Cégellenőrzés egyszerűen: Ismerje meg az Ön által keresett vállalatokat a magyar nyilvántartásban!

Vállalkozások ellenőrzése online Excel alapú megoldással

A Vállalkozások ellenőrzése akkor hasznos, ha egy magánügyfél több céget vagy egyéni vállalkozót szeretne átnézetni, mielőtt fizet, szerződik vagy adatokat vesz át. A cél nem egy bonyolult jogi vélemény, hanem egy érthető, rendezett kép a nyilvános adatokból, a megadott listából és az esetleges eltérésekből. A Qjob.hu oldalán olyan magánszakember kereshető, aki távolról dolgozik, online egyeztet, és Excelben vagy külön riportban adja át az eredményt.

Én azt látom, hogy a legtöbb ember nem azért kér ilyen munkát, mert szeret adatbázisokban keresgélni. Inkább nem akar hibázni. Egy webáruházból rendelne nagyobb értékben, alvállalkozót választana, használt eszközt venne, vagy csak tudni szeretné, hogy a megadott adószám, név és tevékenység összhangban van-e. Ilyenkor az Excel makró szakember nem dönt a megrendelő helyett. Összegyűjti, rendezi és ellenőrzi az adatokat.

Szerintem ebben a feladatban az a legfontosabb, hogy az ügyfél előre megmondja, mit tekint kockázatnak. Más a helyzet, ha csak azt kell látni, hogy aktív-e a vállalkozás, és más, ha számlázási adatok, tevékenységi körök, kapcsolódó nevek vagy hiányzó azonosítók is számítanak. A vállalkozás vizsgálata akkor lesz használható, ha a végeredmény nem hosszú szöveg, hanem könnyen átnézhető lista.

Vállalkozás ellenőrzése adatlista alapján

A munka alapja általában egy táblázat. Ebben szerepelhet cégnév, adószám, cégjegyzékszám, nyilvántartási szám, kapcsolattartó név, webcím, számlázási adat vagy korábbi megjegyzés. Minél tisztább a kiinduló lista, annál gyorsabb az ellenőrzés. De sokszor éppen az a feladat, hogy a rendezetlen adatokat először használható formába kell hozni.

Tapasztalatom szerint a legjobb bemenet az, ahol minden vállalkozás egy sorban van. Nem kell túl sok oszlop. Kell egy azonosító, egy név, egy forrás és egy megjegyzés mező. Ha több adat van, az jó, de csak akkor, ha következetesen szerepel. A cégellenőrzés sokszor azért lassul le, mert egy sorban adószám van, a másikban csak név, a harmadikban pedig régi elérhetőség.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél húsz lehetséges beszállító adatait küldte át. A lista elsőre egyszerűnek tűnt. Később kiderült, hogy három név elírással szerepelt, két adószám hiányos volt, és több vállalkozásnál régi tevékenységi adat maradt a táblában. A szakember először nem jelentést írt, hanem tisztázó kérdéseket tett fel. Ez mentette meg a munkát, mert a javított lista után az ellenőrzés már pontos lett.

Az ilyen feladat nem mindig igényel makrót. Kisebb listánál elég lehet kézi adatellenőrzés és egy összefoglaló táblázat. Nagyobb mennyiségnél viszont már hasznos lehet az automatizálás. Egy jól megírt munkafüzet jelölheti a hiányzó adatot, az ismétlődő sort, az eltérő formátumot és azokat az elemeket, amelyeket külön kell átnézni.

Cégellenőrzés árak és munkadíjak

Az ár főleg a sorok számától, a források számától és a kért eredmény részletességétől függ. Egy rövid lista egyszerű státuszellenőrzéssel olcsóbb. Egy részletes partnerellenőrzés, ahol össze kell vetni a megadott adatokat, megjegyzéseket kell írni, és Excel alapú jelöléseket is kell készíteni, több időt kér. A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent, mert kimarad a második átnézés vagy a hibás sorok külön jelölése.

Nem érdemes csak darabszám alapján árat kérni. Tíz vállalkozás is lehet nehéz, ha sok adat hiányzik. És száz sor is lehet viszonylag gyors, ha minden azonosító pontos, a feladat pedig csak egyezésellenőrzés. A korrekt díj szerintem ott kezdődik, ahol a szakember előbb megnézi a mintát, és csak utána ad árat.

Szakember választása vállalkozás vizsgálatához

A jó szakember nemcsak keres, hanem rendszerez. Ez fontos különbség. Egy magánügyfélnek általában nem az kell, hogy valaki bemásoljon néhány nyilvános adatot. Az kell, hogy a végeredményből látszódjon, melyik sor rendben van, melyik kérdéses, és melyikhez kell további figyelem. Az Excel makró szakember akkor jó választás, ha a táblázat logikáját is megérti.

Érdemes rákérdezni, milyen formában dolgozik. Készít-e ellenőrző oszlopokat. Használ-e színjelölést vagy külön státuszmezőt. Tud-e rövid megjegyzést írni az eltérésekhez. Meg tudja-e mondani, melyik adatot nem lehet biztosan eldönteni a rendelkezésre álló forrásból. Ez a mondat fontos. Nem minden adat ellenőrizhető azonos pontossággal.

Sokan ott hibáznak, hogy teljes bizonyosságot várnak egy egyszerű adatellenőrzéstől. Egy üzleti háttérellenőrzés nem varázslat. A nyilvános adatok alapján sok minden kiszűrhető, de nem minden kockázat látszik. A megbízottnak ezért nem túl nagy ígéretet kell tennie, hanem világosan le kell írnia, mit nézett meg, miből dolgozott, és hol maradt bizonytalanság.

Portfóliónál nem látványos képeket kell keresni. Inkább egy minta riport vagy egy anonimizált Excel szerkezet hasznos. Látszódjon belőle, hogy a szakember tud különbséget tenni hiányzó adat, eltérő adat és valódi figyelmeztető jel között. Ez apró dolognak tűnik, de a végén ezen múlik, hogy az ügyfél érti-e a táblázatot.

Vállalkozások ellenőrzése online munkamenetben

A Vállalkozások ellenőrzése távolról jól végezhető, ha a fájlok átadása és az egyeztetés rendezett. A munka általában egy rövid leírással indul. Az ügyfél elküldi, milyen döntéshez kell az ellenőrzés, hány vállalkozás szerepel a listában, és milyen adatokat tart fontosnak. Ezen a felületen az első üzenet legyen egyszerű. Kell a cél, a határidő és a meglévő táblázat.

A következő lépés a mintaellenőrzés. Ez lehet három vagy öt sor. Ilyenkor gyorsan kiderül, hogy a kért eredmény elég részletes-e, vagy túl sok a felesleges mező. Ha az ügyfél jóváhagyja a mintát, a szakember folytatja a teljes listával. Ez sok félreértést megelőz. A munka közben nem kell állandóan üzenni, de legyen egy pont, ahol a kérdéses sorokat egyeztetni lehet.

Az átadásnál a legjobb egy tiszta Excel fájl és egy rövid összefoglaló. A fájlban legyen jelmagyarázat. Például külön oszlop a státuszra, külön oszlop a hiányzó adatra, és külön mező a megjegyzésre. Ha makró is készült, akkor kell egy használati leírás. Nem hosszú kézikönyv. Csak annyi, hogy melyik gomb mit csinál, milyen adatformátumot vár, és mit jelez hibának.

A határidő a lista állapotától függ. Egy kisebb, tiszta adatcsomag gyakran gyorsan lezárható. Egy vegyes lista, ahol sok a hiányos név, a régi adószám vagy az eltérő formátum, több egyeztetést igényel. Szerintem jobb egy reális határidő, mint egy sietős átadás, amely után az ügyfélnek kell kijavítania a hibákat.

Gyakori hibák cégellenőrzésnél

A leggyakoribb hiba az, hogy az ügyfél túl kevés adatot ad át. Egy cégnév önmagában sokszor nem elég. Több hasonló név is létezhet, és egy elírás teljesen rossz találathoz vezethet. Ha van adószám, cégjegyzékszám vagy nyilvántartási szám, azt érdemes megadni. A pontos azonosító gyorsítja a munkát, és csökkenti a tévedés esélyét.

A másik gond a cél hiánya. Nem mindegy, hogy számlázáshoz kell ellenőrzés, vásárlás előtt, egyszeri megbízás előtt vagy rendszeres partnerlista tisztításához. Más jelölések kellenek minden esetben. Egy számlázási célú lista kevés megjegyzést igényelhet. Egy döntés előtti lista már több figyelmeztetést és rövid magyarázatot kér.

A Vállalkozások ellenőrzése akkor ad jó eredményt, ha a feladat nem túl általános. Nem az a kérdés, hogy minden rendben van-e. Ez túl homályos. Jobb kérdés az, hogy egyezik-e a megadott név az azonosítóval, aktívnak látszik-e a vállalkozás, van-e hiányzó adat, és melyik sor igényel emberi döntést. Így az ellenőrzés nem csak adatgyűjtés lesz, hanem használható döntési alap.

Az utolsó hiba a túl késői ellenőrzés. Amikor már elment a pénz, elkészült a szerződés vagy lezárult a rendelés, a javítás nehezebb. Egy egyszerű előzetes átnézés olcsóbb, mint egy későbbi vita. Nem dramatizálni kell. Csak érdemes előre ránézni a jelekre, főleg akkor, ha a megrendelő nem ismeri a vállalkozást, vagy több adat is bizonytalan.