Ügyfélkártyák importálása a Bookingból, eMAG-ból és más platformokról

Ügyfélkártyák importja online szakemberrel

Az Ügyfélkártyák importja akkor jó megoldás, ha a meglévő ügyféladatokat át kell vinni egy CRM rendszerbe, ügyfélkezelő felületre vagy más online nyilvántartásba. A cél nem csak az, hogy az adatok bekerüljenek a rendszerbe. A lényeg az, hogy az ügyfélkártyák utána használhatók legyenek, ne legyenek tele hibával, duplikációval és rosszul kitöltött mezőkkel.

Én azt látom, hogy sok magánmegrendelő először egyszerű adatmásolásnak gondolja ezt a munkát. Van egy táblázat, van egy rendszer, és valakinek fel kell töltenie az adatokat. A valóságban az ügyféladatok importálása több figyelmet kér. Meg kell nézni a neveket, telefonszámokat, e-mail címeket, címkéket, megjegyzéseket, státuszokat és korábbi kapcsolatokat. Ha ezek rossz mezőbe kerülnek, később nehéz lesz javítani.

A Qjob.hu felületén olyan magánszakembert lehet keresni, aki távolról dolgozik, és segít az adatok előkészítésében, feltöltésében, ellenőrzésében és átadásában. Ez a munka jól végezhető online. A megrendelő elküldi az adatforrást, megadja a célrendszert, a szakember pedig egyezteti a mezőket, elvégzi a próbát, majd a végleges importot.

Ügyfélkártya import előkészítése

Az ügyfélkártya import előkészítése a munka legfontosabb része. Ha a forrásfájl rendezetlen, akkor a rendszerbe is rendezetlen adatok kerülnek. Szerintem itt nem érdemes sietni. Egy rosszul előkészített táblázat több kárt okozhat, mint amennyi időt megspórol.

A szakember először megnézi, milyen formátumban vannak az adatok. Ez lehet táblázat, vesszővel tagolt fájl, régi CRM export, webáruházból kinyert lista vagy kézzel vezetett nyilvántartás. A legjobb, ha minden oszlopnak egyértelmű neve van. Név, telefonszám, e-mail cím, cég, megjegyzés, státusz, forrás, utolsó kapcsolat, felelős személy. Ha egy oszlopban többféle adat van, azt külön kell bontani.

Sokan ott hibáznak, hogy a feltöltés előtt nem nézik át a kötelező mezőket. Egyes rendszerek nem engedik az importot, ha hiányzik az e-mail cím vagy a név. Más rendszerek feltöltik ugyan a sort, de hibás ügyfélkártyát hoznak létre. Ilyenkor a végeredmény látszólag kész, de használat közben derül ki, hogy az adatok nem szűrhetők, nem kereshetők és nem kapcsolhatók folyamatokhoz.

Ügyféladatok tisztítása és mezőillesztés

Az ügyféladatok tisztítása nem látványos munka, de ettől lesz használható az import. A telefonszámoknál egységes formátum kell. Az e-mail címeknél el kell kerülni az elgépelést. A nevekben nem jó, ha ugyanaz az ügyfél háromféleképpen szerepel. A címkék és státuszok sem lehetnek véletlenszerűek.

A mezőillesztés azt jelenti, hogy a forrásfájl oszlopai a megfelelő helyre kerülnek a célrendszerben. A név a név mezőbe, a megjegyzés a megjegyzés mezőbe, az ügyfél forrása pedig ne keveredjen a státusszal. Ez egyszerűnek hangzik, de sok rendszer más elnevezéseket használ. Egy mező lehet kapcsolat típusa, ügyfélcsoport, kategória vagy címke. A szakember feladata, hogy ezt ne találgassa, hanem tisztázza.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél régi táblázatból akarta importálni az összes partnerét. A táblázatban az egyik oszlop neve csak annyi volt, hogy megjegyzés. Ebben volt néha valódi megjegyzés, néha következő hívás ideje, néha pedig az, hogy az ügyfél már nem aktív. Ha ezt egyben töltötték volna fel, a rendszerben semmi nem lett volna rendben. A megoldás az lett, hogy először három külön oszlopra bontottuk a tartalmat, és csak utána indult a feltöltés.

Ügyfélkártyák importja árak

Az Ügyfélkártyák importja ára az adatmennyiségtől, a fájl állapotától, a rendszer bonyolultságától és az ellenőrzés mélységétől függ. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert kimarad a próbaimport, a dublumellenőrzés vagy a mezők átnézése. Ez később sok kézi javítást okozhat.

Tapasztalatom szerint az ár akkor korrekt, ha a szakember külön kezeli az előkészítést és a feltöltést. Egy tiszta, jól formázott fájl importja gyorsabb. Egy régi, vegyes, sok hibás adatot tartalmazó táblázat viszont nem ugyanaz a feladat. Ilyenkor nem az import drága, hanem a rendrakás időigényes.

Megfelelő import szakember kiválasztása

A megfelelő import szakember nem csak feltölt egy fájlt. Megkérdezi, milyen rendszerbe kerülnek az ügyfélkártyák, milyen mezők kötelezők, kell-e címkézés, van-e duplikáció, és mit jelent az aktív vagy inaktív ügyfél. Ezekből gyorsan látszik, hogy érti-e a munkát.

Érdemes olyan magánszakembert választani, aki tud táblázatokkal dolgozni, ismeri a CRM alaplogikáját, és képes egyszerűen leírni a lépéseket. Nem kell feltétlenül fejlesztőnek lennie. De értenie kell az adatstruktúrát. Ha csak azt mondja, hogy küldje a fájlt, és már importálja is, az nekem kockázatos jel.

Fontos kérdés az is, hogyan kezeli az adatokat. Az ügyfélkártyák személyes adatokat tartalmazhatnak. Ezért a szakembernek tudnia kell, milyen hozzáférést kap, mennyi ideig tárolja a fájlt, és hogyan törli a munka után. Szerintem ezt nem kellemetlen megkérdezni. Ez alapvető része a megbízásnak.

Online munkafolyamat és határidők

Az ügyféladatok importálása távolról jól szervezhető. Az első lépés a feladat leírása és a fájl átadása. Utána jön a forrásadatok átnézése, a hibák jelölése, a mezőillesztés, majd a próbaimport. Ha a próba rendben van, lehet elindítani a végleges feltöltést.

Egyszerű feladatnál egy nap alatt is elkészülhet a munka. Ha több száz vagy több ezer rekord van, és sok a hibás adat, akkor több napot is igénybe vehet. A határidőt nem csak a szakember munkája befolyásolja. Az is számít, hogy a megrendelő milyen gyorsan válaszol a kérdésekre, és van-e hozzáférés a célrendszerhez.

A kommunikáció legyen rövid és pontos. Jó, ha a szakember a munka előtt leírja, mit fog ellenőrizni. Jó, ha a próbaimport után megmutat néhány példát. És az is fontos, hogy a végén legyen átadás. Legalább egy rövid összefoglaló arról, hány ügyfélkártya került be, volt-e hiba, mit kellett kihagyni, és mire kell figyelni a következő importnál.

Tipikus hibák ügyfélkártyák feltöltésénél

A leggyakoribb hiba a duplikáció. Ugyanaz az ügyfél bekerülhet név alapján, e-mail alapján és telefonszám alapján is. Ha nincs ellenőrzés, egy ügyfélből több kártya lesz. Ez zavarja a keresést, a kommunikációt és a későbbi automatizálást.

Másik gyakori probléma a rossz mezőbe kerülő adat. Például a megjegyzés bekerül a cím mezőbe, a státusz a kategóriába, vagy a telefonszám szöveges megjegyzésként marad. Ezt később nehéz javítani, mert a rendszer már létrehozta az ügyfélkártyákat. Ezért kell először kis mintával próbálni.

Gondot okozhat az is, ha a megrendelő mindent egyszerre akar importálni. Régi, inaktív, hibás és hiányos adatok is bekerülnek. Ezzel a CRM már az indulásnál túlzsúfolt lesz. Néha jobb először csak az aktív ügyfeleket átvinni, majd külön dönteni a régi adatokról. Ez nem mindig gyorsabb, de tisztább eredményt ad.

Átadás és ellenőrzött eredmény

Az Ügyfélkártyák importja akkor tekinthető késznek, ha nemcsak a rekordok száma stimmel, hanem az adatok használhatók is. A szakembernek érdemes mintákat ellenőriznie. Név, e-mail, telefon, címke, státusz, megjegyzés, kapcsolódó adatok. Ha ezek a helyükön vannak, a rendszer már valóban használható.

A jó átadás nem hosszú dokumentum. Elég lehet egy rövid összegzés. Hány sor volt a forrásban. Hány ügyfélkártya jött létre. Hány duplikációt talált a szakember. Volt-e hibás vagy kihagyott rekord. Milyen mezőket használt. Ez később akkor is hasznos, ha újabb importot kell végezni.

Szerintem a legjobb eredmény az, amikor a megrendelő a munka után nem csak kap egy feltöltött rendszert, hanem érti is, mi történt. Tudja, melyik adat honnan jött, milyen hibák voltak, és hogyan érdemes előkészíteni a következő fájlt. Egy online adatimportnál ez ad biztonságot. Nem látványos, de nagyon fontos.