Automatikus levelek hozzáadása CRM-hez Outlook makróval

CRM e-mailek hozzáadása távoli szakemberrel

A CRM e-mailek hozzáadása akkor hasznos, ha az ügyféllevelek nem a postafiók mélyén maradnak, hanem kereshető előzményként bekerülnek a CRM rendszerbe. A cél egyszerű. Legyen látható, ki írt, mikor írt, mire válaszoltál, milyen csatolmány érkezett, és kell-e következő lépés. Ez távolról is elvégezhető munka, mert a feladat leírása, a hozzáférések egyeztetése, a próba és az átadás online történik.

Én azt látom, hogy sok magánügyfél nem nagy rendszert akar, csak rendet a levelezésben. Egy kisebb ügyfélkör, néhány fontos érdeklődő vagy ismétlődő megkeresés esetén is zavaró, ha minden adat kézzel kerül át. Itt jön képbe az e-mail naplózás, az Outlook szabály, a CRM kapcsolat vagy egy egyszerű makró. A Qjob.hu felületén olyan független segítőt lehet keresni, aki nem kész csomagot ad el, hanem a konkrét levelezési szokáshoz igazítja a megoldást.

Tapasztalatom szerint a jó megoldás nem attól jó, hogy mindent automatikusan elment. Inkább attól, hogy csak a fontos levelek kerülnek be, a felesleges üzenetek kimaradnak, és a CRM nem lesz zajos. Egy magánszemélynek vagy egy kisebb online projekt gazdájának ez sokszor fontosabb, mint a túl bonyolult technikai háttér.

CRM levelezés összekötése előtt

A CRM levelezés összekötése előtt először azt kell tisztázni, milyen levelek kerüljenek át. Nem mindegy, hogy minden bejövő üzenetet rögzíteni kell, csak bizonyos feladókat, csak válaszokat, vagy csak azokat a leveleket, amelyekhez ügyféladat is tartozik. Sokan ott hibáznak, hogy rögtön automatizálást kérnek, de nem mondják el pontosan, mi számít fontos levélnek.

A jó előkészítés rövid, de konkrét. Kell a használt levelező, a CRM neve, a meglévő mezők listája, a kívánt szabály, a csatolmányok kezelése és az is, hogy mi történjen, ha a feladó még nincs a rendszerben. Egy automatizálási szakember ezekből tudja eldönteni, hogy elég egy egyszerű szabály, kell-e makró, vagy jobb egy külső automatizáló folyamat.

Volt olyan eset, amikor egy ügyfél csak annyit kért, hogy a fontos levelek kerüljenek be a CRM-be. A próba során kiderült, hogy neki valójában három külön szabály kellett. Az érdeklődők levelei új rekordot nyitottak, a meglévő ügyfelek üzenetei a régi adatlaphoz kapcsolódtak, a számlázással kapcsolatos levelek pedig külön címkét kaptak. A feladat nem lett sokkal drágább, de a végeredmény használhatóbb lett.

CRM e-mail automatizálás árak

A CRM e-mail automatizálás ára főleg a rendszer hozzáférhetőségétől, a szabályok számától és a tesztelés mélységétől függ. Egy egyszerű beállítás olcsóbb, mint egy több lépéses folyamat, amely új ügyfelet hoz létre, levelet kapcsol, csatolmányt kezel és hibajelzést küld. Szerintem az áraknál nem csak az óradíjat kell nézni, hanem azt is, hogy kapsz-e rövid átadási leírást.

A túl olcsó munka ezen a területen gyakran gyengébb minőséget jelent. Nem azért, mert minden alacsony ár rossz. Hanem azért, mert a tesztelés, a kivételek kezelése és a rövid dokumentáció időt vesz igénybe. Ha ezek kimaradnak, a rendszer pár nap múlva hibásan menthet leveleket, vagy éppen nem menti azt, ami fontos lenne.

CRM e-mail munka menete online

A CRM e-mail munka menete online is lehet tiszta és követhető. Az első lépés a rövid feladatleírás. Ebben elég néhány példa levél, a kívánt eredmény és a használt rendszerek neve. Ezután jön a technikai egyeztetés. A hozzáférést nem kell feleslegesen szélesre nyitni. Sok esetben elég egy ideiglenes felhasználó, képernyőmegosztás vagy próbakörnyezet.

A következő lépés a beállítás vagy fejlesztés. Ilyenkor készülhet Outlook szabály, makró, CRM oldali beállítás vagy automatizált folyamat. A munka közben fontos a rövid, pontos kommunikáció. Nem kell hosszú hívás minden aprósághoz. De kell válasz arra, hogy melyik mezőbe kerüljön a tárgy, mi legyen a csatolmányokkal, és hogyan kezelje a rendszer az ismeretlen feladókat.

A végén próba következik. Érdemes legalább öt-hat különböző levelet tesztelni. Legyen köztük új érdeklődő, meglévő ügyfél, válaszlevél, csatolmányos üzenet és olyan levél is, amelyet nem kell menteni. Ez mutatja meg, hogy a levelek CRM-be mentése tényleg a várt módon működik-e. A kész eredményt rövid leírással, képernyőképpel vagy lépéslistával érdemes átvenni.

CRM e-mail szakember kiválasztása

A CRM e-mail szakember kiválasztásánál a portfólió mellett a kérdések minősége is sokat elárul. Ha valaki csak annyit mond, hogy megoldja, de nem kérdez a CRM mezőkről, a levélszűrésről és a hozzáférésekről, az kockázat. Egy jó automatizálási szakember először megérti a folyamatot, és csak utána javasol eszközt.

Magánügyfélként érdemes olyan embert keresni, aki érthetően ír. Ez különösen fontos távoli munkánál. Ha a megoldás elromlik, neked kell tudnod, mit ellenőrizz először. Jó jel, ha a szakértő külön beszél a tesztelésről, a hibalehetőségekről és arról, hogy mit nem szabad automatizálni. A túl általános válasz itt kevés.

A döntéshez kérj rövid leírást a várható megoldásról. Nem kell hosszú műszaki terv. Elég annyi, hogy milyen szabály alapján kerül be az üzenet, mi történik új feladó esetén, hogyan kerül el a duplikáció, és mikor tekinthető késznek a feladat. Egy CRM fejlesztő akkor dolgozik jól, ha a végeredmény nem csak működik, hanem később is érthető marad.

CRM e-mailek hozzáadása hibák nélkül

A CRM e-mailek hozzáadása hibák nélkül nem azt jelenti, hogy soha nincs kivétel. Inkább azt jelenti, hogy a gyakori helyzetekre előre van szabály. A legtöbb gond a duplikált ügyfelekből, az üres mezőkből, a rosszul felismert feladókból és a túl sok automatikusan mentett levélből jön. Ez csendes hiba, mert elsőre úgy tűnik, működik minden.

Sokan ott rontják el, hogy minden levelet ugyanazzal a szabállyal kezelnek. Egy érdeklődő első levele más, mint egy meglévő ügyfél válasza. Egy automatikus rendszerüzenet más, mint egy valódi megkeresés. Ha ezek nincsenek szétválasztva, az üzenetek rögzítése később zavaró lesz. A CRM-ben sok adat lesz, de kevés használható előzmény.

Én inkább kevesebb, de pontosabb szabályt tartok jobbnak. Legyen egy alapfolyamat, legyen kivétellista, és legyen kézi ellenőrzési lehetőség is. Az online munka előnye, hogy a próba gyorsan ismételhető. Küldesz egy tesztlevelet, megnézed az eredményt, majd módosul a szabály. Ez egyszerű, de csak akkor, ha az elején világos a cél.

CRM levelek átadása és ellenőrzése

A CRM levelek átadása akkor tekinthető késznek, ha a beállítás nem csak a készítő gépén működik. A próba után ellenőrizni kell, hogy a levelek megjelennek-e a megfelelő adatlapon, a mezők olvashatóak-e, a dátum jó-e, és a csatolmányok nem vesznek-e el. A végeredmény nem lehet homályos. Vagy bekerül a levél a megfelelő helyre, vagy nem.

Az átadásnál hasznos egy rövid jegyzet arról, mi történik bejövő és kimenő leveleknél. Jó, ha benne van, hogyan lehet ideiglenesen leállítani a folyamatot, mikor kell új jogosultságot adni, és milyen jelek mutatják, hogy hiba történt. Ez nem nagy dokumentáció. De egy magánügyfélnek sok bosszúságot spórolhat.

Ha a feladat jól van lezárva, a levelezés CRM-be rögzítése nem külön munka lesz, hanem a napi működés része. Nem kell minden üzenetet kézzel másolni. Nem kell keresni, mikor írt az ügyfél. És nem kell találgatni, hogy egy megkeresésre történt-e válasz. Szerintem ez a valódi érték. Nem az automatizálás önmagában, hanem az, hogy kevesebb figyelmet visz el az adminisztráció.