Egyedi CRM-rendszer fejlesztése kisvállalkozások számára

Egyedi CRM kicsiknek magánügyfeleknek

Az Egyedi CRM kicsiknek akkor jó választás, amikor a kész rendszerek túl merevek, de a munka már nem fér el táblázatokban és üzenetekben. A cél egyszerű. Legyen egy átlátható felület, ahol a kapcsolatok, feladatok, ajánlatok, határidők és ügyféladatok nem vesznek el. Egy magánszemély vagy kis megbízó gyakran nem nagy vállalati rendszert keres, hanem egy pontosan rá szabott megoldást. Olyat, amelyet egy önálló szakember távolról meg tud tervezni, elkészít, majd átad használható formában.

Én azt látom, hogy sokan csak akkor kezdenek saját ügyfélkezelő rendszerben gondolkodni, amikor már túl sok az ismétlődő hiba. Elmarad egy visszahívás, elveszik egy kérés, nem világos, ki mire adott ajánlatot, vagy ugyanazt az adatot több helyen kell javítani. Ez nem csak időveszteség. Bizalmi kérdés is. Egy kisebb CRM rendszer nem attól jó, hogy minden funkciót tud. Attól jó, hogy azt tudja, amire valóban szükség van.

A Qjob.hu felületén olyan magánszakemberek is találhatók, akik online módon vállalnak CRM tervezést, fejlesztést, automatizálást vagy meglévő táblázatokból induló rendszerépítést. Itt a megbízó nem egy nagy fejlesztőcéggel tárgyal, hanem közvetlenül azzal a szakemberrel, aki a feladatot megérti és végigviszi.

Kis CRM rendszer feladatai

Egy kis CRM rendszer legfontosabb feladata az, hogy rendet tegyen az ügyféladatok és a napi teendők között. Nem kell rögtön bonyolult szoftverben gondolkodni. Sok esetben elég egy egyszerű, de jól felépített adatlap, néhány állapot, kereshető lista, emlékeztető, belső megjegyzés és egy világos folyamat. A szakember először azt nézi meg, hogyan dolgozik most az ügyfél. Ebből derül ki, hol van a valódi gond.

Szerintem a legjobb egyedi ügyfélkezelő nem másolja le a nagy rendszereket. Inkább leveszi a felesleges terhet a felhasználóról. Ha a megbízó napi szinten csak három dolgot akar látni, akkor nem kell húsz menüpont. Ha csak ajánlatokat, ügyfélstátuszokat és határidőket kell kezelni, akkor erre kell építeni a rendszert. Így a használat nem válik újabb munkává.

Az online munka során a megbízó általában röviden leírja, milyen adatokat kezel, milyen lépésekből áll a folyamat, és mi az, ami most zavaró. A fejlesztő vagy automatizálási szakértő ebből készít egyszerű logikát. Lehet, hogy egy táblázatalapú rendszer is elég. De lehet, hogy külön webes felületre, űrlapokra, értesítésekre és jogosultságokra van szükség. A döntés nem a divattól függ, hanem a használattól.

Egyedi CRM árak kicsiknek

Az egyedi CRM árak nagyon eltérők lehetnek, mert nem mindegy, hogy egyszerű adatnyilvántartásról, táblázatból épített megoldásról vagy teljesen saját felületről van szó. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert a szakember kihagyja a tervezést. Pedig pont a tervezés dönti el, hogy a rendszer később használható lesz-e.

Tapasztalatom szerint egy kisebb ügyfélkezelő rendszer ára akkor marad ésszerű, ha a megbízó nem akar mindent egyszerre. Először az alapfolyamatot kell megoldani. Utána lehet hozzáadni értesítést, ajánlatkezelést, statisztikát vagy külső kapcsolódásokat. Így a munka ellenőrizhetőbb, és a hibák is hamarabb látszanak.

CRM szakember választása

A megfelelő CRM szakember kiválasztásánál nem csak a technikai tudás számít. Fontosabb, hogy képes-e egyszerű kérdéseket feltenni. Milyen adatokat kell rögzíteni. Ki használja a rendszert. Mi történik egy új érdeklődő után. Mikor kell emlékeztető. Milyen eredményt kell átadni a munka végén. Ezek nélkül a fejlesztés könnyen széttartó lesz.

Sokan ott hibáznak, hogy csak árat kérnek, de nem mutatják meg a jelenlegi munkamenetet. A szakember ilyenkor találgat. A találgatás pedig drága lehet. Egy jó szabadúszó nem szégyelli azt mondani, hogy előbb fel kell mérni a folyamatot. Ez nem időhúzás. Ez a munka alapja.

Érdemes megnézni a korábbi munkákat, de nem kell kizárólag látványos felületeket keresni. Egy kis CRM rendszer sokszor akkor jó, ha kívülről egyszerűnek tűnik. Kérj rövid leírást arról, milyen eszközzel dolgozna a szakember, hogyan adja át a hozzáféréseket, mennyi javítás fér bele, és mi történik, ha a használat közben derül ki egy hiányzó funkció. A fejlesztő válaszából gyorsan kiderül, mennyire gondolkodik gyakorlatiasan.

Online CRM fejlesztési folyamat

Az egyedi CRM kicsiknek távolról is jól elkészíthető, ha a kommunikáció rendezett. A munka általában rövid egyeztetéssel indul. Utána jön a folyamatleírás, a mezők és állapotok meghatározása, majd az első változat elkészítése. Ezt a megbízó kipróbálja, és visszajelzést ad. A javítások után a szakember átadja a rendszert, a belépési adatokat, a rövid használati leírást és szükség esetén a mentési vagy karbantartási tudnivalókat.

Nem kell minden részletet tökéletesen tudni az elején. De az alapokat igen. Ha a megbízó csak annyit ír, hogy kell egy CRM, abból még nem lesz jó ajánlat. Jobb, ha leírja, hány ügyfelet kezel, milyen adatokat tart nyilván, milyen csatornákon érkeznek a megkeresések, és milyen döntéseket akar gyorsabban meghozni. A szakember ebből már látja a méretet.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél külön rendszerben gondolkodott, de a felmérés után kiderült, hogy egy jól beállított táblázat és néhány automatikus értesítés elég lett volna az első hónapokra. Ez nem visszalépés volt. Inkább okos kezdés. Később, amikor a folyamat már stabil lett, könnyebb volt komolyabb ügyfélkezelő felületre váltani.

Adatok és jogosultságok kezelése

Egy CRM rendszer érzékeny adatokat kezelhet, ezért a megbízónak már az elején tisztáznia kell, ki férhet hozzá az adatokhoz. Ha csak egy ember használja, egyszerű a helyzet. Ha több felhasználó van, akkor jogosultságokra lehet szükség. Nem mindenkinek kell látnia minden mezőt. Nem mindenkinek kell tudnia törölni vagy módosítani.

Az adatok átadása online történhet táblázatban, űrlapon vagy meglévő rendszerből exportált fájlban. Itt nagyon fontos a rend. Ha az ügyfélnevek, telefonszámok, e-mail címek és megjegyzések keverednek, a szakembernek előbb tisztítania kell az adatokat. Ez külön munka lehet. És néha több idő, mint maga az alap rendszer beállítása.

Szerintem az adatkezelésnél nem szabad csak a kényelmet nézni. Mentésre, hozzáférésre és későbbi módosíthatóságra is gondolni kell. Egy kis rendszer akkor is legyen átlátható, ha fél év múlva másik szakember javítja. Ezért fontos a rövid dokumentáció. Nem hosszú kézikönyv kell, hanem érthető leírás arról, mi hol van, és hogyan lehet biztonságosan módosítani.

Gyakori hibák kis CRM készítésénél

A leggyakoribb hiba az, hogy a megbízó túl sok funkciót kér az első változatba. Ettől a rendszer lassabban készül el, drágább lesz, és nehezebb használni. Egy kis egyedi ügyfélkezelő első célja nem az, hogy mindent lefedjen. Az első cél az, hogy a napi munkát rendezze.

A másik hiba a homályos elvárás. Például az, hogy legyen egyszerű, de tudjon mindent. Ez így nem mérhető. Jobb azt mondani, hogy egy új érdeklődőt három lépésben kell kezelni, és minden lépéshez kell egy állapot. Vagy azt, hogy a határidős ügyeket minden reggel látni kell. Minél konkrétabb a feladat, annál pontosabb lesz az ajánlat.

Gond lehet az is, ha a megbízó nem próbálja ki időben az első változatot. A CRM fejlesztés nem olyan munka, ahol a végén derülhet ki minden. A rendszer működését közben kell ellenőrizni. Ha egy mező rossz helyen van, ha egy állapot felesleges, ha egy lista nem segíti a döntést, azt jobb korán javítani. Ez kevesebb vitát és kevesebb pluszköltséget jelent.

Egyedi ügyfélkezelő átadása

Az átadás akkor jó, ha a megbízó nem csak egy linket kap, hanem használható rendszert. Tartozhat hozzá rövid bemutató, belépési adatok, alap beállítások, leírás a mezőkről, és lista arról, mit lehet később bővíteni. Az online szakembernek azt is jeleznie kell, meddig vállal javítást, és milyen feltételekkel segít a későbbi módosításokban.

Egyedi CRM kicsiknek akkor működik jól hosszabb távon, ha az első verzió nem zárja be a megbízót. Legyen lehetőség új mezők, új státuszok, új űrlapok vagy további értesítések hozzáadására. Nem kell mindent azonnal megvenni. De jó, ha a rendszer nem akadályozza a növekedést.

A végeredménynek egyszerűnek kell lennie. A megbízó tudja rögzíteni az ügyfelet, megtalálja a következő teendőt, látja az előzményeket, és nem kell minden adatot külön keresnie. Ha ez megvan, akkor a fejlesztés elérte a célját. Nem látványos ígéret kell, hanem működő napi rend.