Könyvelőasszisztensek Szekszárdon: Vélemények és kedvező árak

Könyvelőasszisztens Szekszárdon

A Könyvelőasszisztens a pénzügyi adminisztráció előkészítésében, az iratok rendszerezésében és a könyvelő munkájához szükséges adatok rendezésében tud segíteni. Magánszemélyeknek, egyéni vállalkozóknak és kisebb vállalkozásoknak akkor lehet hasznos, ha a számlák, kivonatok és egyéb bizonylatok kezelése már túl sok időt vesz el. Szekszárdon a feladat végezhető személyesen vagy távolról is. A megbízásnál fontos pontosan meghatározni, mely teendők adminisztratív jellegűek, és melyek igényelnek külön számviteli jogosultságot.

A segítség lehet egyszeri vagy rendszeres. Egy egyszeri megbízás gyakran több hónap alatt felgyűlt iratok rendezéséről szól. Folyamatos együttműködésnél az asszisztens meghatározott időközönként átveszi az anyagot, rendszerezi, rögzíti a szükséges adatokat, majd előkészíti a könyvelő számára. A Qjob.hu felületén különböző szakemberek ajánlatai hasonlíthatók össze. Szerintem a keresés akkor működik jól, ha az ügyfél már az elején megadja a dokumentumok hozzávetőleges mennyiségét és a kívánt munkarendet.

Asszisztensi feladatok a könyvelés előtt

A pénzügyi asszisztens munkája gyakran azzal kezdődik, hogy átnézi az átadott dokumentumokat. Különválasztja a számlákat, bankszámlakivonatokat, szerződéseket és más iratokat. Ellenőrizheti, hogy a megadott lista alapján minden dokumentum rendelkezésre áll-e. A hiányzó tételekről összesítést készíthet, az elektronikus fájlokat pedig egységes rendszerbe rendezheti.

Adatrögzítés is része lehet a feladatnak. Ennek pontos tartalmát azonban előre tisztázni kell. Nem minden adminisztratív közreműködő jogosult önálló könyvviteli szolgáltatásra vagy olyan szakmai döntések meghozatalára, amelyek képesítéshez kötöttek. Sok ügyfél hibát követ el, amikor minden pénzügyi feladatot egyszerűen könyvelésnek nevez. Így könnyen félreérthető, hogy ki miért felel.

Egy kisebb vállalkozásnál például az asszisztens összegyűjtheti és rendszerezheti a havi számlákat, egyeztetésre előkészítheti a kivonatokat, és jelezheti, mely iratok hiányoznak. A szakmai könyvelési döntést viszont az arra jogosult könyvelő végzi. Ez a munkamegosztás különösen akkor ésszerű, ha sok az ismétlődő adminisztráció.

Könyvelőasszisztens kiválasztása

A Könyvelőasszisztens kiválasztásánál a pontosság, a megbízható iratkezelés és a pénzügyi adminisztrációban szerzett tapasztalat fontosabb, mint egy hosszú általános bemutatkozás. Érdemes megkérdezni, milyen dokumentumokkal dolgozott korábban, hogyan rendszerezi az elektronikus anyagokat, és milyen módon jelzi a hiányokat. Ha a feladat speciális program használatát igényli, ezt még az ajánlatkéréskor közölni kell.

Én előnyben részesítem azt a szakembert, aki a díj megadása előtt kérdez. A dokumentumok száma, állapota és az elvárt eredmény nélkül nehéz pontos munkamennyiséget becsülni. Ha valaki ugyanazt az árat mondja húsz rendezett számlára és több száz vegyes iratra, érdemes részletesebb ajánlatot kérni.

Volt eset, amikor egy ügyfél azt gondolta, néhány órás adatrögzítésre van szüksége. Az első átnézés után kiderült, hogy a fájlok több mappában, ismétlődő nevekkel és hiányos időszakokkal szerepeltek. A tényleges munka nagyobb része rendszerezés lett. A feladat végül jól kezelhető volt, de csak azért, mert a szakember még a munka megkezdése előtt újra egyeztette a terjedelmet és a díjat.

Adatkezelés és hozzáférések

A pénzügyi dokumentumok érzékeny adatokat tartalmazhatnak. Ezért a megbízás előtt meg kell határozni, hogyan történik az iratátadás és meddig fér hozzá az asszisztens az anyagokhoz. Elektronikus munkánál célszerű egyetlen rendezett csatornát használni. Ha a dokumentumok különböző üzenetekben és több tárhelyen vannak szétszórva, könnyebb valamit kihagyni.

A hozzáférési jogosultság legyen arányos a feladattal. Egyszerű dokumentumrendezéshez nem feltétlenül kell teljes hozzáférés minden pénzügyi rendszerhez. Ha csak egy meghatározott mappára van szükség, akkor elég azt megosztani. A munka lezárásakor pedig célszerű ellenőrizni a jogosultságokat és megszüntetni azt a hozzáférést, amelyre már nincs szükség.

Tapasztalatom szerint ezt a részt könnyű elhanyagolni, mert az ügyfél gyorsan szeretné átadni a munkát. De később nehezebb kideríteni, ki milyen fájlt kapott meg. Egy egyszerű hozzáférési rend nem jelent sok pluszmunkát, viszont átláthatóbbá teszi az együttműködést.

Könyvelési adminisztráció árai

Az asszisztensi díj elsősorban a dokumentumok mennyiségétől, rendezettségétől, a határidőtől és a feladat gyakoriságától függ. A rendszeres, előre tervezhető munka általában könnyebben árazható, mint egy rendezetlen iratcsomag gyors feldolgozása. Az alábbi összegek tájékoztató ársávok. A tényleges ajánlat a konkrét anyag átnézése után lehet pontos.

Az ajánlatban azt is ellenőrizni kell, mi számít külön feladatnak. Lehet, hogy az alapár csak a dokumentumok rendezését tartalmazza, míg a hiánylista, az adatrögzítés vagy a személyes iratátvétel külön tétel. Személy szerint az előre rögzített feladatkört tartom biztonságosabbnak. Nagyobb, rendezetlen anyagnál 12.000 Ft alatti ár ritkán tűnik reálisnak, ha valóban alapos ellenőrzést és használható rendszerezést várunk.

Havi iratátadás és munkafolyamat

Rendszeres segítségnél érdemes állandó iratátadási napot meghatározni. Az ügyfél addig összegyűjti a szükséges dokumentumokat, az asszisztens pedig azonos rend szerint dolgozza fel őket. Így könnyebb észrevenni, ha egy számla vagy kivonat hiányzik. A könyvelő is rendezettebb anyagot kap, ezért kevesebb idő megy el alapvető adminisztrációra.

Az elektronikus fájloknál jó megoldás az évenként és hónaponként elkülönített mappaszerkezet. A dokumentum neve legyen rövid, de azonosítható. A túl bonyolult rendszer nem feltétlenül jobb. Én olyan megoldást választanék, amelyet az ügyfél önállóan is követni tud, mert különben néhány hónap után ismét rendezetlenné válik az anyag.

Az asszisztensnek érdemes rendszeresen visszajeleznie a hiányokról, de az ügyfélnek is időben válaszolnia kell. Egy ismeretlen banki tétel vagy hiányzó számla eredetét nem lehet biztosan kitalálni. Ha a kérdések hetekig nyitva maradnak, a következő havi anyag már ráépülhet az előző hiányaira. Ezért a rövid, rendszeres egyeztetés sokszor hatékonyabb, mint a ritka, hosszú rendezés.

Könyvelési segítség Szekszárd környékén

Szekszárdon a személyes együttműködés főleg papíralapú dokumentumok esetén lehet praktikus. A Belváros, Újváros, Alsóváros és Palánk területéről egyszerűbb lehet rendszeresen átadni az iratokat egy helyben dolgozó pénzügyi asszisztensnek. Ha minden dokumentum elektronikus, a távolság kisebb jelentőségű, és a feladat nagy része személyes találkozó nélkül is elvégezhető.

A közeli Tolna, Decs, Őcsény, Bonyhád és Bátaszék irányában is érdemes lehet szakembert keresni. A választásnál figyelembe kell venni, milyen gyakran szükséges személyesen találkozni. Egy havi iratátadás miatt a közeli település még kényelmes lehet, heti helyszíni munkánál viszont az utazási idő már befolyásolhatja a díjat.

A Könyvelőasszisztens megbízása előtt röviden rögzíteni kell a kiinduló állapotot, az elvárt eredményt és a határidőt. Ha rendszeres együttműködésről van szó, a havi feladatokat is érdemes külön felsorolni. Így az ügyfél pontosabban látja, miért fizet, a szakember pedig nem kap menet közben teljesen más munkát, mint amire eredetileg ajánlatot adott.