel

A KPI Jelentések akkor hasznosak, ha a magánügyfél nem csak táblázatot kér, hanem érthető döntési alapot szeretne. A jó jelentés röviden megmutatja, mi működik, hol van eltérés, és melyik számra kell figyelni. Ez nem mindig nagy rendszer. Sokszor elég egy jól rendezett Excel fájl, egy áttekinthető kimutatás, néhány grafikon és egy olyan szerkezet, amelyet később is lehet frissíteni.

Én azt látom, hogy a legtöbb megbízás ott indul, hogy az ügyfélnek már vannak adatai, de nincs türelme minden hónapban újra kézzel összerakni a számokat. A bevétel, költség, ügyfélszám, foglalás, rendelés, hirdetési eredmény vagy munkaidő külön fájlokban él. Az adatelemző feladata ilyenkor nem az, hogy bonyolult szavakat használjon, hanem az, hogy rendet tegyen az adatokban. A Qjob.hu felületén magán szakembert lehet keresni ilyen távoli feladatra, ahol a kommunikáció, az anyagátadás és az eredmény egyeztetése is online történik.

A munka elején fontos tisztázni, hogy mire kell választ adnia a jelentésnek. Más kell egy havi pénzügyi áttekintéshez, más egy értékesítési kimutatáshoz, és más egy személyes projekt vagy kis vállalkozói feladat követéséhez. Szerintem a legjobb jelentés nem a legtöbb adatot mutatja, hanem azt, amit tényleg használni lehet.

KPI jelentés célok és alapadatok

A KPI jelentés alapja a pontos cél. Nem elég azt mondani, hogy legyen szép grafikon. Meg kell nevezni, melyik mutató számít sikernek, milyen időszakot kell nézni, és milyen forrásból érkezik az adat. Ha ezek nincsenek rendben, a teljesítménymutató jelentés látványos lehet, de nem lesz megbízható.

Az ügyfélnek általában elő kell készítenie a meglévő táblázatokat, számlalistákat, foglalási adatokat, ügyféladatokat vagy más nyilvántartást. Nem baj, ha a fájlok nem tökéletesek. De jó, ha van bennük dátum, kategória, összeg, státusz és valamilyen azonosító. Ezekből lehet olyan szerkezetet építeni, amely később is frissíthető.

Tapasztalatom szerint sok időt lehet megspórolni egy rövid leírással. Ebben elég megírni, mit szeretne látni az ügyfél a végén. Például havi változást, célhoz képest mért eltérést, legjobb és leggyengébb tételeket, vagy figyelmeztetést, ha egy érték átlép egy határt. Az adatelemző ebből látja, hogy egyszerű kimutatás, összetettebb munkafüzet vagy automatikus frissítés szükséges.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak egy bevételi táblát küldött, és azt kérte, hogy lássa, melyik szolgáltatás éri meg. A nyers adatból kiderült, hogy a legnagyobb forgalmú tétel hozta a legkevesebb hasznot. A mutatószám jelentés ebben az esetben nem dísz volt, hanem döntési alap. Ezt kell elérni egy jól megírt feladattal.

KPI riport árak

A KPI riport ára főleg az adatok állapotától, a mutatók számától és az automatizálás szintjétől függ. Egy egyszerű havi összesítő olcsóbb, mint egy több forrásból frissülő műszerfal. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert kimarad az ellenőrzés, a logika dokumentálása vagy a javítási kör.

Az ár akkor tartható kézben, ha a feladat elején nem marad homályos rész. Érdemes megmondani, hány lapból áll a fájl, milyen gyakran kell frissíteni, és ki fogja használni a kész anyagot. Ha a szakembernek találgatnia kell, több kör lesz, és a végén drágább lehet a munka.

KPI szakember választása

A KPI szakember kiválasztásánál nem csak az számít, hogy tud-e táblázatot készíteni. Fontos, hogy értse az üzleti logikát, kérdezzen a célokról, és ne fogadjon el minden adatot ellenőrzés nélkül. Egy jó szabadúszó rákérdez a forrásokra, a mért időszakra, a számítási szabályokra és arra is, hogy ki fogja olvasni a kész jelentést.

Nézd meg a korábbi munkák leírását, a mintákat és azt, hogyan magyarázza el a folyamatot. Nem kell minden részletnek nyilvánosnak lennie, mert sok adat bizalmas. De az látszik, hogy a szakember csak táblát formáz, vagy valóban gondolkodik az adatokon. Egy adatelemző akkor hasznos, ha képes egyszerűen elmagyarázni, miért kell egy mutatót így vagy úgy számolni.

Sokan ott hibáznak, hogy csak az árat nézik, és nem kérdeznek rá az átadás módjára. Pedig a kész fájl akkor ér valamit, ha az ügyfél tudja használni. Jó jel, ha a magán szakember vállal egy rövid magyarázatot, egy javítási kört, és leírja, mit tartalmaz az ár. Rossz jel, ha már az elején túl sokat ígér kevés információból.

KPI Jelentések távoli munkamenete

A KPI Jelentések készítése teljesen távolról is működik. Az anyagokat meg lehet küldeni biztonságos fájlmegosztással, a kérdéseket írásban lehet egyeztetni, a kész változatot pedig közös nézetben vagy fájlban lehet átadni. Nincs szükség személyes találkozóra, de kell pontos kommunikáció.

A folyamat általában rövid felméréssel indul. Az ügyfél elküldi a meglévő adatokat és leírja az elvárt eredményt. Ezután a szakember jelzi, hogy melyik adat használható, mi hiányzik, és milyen eredmény várható. Ha a források rendben vannak, készül egy első változat. Ezt követi az ellenőrzés, a javítás és a végleges átadás.

A határidő egy egyszerű riportnál lehet néhány munkanap. Összetettebb, automatikusan frissülő megoldásnál inkább egy vagy két hét a reális. Nem maga a grafikon veszi el a legtöbb időt, hanem az adat tisztítása és a számítási logika ellenőrzése. Ez unalmas résznek tűnik, de itt dől el a minőség.

Érdemes előre megbeszélni a kommunikáció ritmusát. Nem kell egész nap üzeneteket váltani. De legyen egy pont, amikor az ügyfél visszajelzést ad. Ha a visszajelzés késik, a munka is csúszhat. Itt a pontos válasz sokszor többet ér, mint egy hosszú magyarázat.

Hibák KPI jelentés megrendelésénél

A leggyakoribb hiba az, hogy az ügyfél túl sok mindent akar egyetlen oldalon látni. Ettől a riport zsúfolt lesz, és pont a lényeg vész el. Egy jó KPI jelentés nem mindent mutat, hanem kiválasztja a fontos számokat. Ha tíz grafikonból egyik sem ad választ, akkor a jelentés nem segít.

Másik probléma, amikor a mutatók nincsenek összekötve valós céllal. A látogatószám, bevétel vagy darabszám önmagában kevés. Tudni kell, mihez képest jó vagy rossz az eredmény. Előző hónaphoz, tervhez, átlaghoz vagy egy meghatározott küszöbhöz kell viszonyítani.

Gyakori az is, hogy az adatok különböző szabályok szerint készültek. Az egyik fájl bruttó összeget tartalmaz, a másik nettót. Az egyik dátum a rendelés napja, a másik a teljesítésé. Ezek apró eltérésnek tűnnek, de teljesen félrevihetik a következtetést. Ilyenkor nem a forma a gond, hanem a mérés alapja.

Szerintem a megbízó akkor jár jól, ha nem szégyelli elmondani, hogy nem tudja pontosan, milyen mutató kell. Ez nem hiba. A hiba az, ha a bizonytalan igényből véglegesnek szánt anyag készül. Egy rövid egyeztetés, pár példa és egy első változat sokkal jobb eredményt ad.

KPI riport minőség és átadás

A kész KPI riport akkor jó, ha az ügyfél megérti, frissíteni tudja, és nem kell minden hónapban újra nulláról indulnia. Az átadás része lehet egy Excel fájl, egy összesítő nézet, egy adatforrás lista, egy rövid használati leírás és a fő képletek magyarázata. A cél az, hogy a jelentés ne csak elkészüljön, hanem használható maradjon.

A minőséget több apró dolog jelzi. A számok egyeznek a forrással. A dátumok jól vannak csoportosítva. A grafikonok nem takarják el az adatot. A szűrők érthetők. A hibás vagy hiányzó sorok nem maradnak észrevétlenül. Ezek nem látványos részletek, mégis ezek miatt lesz megbízható a munka.

A végén hasznos egy rövid próba. Az ügyfél betesz egy új adatsort vagy frissít egy havi fájlt, és megnézi, mi történik. Ha minden működik, a jelentés átadható. Ha valami nem egyértelmű, jobb azonnal javítani. Tapasztalatom szerint egy kis záróellenőrzés sok későbbi félreértést megelőz.

Ezen a felületen akkor lehet jó eredményt kapni, ha a feladat leírása konkrét, a forrásadat elérhető, és a javítási körök száma világos. A magán szakember így nem találgat, az ügyfél pedig olyan anyagot kap, amelyet döntéshez, havi ellenőrzéshez vagy saját munkája követéséhez is fel tud használni.