Egyedi szoftver fejlesztés tudományos publikációk nyilvántartására Scopus exportálással

Személyre szabott nyilvántartó magánügyfeleknek

A Személyre szabott nyilvántartó akkor jó megoldás, ha egy egyszerű táblázat már kevés, de egy nagy vállalati rendszer túl sok lenne. A lényeg az, hogy a program a saját munkamenethez igazodjon, ne fordítva. Magánügyfélként ez különösen fontos, mert általában nincs külön informatikai csapat, aki majd később mindent átrendez. Olyan megoldás kell, amelyet egy szakember átláthatóan elkészít, online egyeztetéssel pontosít, majd használható állapotban átad.

Én azt látom, hogy sok ügyfél nem egy bonyolult rendszert keres, hanem rendet. Publikációk, ügyféladatok, megrendelések, dokumentumok, kéziratok, határidők, linkek vagy státuszok követése közben gyorsan szétesik a munka. Egy egyedi nyilvántartó program ebben segít. Nem feltétlenül kell drága és nehéz rendszerre gondolni. Sokszor elég egy jól felépített online felület, keresővel, szűréssel, jogosultságokkal, exporttal és néhány automatikus jelzéssel.

A Qjob.hu felületén a magánügyfél olyan szabadúszó fejlesztőt kereshet, aki nem kész dobozos rendszert ad el, hanem a feladatot érti meg először. Ez nagy különbség. A kész programoknál a felhasználó igazodik a rendszerhez. A személyre szabott megoldásnál a szakember a meglévő munkafolyamatot alakítja át működő digitális formába.

Egyedi nyilvántartó feladatok

Egy személyre szabott nyilvántartó sokféle célra készülhet. Lehet publikációs nyilvántartás, ügyfélkövető, tartalomtervező, megrendelésfigyelő, dokumentumtár vagy belső feladatlista. A közös pont az, hogy az adatoknak nem csak tárolódniuk kell. Kereshetőnek, szűrhetőnek és érthetőnek kell lenniük.

Szerintem a legjobb kiindulás nem az, hogy milyen technológiával készüljön a program. Először azt kell tisztázni, hogy milyen adat kerül be, ki használja, milyen gyakran módosul, és milyen eredményre van szükség. Egy publikációs nyilvántartónál például fontos lehet a cím, szerző, megjelenési állapot, határidő, forrás, nyelv, fájlkapcsolat és megjegyzés. Más területen más mezők lesznek fontosak.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak annyit kért, hogy legyen egy lista a cikkeiről. A beszélgetés közben derült ki, hogy valójában szerkesztési állapotokat, felelősöket, feltöltött fájlokat és későbbi frissítéseket is követni akar. A munka így nem egy egyszerű adattábláról szólt, hanem egy kisebb online nyilvántartó rendszerről. Ezért hasznos, ha a fejlesztő nem csak kódol, hanem kérdez is.

Személyre szabott nyilvántartó árak

Az ár főleg attól függ, mennyi adatmező, mennyi felhasználói szerep, milyen keresés, milyen export és milyen automatizálás kell. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Nem azért, mert minden olcsó ajánlat rossz, hanem mert a tervezésen könnyű spórolni. És ha a tervezés kimarad, később drágább lesz javítani.

Tapasztalatom szerint egy kisebb nyilvántartó távoli fejlesztése gyakran néhány nap vagy pár hét alatt elkészül, ha az ügyfél pontosan meg tudja mutatni a mostani táblázatait és a kívánt működést. Ha sok a bizonytalanság, a fejlesztő több időt tölt egyeztetéssel, próbaverzióval és módosítással. Ez természetes, de az árban is megjelenik.

Nyilvántartó fejlesztő kiválasztása

A megfelelő szakember nem csak azt mondja meg, hogy el tudja készíteni a programot. Azt is megkérdezi, mire lesz használva. Ez fontos jel. Egy jó fejlesztő rákérdez az adatok mennyiségére, a hozzáférésekre, a későbbi bővítésre, a biztonsági mentésre és arra is, hogy az ügyfél milyen eszközön fog dolgozni.

Magánügyfélként érdemes portfóliót kérni, de nem kell csak nagy rendszereket keresni. Egy kisebb, tisztán működő nyilvántartás sokkal többet mutat, mint egy látványos, de nehezen használható felület. Sokan ott hibáznak, hogy csak az árat nézik. Pedig legalább ilyen fontos, hogy a szakember érthetően fogalmazzon, leírja a vállalt funkciókat, és legyen világos, hány kör módosítás fér bele.

Én külön figyelnék arra is, hogyan reagál a fejlesztő egy pontatlan briefre. Ha azonnal árat mond minden részlet nélkül, az kockázat. Ha először tisztázó kérdéseket tesz fel, az jobb jel. Egy személyre szabott nyilvántartó nem sablonos munka. Kell hozzá némi gondolkodás az adatszerkezetről és a használatról.

Online munka és átadás

A távoli munka jól működik ennél a szolgáltatásnál, ha az elején rendben vannak a bemeneti anyagok. A legjobb, ha az ügyfél megoszt egy meglévő táblázatot, néhány példasort, és röviden leírja, milyen műveleteket végez naponta. Nem hosszú dokumentáció kell. Inkább valós példa.

A munka általában egyeztetéssel indul. Ezután készül egy egyszerű terv a mezőkről, jogosultságokról és fő képernyőkről. A fejlesztő elkészíti az első működő változatot, majd az ügyfél kipróbálja. Itt derül ki sok apróság. Például hiányzik egy szűrő, más néven kell szerepelnie egy státusznak, vagy az exportban más sorrend kell.

A végeredmény átadása nem csak abból áll, hogy elkészül a program. Kell belépési adat, rövid használati leírás, próbaadatok törlése, éles adatok feltöltése és egyértelmű megállapodás arról, mi történik későbbi hiba vagy bővítés esetén. Ez nem formalitás. Ettől lesz használható a rendszer akkor is, amikor a fejlesztő már nem ül ott az ügyfél mellett.

Adatok, hozzáférés és biztonság

Egy online nyilvántartó esetében az adatkezelés nem mellékes kérdés. Akkor sem, ha csak magáncélú vagy kis volumenű munkáról van szó. Tudni kell, hol tárolódnak az adatok, ki fér hozzájuk, van-e mentés, és mi történik, ha valaki véletlenül töröl egy fontos sort.

A Személyre szabott nyilvántartó egyik előnye éppen az, hogy a hozzáférések a valós igényhez igazíthatók. Lehet külön nézet annak, aki csak olvas, más annak, aki szerkeszt, és megint más az admin felhasználónak. Nem mindig kell bonyolult jogosultsági rendszer, de a teljesen nyitott felület ritkán jó megoldás.

A biztonság nem csak jelszót jelent. Ide tartozik a rendszeres mentés, a hibás adatbevitel korlátozása, a kötelező mezők kijelölése és az is, hogy a törlés ne legyen túl könnyű. Egy jó szabadúszó fejlesztő ezeket előre jelzi. Nem ijesztget, hanem elmagyarázza, mi szükséges és mi túlzás az adott feladathoz.

Gyakori hibák nyilvántartó készítésénél

A leggyakoribb hiba az, hogy az ügyfél mindent egyszerre akar. Minden mezőt, minden szűrőt, minden automatikus értesítést és minden lehetséges jövőbeli funkciót. Ettől a program drágább lesz, az átadás lassul, és a felület könnyen túlterheltté válik.

Szerintem jobb először a napi használathoz szükséges magot elkészíteni. Legyen biztos a rögzítés, keresés, szerkesztés és export. Utána lehet bővíteni. Egy egyedi adatkezelő akkor jó, ha az első héten tényleg használják, nem csak nézegetik.

Másik gyakori probléma a pontatlan elnevezés. Ha a táblázatban ugyanaz az állapot háromféle néven szerepel, a programban is zavar lesz. Ezért a fejlesztés előtt érdemes rendbe tenni a fogalmakat. Mi számít késznek. Mi számít folyamatban lévőnek. Mit jelent az archivált állapot. Ezek kicsi kérdéseknek tűnnek, de a használat közben sok hibát megelőznek.

A jó eredményhez nem kell túlbeszélni a feladatot. De tisztán kell megfogalmazni. Milyen adat jön be, mit kell vele csinálni, ki nézi meg, és milyen formában kell kinyerni. Ha ezek világosak, a szakember gyorsabban dolgozik, az ügyfél pedig kevesebb felesleges körre fizet.